企业档案分类与排架问题的探讨，本文主要内容关键词为：排架论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
根据《档案学论著目录》（注：《档案学论著目录》，侯俊芳主编，中国档案出版社1994年第一版。）统计：1984年至1993年10年内档案学术期刊所发表的22000篇论文中，有关分类问题的264篇，其中企业档案分类63篇，分别占1.2%和0.2%。而有关企业档案排架问题的论文，只有2篇。由此可见，我们忽略了对企业档案排架问题的研究。实际上，排架一直是企业档案管理中的重要环节，其中的一些问题应当加以研究并予以规范化。因为档案分类与排架已经成为企业档案管理中的两个相互关联着的重要问题，只有正确处理二者之间的关系，才能为企业档案现代化管理打下好的基础。
一、企业档案分类与排架工作中存在的问题
1.企业档案分类中存在的问题。
（1）企业档案分类原则如何确定的问题。近几年， 在企业档案门类或类别划分原则的问题上，较为明显的一个倾向是：用一个分类原则指导广泛的具体的企业档案分类工作。对此，笔者持有异议。企业档案固然可以被看作是相互联系的有机整体，且具有一定的共性，但由于全国企业范围大、类型多、行业杂，不同企业的档案，其性质亦不同。如铁路档案是以铁路运输为特色，而铁路物资档案又突出了铁路物资行业特色。其次，就一个具体企业而言，各种门类档案的区别也是很明显的。性质不同和形式不同的档案出自不同的部门，显示出不同的工作职能。因此，试图用一个原则去划分各门类企业档案是明显不妥的。
（2）能否简单地把企业全部档案划分成10大类的问题。 按照有些人的解释，企业档案由于是一个整体，每年的归档材料应当集中到一起，按照《工业企业档案分类暂行规则》所列出的10个一级类目进行分类。这种想法不太符合企业档案工作实际情况。就笔者所在的铁路物资系统而言，大多数企业的人事档案仍由人事部门保管并归口指导，少数企业的会计档案由财务部门保管。企业档案因为不能实现统一指导而令出多门，因为不能实现集中管理而各行其是，按10大类别统一划分企业档案是不可能做到的事情；另外，几乎所有的企业档案部门都按文书、科技、会计等门类分别保存档案，打乱目前档案管理格局，使企业档案室藏结构因为重新划类而作重大调整，也是目前难以做到的事情。
（3）文书档案和科技档案是否单独设置门类的问题。 按照《工业企业档案分类暂行规则》的类目设置办法，企业档案中已经不存在原来意义上的文书档案和科技档案。这种类目的设定也难以在具体的企业档案分类工作中加以实行。企业文书档案和科技档案在管理上有着明显区别：首先二者归档方式不同。文书档案是按年度在次年上半年内一次归档；而科技档案是在一项工程或一个科研项目完成之后才可归档。由于不少工程项目、科研课题是跨年度完成的，如果参照文书档案按年度归档是明显不妥当的。其次二者管理性质不同。文书档案中，每一份文件联系不甚密切。而科技档案每一卷或若干卷都可以构成一个联系密切的整体，在一般情况下，每一张图纸、每一份工程技术文件都是借助整体才能发挥作用。文书档案主要管理的是文字材料，而科技档案则是以图样为主，尤其是底图，其保管要求更是不同。再次二者利用目的不同。文书档案主要用于企业各项管理活动，而科技档案主要用于生产技术工作。由于文书档案和科技档案存在着上述区别，二者合为一体甚为不妥。
2.企业档案排架中存在的问题。
（1）档案排架的多样性。企业档案尤其是文书档案排架， 由于没有一个可供参照的规范或标准，因此形成多种排架方式。主要有：年度—期限—机构（问题），年度—机构（问题）—期限，期限—年度—机构（问题），期限—机构（问题）—年度，机构（问题）—年度—期限，机构（问题）—期限—年度等等。多种排架方式并存，仅仅与传统的手工管理、封闭型管理相适应。企业档案管理要实现规范化、标准化，这种局面必须加以改变。
（2）档案排架的非科学性。就一些企业档案排架而言， 采用何种排架方式，并没有经过论证，而是一种方式承袭多年或借鉴别人经验，因此，难以具有高度的科学性。由于排架不科学，档案查找起来费时费力，查全率和查准率难以提高，影响了企业档案利用工作的深入开展。
（3）档案排架的不稳定性。档案排架应当尽可能地保持前后一致，不应轻意变动。但由于有些企业档案人员变动频繁，工作中存在着许多随意性，档案排架方式因人而异，时常变动，更加剧了档案查找的难度。
3.企业档案分类与排架存在的问题相互联系，相互作用。
企业档案分类不规范，就会造成文件混类、混卷，即使排架较为科学，检索也是困难的；企业档案分类经常变动，影响档案排架的稳定性。因此，文书档案、科技档案如何设置类目，更是决定排架是否稳定的决定性因素。
在企业档案分类与排架的二者关系中，我们可以发现这些特点：档案分类是一般表现为主动的、起决定作用的一项工作，而排架则是被动的、起相对次要作用的一项工作。就一般情况而言，分类是否科学直接决定着排架是否合理；档案分类工作可以超前运作，而排架可以相对滞后考虑。档案管理先考虑分类问题，然后再按分类的思路考虑排架问题，最终加以协调，使两项工作都能顺利开展起来。
二、如何解决企业档案分类与排架工作中存在的问题。
1.明确指导思想。
企业档案分类与排架的一系列问题，应当按照辩证唯物主义方法论，密切结合企业档案工作实践，统筹考虑，逐步加以解决。
（1）理论与实践相结合。目前， 企业档案管理理论与实践工作中存在着这样的矛盾局面：企业档案分类在理论上百花齐放，但缺少系统的完整的实践经验；企业档案排架在实践上各具特色，确有待上升为理论，加以规范化、系统化。
（2）共性与个性相统一。 企业档案分类与排架存在着共性与个性的关系。所谓共性，是指就全国范围或某一个行业的企业档案分类与排架存在的带有共同特征的问题；而某一企业档案分类与排架工作中存在的问题，则是其中的个性。如果过分地强调个性，就无法建立某一行业乃至全国的工作标准，标准化就无从谈起；反过来，过分地强调共性，企图用一个标准或规则对各类企业档案分类与排架工作统管，也是行不通的。因此既需要以全国的、行业的标准加强宏观协调，把工作的原则问题加以规范，又需要各个企业据此制订自己的规则，使档案分类与排架工作独具特色。
（3）创新与继承相联系。过去的企业档案分类与排架工作， 曾经积累了丰富的经验，应当继承下来。但是，我们也应当看到，企业管理体制的改革、办公自动化技术的广泛应用，给企业档案工作带来许多变化。试图用一个原则或过时的方法解决企业档案分类与排架工作中的大量问题，是根本不可能做到的事情。新的实践过程，要求我们要勇于创新，不断改革，才能有所作为。
2.解决具体问题。
（1）如何解决企业档案分类工作中的问题？
正确地划分企业档案门类，用不同的分类原则划分档案类目。从企业档案管理的实际情况出发，企业档案按不同载体可分为两大部分七大门类。即：纸质档案和非纸质档案两大部分。其中的纸质档案划分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案四大门类；非纸质档案划分为磁性材料、胶片、光盘三大门类。文书档案按照职能划分原则可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个一级类目；科技档案按其内在特征划分原则可分为产品、科技研究、基建工程、设备仪器四个一级类目；会计档案按照文本特性划分原则可分为凭证、账簿、报表三个一级类目；人事档案按照职务划分原则可分为干部档案、工人档案、离退休职工档案三个一级类目。这样，就初步建立起一个较为科学的企业档案分类体系。
划清企业文书档案和科技档案的界限，妥善处理一部分文件的归属问题。按照《工业企业档案分类暂行规则》所规定的档案类别划分方案，诸如企业产品、科研、基建工程、设备等管理工作中形成的大量文件要分别归入企业产品档案、科研档案、基建工程档案和设备档案中去。这样，大量的“红头文件”进入科技档案，而这部分归档文件与科技文件在许多方面有着区别，必将增加科技档案的管理困难，甚至造成管理上的混乱。如果在文书档案的“生产技术管理”类下位类增设“产品管理、科技研究管理、基建工程管理、设备管理等4个类目， 将各类技术管理文件归入相应类中，就可以基本维持传统的企业文书档案、科技档案划分习惯，维持文书档案、科技档案的原则区别，使企业档案在新旧两种分类方案过渡中更为顺利。此外，还应具体规定一下文书档案和科技档案的区分原则：凡综合性（两项以上）的产品、科研、基建工程和设备管理文件归入文书档案；而专指性，即针对某一项产品、科研、基建工程或某一台设备仪器的文件则归入相应的科技档案中去。
（2）如何解决企业档案排架存在的问题？
实现企业档案排架的科学性。排架不科学，给档案检索带来很大不便。有的企业只存有几百卷档案，因为排架不科学，查找起来很不容易；而有的企业档案室藏过万卷，因为排架较为科学，查找起来得心应手。企业档案排架的科学性，在于其逻辑性：即首先保证企业档案按其形成规律排列，反映出各门类、各类别档案的内在联系；同时坚持上位类统管下位类，下位类是上位类的自然延伸，同位类之间相互排斥，互不包含，才能保证每一门类、每一年度、每一种类的案卷在区分清楚的前提下，做到排序规则、易于管理、查找方便。
实现企业档案排架的一致性。目前企业档案排架方式的多样化局面应当加以整顿。首先，通过调查研究优选出1—3种排架方案，加以科学设计，确定为推荐方案，在部分企业试行。在试行过程中，对推荐方案进一步加以完善，最后作为国家标准向全国企业推荐，使企业档案排架方式逐步趋于一致。
实现企业档案排架的稳定性。企业档案排架涉及档案基础管理各个环节，直接决定着档案检索，因此必须保持稳定。一个企业的档案排架再科学，如果处于经常变动之中，其基础管理也必然混乱不堪。实现企业档案排架的稳定性，并非简单地承袭非科学的排架方式，而是在科学性、一致性基础上实现其稳定性。一种新的档案排架方案确定之后，应当在尽可能长的时期内不作大的变动，这是企业档案管理整体工作的需要。
（3）坚持企业档案分类与排架工作的统一性。
企业档案分类与排架既是两项独立的工作，又联系密切，相互影响，相互作用。因此，在我们力图实现企业档案分类与排架工作标准化、规范化、科学化的过程中，必须将二者看作是一项整体工作加以安排。这就是企业档案分类与排架工作的统一性。
为什么强调企业档案分类与排架的统一性呢？
企业档案分类与排架可以分别被看作是“纲”和“目”的关系。我们可以把分类看作是企业档案工作的纲，用以指导具体的档案排架工作，使档案有序排放，保持相对稳定。如果不进行档案分类或分类不科学，几千卷或上万卷档案即使排列得再整齐，也不能体现出卷与卷之间的有机联系，因而就无法确立科学的查找途径，难以迅速地查找到所需档案。没有“分类”这个纲，案卷排架还会因人而异，经常变动。宏观整个企业档案室藏，那一卷卷的档案就好比渔网上的一个个“网眼”，即所谓的“目”，全是依靠档案分类这个“纲”统帅起来，实现纲举目张，使档案室藏得到合理组织和科学排序。
企业档案分类大纲和案卷排架又分别是“施工图”和“建筑构件”的关系。企业档案分类大纲用来划定案卷类别，固定案卷次序，以便为排架打下基础。就好比用施工图确定每一个建筑构件的具体位置，使之相互联结，成为一个完整建筑物。档案分类大纲只有像施工图那样设计得科学周密，才能实现案卷的科学排序、准确定位就位。
那么，如何保证企业档案分类与排架的统一性呢？要想保证企业档案分类与排架的统一性，就需要分别确定科学的企业档案分类体系和排架方案，并使二者做到相互一致。为此，笔者分别设计了以上“企业档案分类体系”和“企业档案排架方案”两表，以供参考。
笔者的结论是：只有坚持企业档案分类与排架工作的统一性，才能在此基础上进一步实现档案管理的规范化和标准化。
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