摘要：基建项目档案的管理是固定资产投资建设项目的重要载体，一直是档案管理工作的重点。本人就公司目前通过集团验收的基建项目档案管理工作的实践经验，对工作中存在的问题进行探讨，谈谈自己的一些体会和认识，以推进今后基建档案工作。
关键词：基建项目档案；存在问题；原因；思考
1.前言：
公司为了扩大生产能力，提高竞争力，相应的厂房车间、设备设施、技术改造等基建项目陆续投资兴建，在短则一年，长则几年的建设周期中，随着建设项目的纵深发展，基建项目档案也大量地产生。基建项目档案管理，是一项档案来源多元化的档案，涵盖了建设、勘察、设计、施工、监理等各单位的档案，贯穿于整个建设过程，是整个项目建设全过程的真实历史记录，是评价工程质量的主要依据，也正是由于项目档案的原始性，它又是今后项目投产运行、维修、改扩建等工作的重要依据。
2.目前公司基建项目档案管理实践过程中存在的问题
2.1档案人员没有参与到过程管理中
在整个项目的建设过程中，档案人员无论是开工到最后的竣工，都没有参与其中，进行全程的跟踪，也没有与各个参建单位进行接触，因而无法了解项目实施的进展情况，项目文件资料的接收处于被动状态，归才收，不归也没办法。在后期准备档案验收前才开始陆陆续续地“上门讨要”相关的资料，突击补全，归档的文件材料真实性以及质量难以保证。
2.2项目建设与项目档案收集不同步
依据档案管理的基本原则，档案管理与项目建设必须“三同步”，即项目初始阶段，项目实施过程中以及项目竣工阶段的档案工作与工程建设同步。在公司项目建设过程中，我们档案的收集工作明显滞后于项目建设的进程，以至于后期为了应付档案验收，不得不投入大量的人力物力来收集补充这些文件材料，造成了材料的缺失、漏归，对积累和收集工作难以控制。
2.3归档文件材料的质量不高
在整个基建项目档案文件材料的收集过程中，档案人员由于缺乏土建、设备、工艺等相关知识以及对档案的认识水平有限，对所接受的档案缺乏应有的判断力，收集上来的档案资料存在：施工文件记录不全，不完整，签章不完备，未中标单位资料未归，试验报告以及特种设备的许可证未见，竣工图的更改内容未在相关的图纸或文件中注明等等。
2.4档案中的复印件问题
接收归档的基建档案及设备档案中存在大量的复印件，如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复；另外，特种设备质量检验报告（验收记录、合格证等）在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项（环境影响、安全、职业卫生等）验收报告等复印件现象严重，影响了项目档案的质量。
2.5设备档案的完整性问题
项目建设中涉及进口设备的采购、涉外环节的合同资料由相关部门自己保管及归档。在项目验收中出现较多的问题是：建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。
3.问题产生的原因探究
一、档案意识的薄弱。我们在面对收上来的毫无逻辑排列的一堆材料面前，该检查的不检查，该清理的不清理，认为档案工作就是一堆资料的移交问题，导致基建项目档案管理盲目、混乱，验收检查时就会发现资料收集不齐全、文件内容缺失、组卷整理不规范。二、管理制度的问题，档案管理工作应该是一个前后衔接，连续划一的有机整体，部门与部门之间的衔接配合至关重要。在实际工作中，业务部门单纯的根据自身需要收集和保存积累资料，考虑自身的工作特点，图方便，对自己经常使用的合同、维修单、施工图纸等原件留在自己身边，把复印件归上来。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆三、管理比较分散，我们与之相关的部门有企划、财务、基建、采购、档案等多个部门，却存在着“多头”管理的问题，之间没有明确的隶属关系相互间独立收集资料，就该项目前期文件的收集而言，去了企划部去总经办，去基建室，三头跑下来，资料还是不齐，在整体上缺乏合作也出现相互职责推诿，从而造成重要资料的散失。四，档案人员的培养力度不够。以该项目资料的收集整理和案卷归档环节为例，我们都是非科班出身，在档案的接受管理过程中缺乏对资料正确性的判断。
4.如何才能够不断完善基建项目档案管理的思考
4.1做好项目实施前的准备工作。
项目工程开始阶段，档案人员必须从工程立项开始提前介入。在工程准备阶段，要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全。
4.2做好基建项目档案的收集工作。
基建档案的资料产生于施工过程现场，档案人员在收集材料之初应该积极主动地与各项目管理部门沟通，先了解该项目的规模，内容等，应该亲临现场收集资料，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料的过程中，必须注意资料的准确度，施工阶段形成的文字资料签证是否完备，重大施工节点的签字是否齐全，隐蔽工程记录是否详细准确等等。对不齐全的材料列出清单，对收集来的文件按文件产生的阶段做好预立卷的工作。
4.3做好基建项目档案的整理工作。
工程建设项目档案涉及到工程建设的方方面面，贯穿了工程建设的全过程。档案人员要熟练掌握文件材料的形成规律，要学会研读项目可行性研究报告、初步设计等。必须执行“施工资料中不允许出现复印件”的规定，归档的文件材料应当完整、准确、系统、有效。卷内文件材料的载体和书写应符合规范要求。严格按照《中国船舶工业固定资产投资项目竣工文件编制及档案整理规范》进行整理。坚持项目档案的收集、整理、归档工作与项目建设的立项、设计、施工等同步进行，两者同步有利于资料收集的完整和有效。
4.4做好基建项目档案的验收工作。
国家和各行业都明文规定：项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。作为项目档案管理工作的重要环节，在每一项工程质量验收时，档案人员要同时验收相关的档案，认真检查每一份归档文件材料是否满足验收归档的要求，尤其是修改的图纸，做到自己先预验收一边。对档案材料不齐全完整，案卷质量达不到要求的档案予以限时整改。
4.5做好对档案人员的业务培训工作
资料的齐全和案卷的质量都是考量一个专职档案人员业务水平的高低，决定着项目档案的通过验收的顺利与否。档案人员不仅要具备对工程项目档案的形成、收集范围、整编要求，移交时间、档案竣工验收的知识，还要具备在繁杂的原始资料中辨别出具有保存价值的档案内容，形成符合项目验收的可利用的项目档案。仅仅通过一两个项目的实践是远远达不到这些要求的。基建项目档案要想得到发展，就要加强档案人员的教育和培训。
5.结束语
总之，基建项目建设管理和档案管理是相互依存、互为因果关系。档案是项目建设质量的见证。这就要求我们档案工作者必须要有高度的事业心和责任感，要耐心细致，努力提高专业水平。随着社会的发展，在实际工作中，面对经常出现的新问题，新情况，如何做好这项工作，解决随时出现的问题，需要我们在工作实践中不断地探索，不断地创新。
参考文献：
[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略 机电兵船档案，2011（1）
[2]曹玲.论档案人员在建设项目工程档案管理中的作用 机电兵船档案，2015（4）
[3]梁宇菁.巫庆红.固定资产投资项目档案的管理，广船国际，2007（3）
论文作者:顾珺懿
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/22
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