文件管理：现代档案工作者的新观念，本文主要内容关键词为：文件管理论文,工作者论文,新观念论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、文件管理的提出
尽管档案工作历史已相当悠久，但是对于档案的形成规律，尤其是文件第一价值和第二价值的变化过程，长期来认识上相对不足。人们还习惯上把档案看成是贮藏于某一保管机构，性质稳定的事物，并没有把文件的形成、保管与档案的管理联系起来，而且档案馆也没有考虑到文件的属性，甚至文件的价值和数量所能带来的影响和冲击。只是到了第二次世界大战，档案工作者才被惊人增长的文件所困扰，才使得档案工作者认识到档案管理与文件管理之间的联系是密不可分的。
首先作出反应的是1946年美国建立了一个委员会，称为胡佛委员会，由前总统胡佛领导。胡佛委员会的工作是力图从根本上对信息流加以控制，平衡文件的第一价值、第二价值，并认为联邦档案工作人员将监管所有无论处于第一价值阶段，还是处于第二价值阶段文件的管理。这一监管职能，基于两方面的工作，第一方面是负责非现行但具有永久保存价值的文件；第二方面则是管理现行和半现行文件，其任务包括文件形成、文件保存与利用、文件处置方面的计划、控制、指挥、组织、训练、发展和其他管理性活动。
在英国，格里格委员会按照美国的方法重新构建档案工作体系，并导致1958年《公共文件法》的通过。从那时起，英国政府在进行公共文件的鉴定和选择时就采纳了这个法律。
1949年，加拿大成立了迈西委员会，该委员会建议在国家档案馆的掌管下制定一个文件管理计划，1966年，加拿大议会发布的关于公共文件的命令，确立了国家档案馆对不同年龄和用途的所有政府文件处理工作的掌管权。
尽管有许多国家对于行政管理文件（或称现行和半现行文件）的管理和历史文件（或称非现行文件）的管理，是属于同一行业内相当专门化的两方面活动，或是分属两个不同的职业的问题上，认识不一，但是显然地有一种明显的发展趋势将把这两种不同的认识加以趋同。这种明显的发展趋势就是越来越多的国家，甚至在国际组织间都制定出了文件管理的方案。
在国际上，有三个组织从事发展档案事业，这些组织正愈来愈感到整体协作的必要。由国际档案理事会和国际文件管理委员会发起成立的国际文件管理联合委员会，以及联合国教科文组织设立“文件与档案管理规划”正反映了这一点。
二、文件管理与档案管理的关系
关于文件管理的含义，“文件与档案管理规划”中作了这样的表述：文件管理是指在文件的形成、保存、利用和处置中，经济而有效地对文件进行全面管理的领域。而对于文件定义表述为：文件是一个机构或组织在其工作中形成、接收和保存的所有记录的信息，不论其物质形式与特征如何。
与此相对的档案和档案管理的含义是：“档案是由于它们的永久价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有非现行文件。”“档案管理：(1)对档案馆的指导和管理；(2)有关档案工作政策、程序和问题的理论与实践方面的研究。”
这些定义是国际间学术交流共同的概念基础。但是具体到某些国家，档案和文件及其管理的理解又有不同类型。
法国自1979年颁布了新的《法兰西共和国档案法》后，在档案工作者的观念中一反以前文件与档案概念和管理相区分的做法，把文件与档案作为同一种事物来处理了。“档案”一词是指所有的文件。而且值得注意的是这种思想不是法国人的一家之言，一些法语系国家（或称拉丁语系国家）也有此一说。如南美阿根廷的档案学者在说明文件和档案之间关系时，就表现出与法国同行们相类似的看法。
以美国为代表的档案与文件观念，则以档案馆为基本界定档案与文件、档案管理与文件管理的标志。50年代谢伦伯格为“文件”下的定义，核心是公私机构在社会活动过程中形成的信息记录材料，而不论其物质形式与特征如何。这种说法在以后的美国档案学者，如詹姆斯·B ·罗兹，他的说法是相当典型的，他认为文件整个生命周期有四个阶段：文件形成、文件使用和管理、文件处置、档案管理。文件管理则是指前三个阶段。
文件管理的观念在我国也同样长期存在。不过我国文件管理一般称之为“文书工作”、“文书处理”或“公文处理”。这是文书学研究的范畴，包括文件的形成、文件的办理和文件的立卷归档等工作环节。而档案管理则是指档案室以及后阶段的工作环节，这种认识与我国的文件和档案的划分是相吻合的。
然而，无论对文件、档案及其管理的关系如何理解，在这个问题上各国的观点是一致的，即各国档案界都权衡了文件第一价值和第二价值的关系，导致文件管理观念及实施方案的产生，而且把视野投向文件运动的整个过程，注重在文件整体运动过程中去研究文件运动规律和制订文件管理规划。
三、文件管理带来了新研究领域
文件管理作为现代档案工作的伴生物，在档案学理论研究和实际工作方面开辟出了许多新的领域。具体地说，有以下方面：
第一，文件价值研究。这方面研究最有成果、最有代表性的首推美国的谢伦伯格。谢伦伯格的文件价值研究虽源渊于30年代波兰档案学者卡林斯基的“职能鉴定法”，但是他把研究重心放到文件内在特征上而非机关职能上，这种变化被西方资产阶级档案学者称之为档案鉴定标准上的“战略性转移”。谢伦伯格在其著作《现代公共文件的鉴定》、《档案鉴定原则》等阐述了他的价值体系理论。他把公共文件分为：第一价值，即对原机关的原始价值；第二价值，即对其他机关和私人利用者的从属价值，或称档案价值。第一价值包括行政管理、财务、法律、科研等价值；第二价值则分为证据性价值和信息性价值两类。不同的价值表现分别以不同标准来衡量。谢伦伯格这种观点的贡献和影响是巨大的，几乎所有的现代档案学者都在引用他的观点来论述文件管理和档案管理的有关原则与方法。
第二，文件论。这是80年代以来我国档案学者陈兆祦先生首先提出的一种理论。这一理论认为文件是物化的信息，是人们为了处理事务、相互联系、记载事物、表达意志、交流情况而制作的信息记录材料；指出文件的使用标志着人类已进入文明社会，文件的普遍使用是现代社会的一个特征；主张档案是文件的特殊部分，档案均来自于现行文件。
第三，文件生命周期理论研究。这一理论源于现代文件管理的客观需要。从50年代文件三阶段论发展而来，到80年代基本定型。世界各国许多档案学者都注重这方面的研究，代表人物有阿根廷的曼努埃尔·巴斯克斯、加拿大的卡罗尔·考特、美国的詹姆斯·B·罗兹、 英国的迈克尔·库克、意大利的埃利奥·洛多里尼等人，我国一些档案学者也对此进行了深入的研究，并作了进一步的完善。这一理论的基本内容是：(1)文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程， 即是文件的生命周期；(2)文件的整个生命周期， 依据文件的不同价值表现，划分为几个运动阶段；(3)在每一个运动阶段中， 文件的价值形式、管理方式和存放场所之间存在着一种内在联系。
第四，三阶段理论。这是50年代作为建立文件中心的理论基础而产生的。二战后世界各国纷纷建立文件中心，以作为文件的中间性保管机构。基于这种现象，英国档案学者、伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯在第一届国际档案大会上提出了“三阶段论”来加以解释。他把文件的整体运动过程分为文件形成、睡眠及转化为永久档案等三个阶段。认为文件处于“睡眠”阶段时应放在文件中心保管。这一观点得到谢伦伯格的大声喝采，他也认为对文件“节制生育”就是要把文件送进“炼狱”（文件中心）去净化。联合国教科文组织和国际档案理事会1974年在瑞士出版发行了一本名为《中间档案馆的组织》小册子里，就重申了罗吉尔·艾利斯的三阶段论。应该说这种观点给了各国档案学者以极大的启示，而且使得各国文件中心的建立和文件管理计划跨越文件整个运动过程的行为在理论上加以明确化。
第五，全宗理论的新思想。全宗理论一直作为档案整理工作的指导思想，但随着二战以来文件数量的飞速增长，前苏联档案学者试图从全宗概念体系出发，来阐述档案优化的途径，解决文件的“雪崩”问题。为此他们提出了文件全宗的思想，认为档案全宗源于文件全宗。这种思想被我国一些档案学者所接受，并进一步提出了全宗分级的思想：文件全宗——档案室阶段全宗——档案馆全宗。认为全宗作为文件群体运动的产物，其内部组织和外部特征也是随文件的运动变化而变化的。
第六，“文件和档案管理规划”，该规划起始于1979年，旨在推动各国档案与文件管理共同发展的宏大规划。这一计划将持续到21世纪。目前已先后召开了五次专家协调会议，并出版了120部（总计800万字）科研报告，其中相当一部分是关于文件管理内容的。该规划主张在制定文件管理或档案管理方案时，不应孤立地考察其各自活动，而要置于统一的活动领域中进行统一规划，以保证人们的视野和管理效果。
总之，随着文件管理观念的产生和计划的开展，世界各国档案工作者越来越意识到档案管理与文件管理之间的内在联系，也越来越注重对文件自身运动规律的研究，这是现代档案工作发展的一种必然结果。