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摘要：计算机信息技术的成熟催生了一系列应用成果，在计划生育档案管理工作中引入数字化管理模式，有利于提升计划生育档案管理工作的效率，进一步完善管理体系，促进档案管理工作创新和转变。本文结合现阶段计生档案管理工作中存在的问题和缺陷，提出了一些针对性的创新思路和构想，希望能够为推动计生档案管理工作更好地开展贡献一份力量。
关键词：档案管理创新；计划生育；管理数字化
我国的人口规模特点决定了我国人口信息资料管理任务的艰巨性。如今，息数字化技术已经惠及社会各个领域，在新时代条件下，计生档案管理也需要通过不断创新，以适应现代社会的发展进程。
1.计生档案实现管理数字化的重要性
从计生档案管理工作本身来看，实现管理数字化有利于提升档案管理的效率。这种效率体现在信息网络化和数字化技术能够使档案管理工作处于一个崭新的、良性的工作环境中，借助档案数字化，摒弃了传统的人工统计方法，极大地减轻了档案管理人员的工作负担。同时，档案实现管理数字化又体现了档案管理工作方式的创新，使得该项工作步入了更加快捷、便利和高效的运行轨道，特别是在归档方面更有时效性，在很大程度上为使用者创造了巨大的便利[1]。
从计算机的应用情况来看，现如今，计算机已经成为各种办公业务必不可少的条件。由于计生档案工作往往要对某一工作区域内全部人员、户籍进行查阅和建档，借助计算机网络化功能，能够将计算机转变为工作平台，构建新的工作方式，而在计算机的普及率不断提高的情况下，计算机将不再只是计生档案管理的工具，而是发展成为一种全新的工作环境。
2.计生档案在实现管理数字化过程中面临的问题
首先，面临着管理机构不统一问题。计生档案管理人员缺乏统一的机构管理，而且在正式上岗前，未经过专业的档案管理知识培训，导致对计生档案管理的目的和重要性认知程度较低，管理意识比较单薄，在处理具体的档案工作时不熟悉档案管理的要求和原则，不了解档案材料的处理方法。
其次，存在管理不规范问题。计生档案管理缺乏相应的统一标准，大部分在岗的档案管理人员都并非专职管理人员，致使档案管理全过程中的前后工作不能有效衔接，容易引起工作失误，造成档案管理公布工作的效率低下。同时，在档案材料、数量以及完整性方面常常会出现界限模糊、职责不清等系列问题[2]。
最后，数据库的建设具有一定的滞后性。由于数据库的建设比较滞后，在很大程度上阻碍了档案管理工作创新的步伐，不利于管理数字化的实现。经过几年的探索和实践，尽管计生档案部门基本建成了一系列档案数据库，但是这些数据库的应用价值并没有得到最大的发挥，体现在缺乏单独的计算机工具支持，或者没有开发出专业化的档案管理软件。管理人员在查阅档案信息时，仍然按照传统手工检索的方式进行，档案管理的工作效率仍然比较低下。
3.计生档案管理的创新思路和数字化构想
3.1 创新数据管理方式
在探索档案管理数字化工作模式的过程中，要立足于计算机信息、网络技术的优势，寻求与档案数字化管理相适应的工作方式，建立专业化的管理程序，保证档案数字化管理更加完善和高效[3]。通过网络化手段，可以实现多台计算机的有效连接，并且按照不同的管理功能和职责，可以对这些管理平台进行分类，构建分散与统一相结合的系统处理模式，保证发挥整体的最大效用。
3.2 创新管理工作方式
由于档案信息量往往比较庞大，在管理过程中尤其要注意工作效率问题。运用计算机管理，可以根据档案信息资料的重要程度、价值以及使用程度等具体判断标准对其进行统一整理和分类管理。一般情况下，对于属于开放性性质的档案以及使用频率较高的档案，需优先处理。其次，在实际管理工作中，还可以按照案卷的类型，利用档案的潜在特征、中心内容对其进行著录，以此来减少录入条目，减少工作量。最后，对于案卷基础较高的档案，在进行著录时，可以在全目录中分类标引；形式相对特殊的档案还可以直接录入姓名和时间等要素，再作分类处理，以此来提高实际的著录效率。图1为档案数字化管理系统的总体结构图。
图1 档案数字化管理系统总体结构图
3.3 提升档案管理人员的综合素质
一方面，对档案管理人员的工作态度进行考察，组织专门的职业素养培训，要求档案管理人员认真、细致地对待工作，无论是档案信息收集、分类、整理，还是档案保存使用，都要认真仔细，防止因一个细节出现差错而产生不良的连锁反应。另一方面，对计生档案工作者进行系统的技术培训，要求工作人员不仅药品掌握基本的档案建立和管理知识，还要深入地学习计算机技术，熟练操作计算机来进行档案信息录入、整理操作，熟练掌握档案数据库的维护和管理方法，逐步提升网络管理能力。
4.结束语
在计算机应用率和普及率不断提高的时代背景下，未来计生档案管理也势必会走上一条数字化、信息化发展之路。为了应对这一形势变化。计生档案管理部门要结合内外部条件，不断创新管理形式，主动探索档案数字化管理的有效方式和途径，推动计生档案管理工作朝着科学化、高效化方向发展。
参考文献：
[1]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2012,21（07）:57-58.
[2]戴淑娟.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].科学中国人,2014,18（14）:55.
[3]王建波.探究当前计划生育档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2015,14（09）:23-24.
论文作者:叶明恋
论文发表刊物:《医师在线》2016年1月第1期
论文发表时间:2016/5/23
标签：档案论文; 计生论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 工作论文; 管理人员论文; 计算机论文; 《医师在线》2016年1月第1期论文;