对“文件连续体理论”的若干思考，本文主要内容关键词为：理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子文件时代的到来，许多传统的档案理论受到了严峻的挑战。于是，档案学界开始寻找新的理论来支持电子文件管理，文件连续体理论就是最新被介绍到国内的一种档案学理论。介绍者们大多非常推崇这种新型的理论，认为它能实现“电子文件最优化管理”，与文件生命周期理论相比有着巨大的优越性。事实果真如此吗？本人有一些疑虑。
何谓文件连续体理论？根据中国人民大学的安小米和张宁的介绍，文件连续体的定义是“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”（注：安小米：《文件连续体模式及对电子文件最优化管理的启示》，OA系统和电子档案管理国际研讨会论文，2001年11月。）。其理论核心则是一个文件连续体的模型，该模型由文件保管、业务活动、凭证、实体四条坐标轴和文件的生成、具有凭证作用的附加信息、组织记忆、记忆的多元化四围构成。从其核心理论直观地分析，以下两个方面是其最明显的特点：
其一，文件管理的连贯性或者说是无阶段性。传统的档案理论认为文件与档案是两种不同的事物，分属于不同的管理系统；文件生命周期理论则从“大文件”的概念出发，认为文件与档案是文件生命过程中两个不同的阶段。而文件连续体理论更进一步地认为“大文件”是一个连续的无明显分界的现象，档案工作者应该对文件的形成、维护、保管和利用整个过程负责，“文件可以在多个背景和用途范围内同时存在和积累，而非一定要按人为划分的生命周期的时间顺序运动或积累”（注：安小米：《文件连续体模式及对电子文件最优化管理的启示》，OA系统和电子档案管理国际研讨会论文，2001年11月。）。也就是说文件的管理不再有阶段的分别。
其二，研究视角的多维性。文件生命周期理论是以文件的运动轨迹为脉络的，研究的焦点集中在文件的生命历程，研究思路是线性的，尽管也涉及到业务环境、机构等其它问题，但这种涉及是辐射性的，其研究主体始终是文件本身。而在文件连续体模型中，文件只不过是四条坐标轴中的一条，文件的生命历程也不过是一个切入点。文件连续体模型还把视线放到了“业务活动”和“与档案活动有关的结构来源、权力和职责”等上，强调将文件管理纳入社会活动过程，站在更广阔的立场上多视角、多层面地研究文件。
国内的介绍者们在对文件生命周期理论和文件连续体理论进行仔细的比较之后，大多列举了文件连续体理论在电子文件管理中的种种优势，提出文件连续体理论应该取代文件生命周期理论，且认为文件连续体模型“适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理”（注：安小米：《文件连续体模式及对电子文件最优化管理的启示》，OA系统和电子档案管理国际研讨会论文，2001年11月。），具有普遍的通用性。
马克思主义认为，只有人们的社会实践，才是人们对于外界认识的真理性标准。无论是文档分裂的理论还是文件生命周期理论或者是文件连续体理论，都来源于不断发展的档案工作实践，都必须接受实践的检验，在没有普遍的结论的前提下，轻言替代恐怕为时过早，且仅从理论本身出发，本人也有一些疑虑。
关于文件管理的阶段性问题。文件连续体理论认为在“大文件”的概念下文件管理并不存在明显的阶段性，认为只有在文件连续体理论的指导下，文档才能实现真正的一体化管理。文件管理究竟有没有必要分段进行，关键是看文件本身是否具有阶段性，文件的阶段性在纸质文件时代应该是毫无疑问的。纸质文件在形成、成长直至销毁或永久保存的运动过程中，发挥的作用是有差异的，管理主体、保管场所、管理方法也是不同的，因此纸质文件应该分阶段管理。对此，何嘉荪教授曾做过以下具体表述：文件的生命历程可分为四个阶段，第一阶段是文件的设计制作阶段，第二阶段是文件的现实使用阶段，第三阶段是文件的暂时保存阶段，也就是所谓的“休眠”阶段，第四阶段是文件的永久保存阶段或历史阶段。这种阶段划分的立论基础是文件价值形态的变化规律。应该说纸质文件管理的阶段性在档案工作的理论和实践中是一个不争的事实，因此，问题的关键在于如何认识电子文件的阶段性。
与纸质文件相比，电子文件有许多特殊性，如虚拟性、易逝性和对管理系统强烈的依赖性等，这些特性使得电子文件管理也具有了一定的特殊性，上述何嘉荪教授关于文件管理四阶段论中的某些陈述，如阶段不同保管场所不同就不符合电子文件管理的特征，电子文件的管理除了要遵循其价值形态规律外，还应遵循计算机信息系统的运动规律，体现出电子文件的运动环境。然而，无论是纸质文件还是电子文件，其文件的根本性质是一致的，文件的生命轨迹也基本相同，应该说，电子文件的阶段性也是存在的，理由如下：
第一，在电子文件的生命过程中，存在着不同的管理主体。“大文件”概念是文件生命周期理论和文件连续体理论共同的立论基础，在“大文件”（包括电子文件）的生命过程中，其管理的主体是各不相同的，文件形成者和档案机构的相对独立性始终存在，而在文件连续体模式中“似乎没有文件管理者的位置，或者说档案工作者已经取而代之”，档案工作者强占文件形成者的位置，“其结果必然会削弱文件的真实性、可靠性，从而破坏文件的最高价值——客观性”（注：琳达·J·亨利：《谢伦伯格理论在网络时代的生命力》刘越男译，《档案》2001年第1期。）。确实，电子文件管理中，文书工作和档案工作的界限没有在纸质文件管理中那么清晰，但是文件工作者和档案工作者的职责范围还是明确的，两者可以加强合作，但不能互相替代，电子文件时代不可能没有档案机构，也不可能没有文件形成机构，既然电子文件在不同时期存在着不同的管理主体，那么电子文件的阶段性还是存在的。
第二，在电子文件的生命过程中，存在着不同的价值。确实，纸质文件和电子文件的价值表现是有所区别的，在何嘉荪教授四阶段论中的第一、第二阶段，文件要表现第二价值是不大可能的，“文件的第二价值仅仅是潜在的，极少有实现的可能”（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社，1999年9月，第229页。）。这是对纸质文件而言，对电子文件来说，情况就有了变化。如随着网上政府的诞生，大量处于现行期或者说具有现行价值的文件（即何嘉荪先生所说的处于第二阶段的文件）可以同时被社会上的其它用户所利用，它的第二价值变得不再是“潜在的”，而是现实的。但是，从这一时期文件价值的构成分析，文件的第二价值并没有对第一价值的主导地位构成威胁。因此，我们说，以文件价值的功能变化的规律来分析，纸质文件和电子文件是有区别的，但是，这种区别并不能抹杀电子文件在不同时期的不同价值，也不能抹杀电子文件的阶段性，这一点，文件连续体的介绍者们也是认同的。“在连续体模型中，凭证轴就代表着文件的这种价值变化，且根据变化将轴分为四段，与文件生命周期阶段的划分类似，但在具体的表述上略有差异”（注：张宁：《文件连续体理论之比较》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》。）。不但如此，从文件连续体的模型来看，其它三条轴也有段的划分，可见，所谓“连贯一致”也只能是在段的基础上的连贯一致。
第三，权威机构对电子文件阶段性的认定。国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指南》（草案）将电子文件的生命过程分为概念阶段（即设计阶段）、形成阶段、维护阶段，这种阶段的划分尽管有不尽如人意的地方，但是，划段而治指导思想应该是值得肯定的。
由此，本人以为，既然电子文件在不同的生命时期中存在着不同的主体、不同的价值，那么其阶段性应该是不可否认的，所谓的无阶段的、连续的、统一的管理恐怕是某些档案理论研究者一相情愿的事情。
关于文件连续体的适用问题。文件连续体理论认为，其连续体模型“适用于档案学背景下的一切文件管理”（注：安小米：《文件连续体模式及对电子文件最优化管理的启示》，OA系统和电子档案管理国际研讨会论文，2001年11月。），其介绍者们也强调该理论适用于纸质文件管理，但是，为什么会适应和如何适应，我们不得而知。事实上，文件连续体理论是很难指导中国档案工作实践特别是纸质文件管理实践的，仅以文件连续体的定义中所言的从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式来要求纸质文件的管理，恐怕已经是不现实的了。在纸质文件的生存过程中，不同的时期，其价值功能、管理主体、保管场所、管理方法都有明显的差异，因此连贯一致的管理方法对纸质文件而言恐怕是空中楼阁。
关于文件连续体模型视角的多维性。研究思路的多维性和立体性固然可以拓宽我们的视野，使我们更深入地认识问题，但是既然文件连续体是一种档案学的基本理论，其立足点应该是有所侧重的，既然是文件的连续体模式，其研究本体就应该落实到文件上。
综上所述，本人以为，文件连续体理论是一种理想化的理论，文件连续体模型也许从理论上说确实具有许多优越性，但是，它的实际意义却是有限的。连续体理论是一种宏观的设想，这种理论所涉及的范围已经超出了档案学的研究范围，是对文件的统筹管理理论，这种理论要求的是高度一体化，只有重新调整文件形成部门和档案部门的职责范围，或者说是由档案部门替代文件形成部门，而这在现实中是不可能实现的。