摘要：项目管理就是以项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的专门柔性组织，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现从项目的投资决策开始到项目结束全过程的动态管理和项目目标综合协调与优化，所以将项目管理理论应用到电力企业会议管理中具有重要的现实意义。文章重点就基于项目管理理论的电力企业会议管理应用要点进行研究分析，以供参考和借鉴。
关键字：项目管理；电力企业；会议管理；应用要点
引言
项目管理的对象是项目或被当作项目来处理的运作；项目管理的全过程都贯穿着系统工程的思想；项目管理的组织具有特殊性；项目管理的体制是一种基于团队管理的个人负责制；项目管理的方式是目标管理；项目管理的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境；项目管理的方法、工具和手段具有先进性和开放性；项目管理是一项复杂的工作；项目管理具有创造性；项目有其寿命周期；项目管理的本质是计划和控制一次性的工作，在规定期限内达到预定目标，一旦目标满足，项目就失去其存在的意义而解体。
1电力企业会议管理的重要意义
1.1会议管理能够有效提升会议效益
会议实际上是一种投入产出的组织活动，需要有人力、物力和财力的投入，会议活动具有的效益和生产效益一样，都是可以通过经济反映出来。通过会议管理来提升会议效益，降低成本投入，那社会效益和经济效益也都会得到提升，否则的话就会给社会带来很大程度的浪费和消极影响。
1.2会议管理能够对社会、经济活动进行有效调节
会议活动在社会和经济活动中占据着重要地位，同时也是社会的经济发展的重要要求，所以会议就是必要的了，但是没有质量保证的会议会造成一系列的问题出现，这就会要求会议管理，使用科学的理论与方法来进行会议活动，避免盲目地进行会议活动，促使会议在我国社会发展中发挥出重要的积极作用。
1.3会议管理能够丰富管理科学
它也可以说会议是一种社会现象，但比较复杂，它是需要依附在社会活动上的，会受到社会、经济、政治、法律等方面的影响。对这种具有复杂性的会议进行管理，会存在管理上的共性和个性，对会议管理中的个性进行研究，也会加快管理科学的进步和发展。
2电力企业会议效率低下的原因
2.1会前准备不充分
会议组织者和参会人员对会议目标不清就贸然开会，难免开会时东拉西扯，浪费时间；有的会议虽有目标，但目标过于抽象和空洞，也达不到应有效果。此外，在企业会议开展过程中，有的会议议题与会议目标无关，分散与会者精力；有的会议议题排列顺序不当，将重要的、紧急的和带有普遍性的议题排在后面，将次要议题排在前面，占据过多时间，致使讨论重要议题时，参会者已感筋疲力尽，往往随便议议，草草收场，造成会议达不到应有的效果。
2.2议程设计不合理
很多会议事前没有制定议程，或者议程制定得不合理，会议过程中主持人随心所欲，既不控制讨论内容，又不控制节奏和时间，参会成员随意发挥，各说各的话，难以达成共识，同时时间安排不恰当，有的会议安排在事务特别繁忙的时候，与会人员时刻惦记着自己繁多的事情，开会时容易分心；或者把会议安排在人们即将就餐、下班、度周末的时间，与会人员或饥肠辘辘，或归心似箭，无心开会。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3会中控制较混乱会后缺乏追踪
在企业会议管理中，会议主持人缺乏观察力、影响力和说服力，一旦与会人员产生意见分歧，主持人不能正确对待和妥善处理，就容易出现矛盾和冲突，影响会议的正常进行，使会议的目标难以实现，同时缺乏统一认识和沟通技能的参会者往往也是导致会议失败的原因。此外，会议对于所讨论的事项及决议没有做记录，也没有明确各项决议的责任人及完成会议的时间和标准等，导致会议决议事项或不了了之，或执行情况无据可查，无法进行反馈和修正。会后缺乏追踪导致会议收效甚微，其成本被大量浪费。
3基于项目管理理论的电力企业会议管理应用要点
3.1做好充足的会前准备
第一，做好议题审核和确认。会议主导部门要做好参会部门提报议题的会前审核工作，确定议题在本次会议进行讨论的必要性，确保上会议题在会前已与有关部门达成较为一致的意见，避免出现因事前沟通不足而在会上发生争议的状况；第二，准备充分的上会材料。围绕决策性会议主题来准备上会材料，明确提报会议审议的目的和依据，提报内容要详实，为与会者提供充分的决策依据，提报部门汇报要直观简洁，论点突出；第三，提前通知。提前预约重要的参会人员，至少提前两日将会议通知送达各与会部门和人员，同时知会会务部门做好配套的会议服务工作；第四，确定会场管理人员，包括会议主席、会议主持人、会议记录人、会议决议督办人和会议计时人等，可以一人多职，明确人员职责，保证会议顺畅进行；第五，做好前期会议督办。主导部门或指定的督办部门应掌握前期会议决议事项的执行状况，定期向会议或有关领导通报，以敦促各决议事项尽快关闭。
3.2做好会中控制工作
首先，准时召开会议。如果无特殊情况会议必须准时召开，对于迟到的与会者不管是何种身份都要提出警告，会议的准时召开要求是提高会议效率的前提；其次，根据会前准备按计划进行。根据已确定的会议主题和内容召开会议、进行讨论。围绕主题进行，避免出现与会者偏离主题的现象，当出现有发言者开始偏离议题时会议主持人应及时提醒，同时也要提醒与会人员认真倾听他人发言，尊重他人意见，尽量不要打断发言，防止造成分歧拖延了一项议题的解决；再次，注意强调会议时间。应对与会者的发言时间进行限制，为了使与会者有时间观念，建议时间不安排太长。时间观念的增强，会使得会议上讨论的效率大大提高，避免无谓的浪费时间，同时要强调发言突出主题，只提有建设性的意见，如到发言时间，主持人要及时提醒、督促和限制；最后，认真做好会议记录，及时处理会中突发事件，避免面对突发紧急事件而手忙脚乱影响会议进程，从而保证会议效率的提高。
3.3做好有效的会后执行
第一，及时形成会议记录。会议记录人负责记录会议的决议事项，如有必要相关部门可对纪要内容进行确认。安排专人跟进会议决议的落实情况，并及时公布，将会议决定落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一，防止出现会议“决而不行”现象；第二，加强督办管理。会议主导部门或会议指定督办部门负责将需督办事项纳入会议管理系统进行管理，并督办决议事项的执行情况，对已经完成的事项，可根据分管审批意见给予关闭，对进度较慢的事项应提醒责任部门或责任人，同时应定期对会议督办事项进行汇总，择机通报；第三，建立配套的奖惩机制。对会前的准备沟通、会上的纪律遵守以及会后的落实执行都应该制定详细的奖惩规范，奖励先进和优秀的部门及个人，惩罚落后和违反规定的部门和个人，并及时公示奖惩信息；第四，建立反馈、总结和公示制度。工作落实情况的好与坏，信息反馈、总结很重要，因为在工作的推进过程中不断的反馈信息、总结成绩与问题，可以让决策者不断完善工作推进思路，不断调整工作策略，以便更高质量地完成工作任务。
结束语
综上所述，企业在发展过程中，要想做好会议管理工作，提高会议效率，就需要做好会议前的准备工作、会议中的控制工作以及会议后的执行工作等，以此来保证会议工作的顺利进行，提高各部门之间的沟通和协调效率，为企业发展战略及决策的制定提供基础保障。
参考文献：
[1]杨波.网络条件下行政机关会议管理研究[D].华南理工大学,2016.
[2]刘洪涛.区（县）级政府行政会议改革研究[D].山东大学,2011.
[3]符丽莉.行政机关会议管理研究[D].湖南大学,2006.
论文作者:耿春国
论文发表刊物:《电力设备》2018年第26期
论文发表时间:2019/1/17
标签：会议论文; 项目管理论文; 议题论文; 时间论文; 决议论文; 部门论文; 工作论文; 《电力设备》2018年第26期论文;