(北京临近空间飞行器系统工程研究所 北京 100076 )
1.引言
近几年来,流程管理不仅成为管理界学术研究的热点,更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧的一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。航天企业流程管理引入国际先进的管理理念,通过流程固化企业管理理念,借助流程建模平台制定符合企业业务情况的建模规范,完成业务流程的梳理与建模。为促进管理思想落地,引入BPS(流程管理系统)快速实现业务与技术的一体化,使管理思想迅速转变为业务流程,成为流程驱动的固化管理模式,与此同时,企业流程建设以客户为中心出发,深入了解、挖掘客户需求,不断优化迭代流程,过程中除凭借资深管理者经验之外,并且通过大量的数据分析有效掌握客户的需求,依托各个系统积累的数据把单一的、静态的应用系统内的数据关联起来,并对这些数据进行有效的关联分析和统一管理来指导流程梳理优化,从而带来人们对企业现有流程的重新定义与思考。
2.流程实现与优化过程
(1)流程梳理
流程管理基本上分为三个层次:一是流程规范,即整理企业流程,界定流程各环节内容及各环节间交接关系,形成业务的无缝衔接,适合企业运营初期和所有企业的正常运营时期;二是流程优化,即流程的持续优化过程,是对现有工作流程的梳理、完善和改进。它是一项提升企业竞争优势的管理策略,适合企业任何时期;三是流程再造,即重新审视企业的流程和再设计,适合于企业的变革时期与企业的变革阶段。流程管理主要是对企业内部的改革,解决中间层次多、流程不闭环、做事不规范等问题,使每个人都做正确的事并能够正确的做事,达到缩短周期、提高质量、节约运营成本等作用。
(2)流程E化,业务与技术一体化
传统的流程开发,依赖外协公司,且不论成本,时间无法保证,流程优化迭代周期较长,流程从实施-用户-优化-实施-用户出现中间环节脱节现象,要建立全过程顺畅、高效的流程,必须通过使用、分析、挖掘需求、不断改进,并通过信息化手段实现管理思想的E化,以“业务与技术一体化”的方式把流程优化付诸实际实施。
从2015年开始,企业着力工作流与BPM(业务流程管理)结合的尝试,致力于航天企业管理流程与设计流程的打造,希望在BPM的框架下,实现关键业务流程的信息化,以此提高业务流程的效率。通过将业务流程固化于信息系统中,并将具体的工作要求嵌入系统中,从而实现企业流程的高效运行。以“业务与技术一体化”的方式实现业务流程建模、流程表单及规则业务化调整,缩短流程新建与变化周期。
(3)让数据发声,利用大数据识别可以优化的环节
大数据时代,通过挖掘认识目前可能存在的管理风险点,本文选取两个典型事例对流程优化过程进行详细描述:案例子:2014年10月,首次利用耶鲁大学提供RapidMiner开源软件(原名Yale)用于对航天产品型号设计系统内科研计划与文档完成情况进行数据分析,截止到2016年初,从航天企业型号设计系统文档签署数据有关的设计师签署行为进行跟踪,发现在对 12436份文件进行签署的过程中,其中在校对节点一分钟内过流程节点的有1256个,占全年文件的10.09%,1分钟至2分钟内过该流程节点的有1039个,占全年文件的8.35%,以此识别三级审签可能带来的产品质量风险加剧。
图3 设计人员签署文件消耗的时间成本(单位/分钟)
案例2:航天企业流程的设计、优化、再造需要以用户为中心,以服务于军工企业科研生产为主线,本次流程优化选取出差流程进行数据维度分析,通过对近八年的数据进行维度分析,并从财务结算要考虑的颗粒度,借助流程管理理念,使用信息化手段对一些从流程开始到流程结束很少使用的维度进行弱化,如出差地点细化到县即可,不需要进一步的细化,对一些不常用的携物说明、备注项,让用户自己选要不要填写,并通过信息化技术控制在下级审签页面是否出现,保证把有价值的信息推送给审批人,通过对递增的业务数据进行有效筛选、整理、分析,及时为流程优化管理提供有用的依据。
(4)持续优化,因需而变
不断规范和优化流程是企业迈向成功的关键,运行顺畅的工作流程能够使企业各项业务管理工作有序开展,从而保证企业的高效运转;职责不清、工作流程不顺畅则会问题频出,相互推诿扯皮等现象将时有发生。企业的各项工作要以流程为导向,以时刻变化的创新管理思想为推动力稳步前进,并通过信息化手段重新设计、维护、优化流程,实现了流程“因需而变”。
4.流程管理注意问题
(1)流程管理是企业的自我革命
流程管理本质是企业的自我管理,自我革命和自我提升。咨询外脑只是助力诊断和药引,企业自身才能决策从哪里下刀。变革就会改变利益格局,而每个部门在心中清楚的守护着现实成果,再加上对变革技术及管理掌握的双重难度,这也是这项工作难之又难的无力感的由来。
(2)防止僵化,着力优化
信息化平台也为流程的更好执行提供知识管理功能,有助于流程更好的被执行,要打造企业流程,更加致力于信息化建设,把信息化作为固化流程管理成果的手段,但也要注意不能因信息化使流程管理走向僵化。
(3)以问题为导向,以信息化为工具 提升管理,
随着企业信息化的不断发展,企业内部各种业务流程将逐步通过信息化手段予以显性化及固化,做到合规管理,企业业务流程的可持续发展与改进依赖于流程运行过程中的自我发现问题、自我改善问题、自我做出调整的管理体系,如出差申请流程在经过前期的运行之后,流程使用人员及管理人员根据自己的使用感受提出了流程期待改进点,信息化通过业务数据对改进点进行论证分析,企业利用信息化手段得以实践推动,促进了流程的逐步完善,使企业流程信息化建设与管理过程顺利、通畅且更具有执行力。
5.总结
流程管理借助于信息化技术将流程中的积压的个别环节优化整合,可以消除部门间的壁垒和滞后,改变人员之间信息传递方式,进一步提高工作效率,降低管理成本,但流程电子化不能消除流程管理过程存在的问题,信息化建设与企业发展相匹配是最好的选择,不能期望信息化建设能拔高企业的成长,盲目追求最先进的技术,对于项目的轻重缓急应当具有明确的规划,另外应当根据管理的颗粒度来对需要电子化的信息进行颗粒度划分,使其与我们的管理概念相匹配,不要企图用信息化去解决管理过程的问题。
论文作者:王雪英
论文发表刊物:《科技新时代》2018年5期
论文发表时间:2018/7/25
标签:流程论文; 企业论文; 数据论文; 流程管理论文; 业务论文; 业务流程论文; 航天论文; 《科技新时代》2018年5期论文;