突破时空界限的财务适时监控，本文主要内容关键词为：界限论文,时空论文,财务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在传统的财务管理模式下，财务监控是指财务部门及其人员通过有关财务制度和法规、财务政策、财务计划和财务控制标准等对财务活动及现金流转等进行监督和控制，以确保企业财务目标实现的管理活动。进入信息化时代，财务监控不是单纯使用某单一指标对财务活动进行机械的控制，而是将不同部门、不同性质、不同层次的与财务相关的业务活动过程进行综合的监督与控制。在信息化下，财务监控的要求有了很大的变化，它不仅要对企业内部资金流转的活动进行监控，而且要对企业的顾客、供应商的资金流进行协同控制。
一、信息化下企业财务监控的几个问题
进入21世纪，电子商务和供需链的集成形成了信息化，也成为企业管理理论界和实务界所关注的商务模式，它对财务管理和供需链管理产生了深刻的影响。然而，在我国企业财务管理中的财务监控仍落后于信息化的发展[1]。主要体现在：
(一)受时空的限制未形成支持财务适时监控的信息集成环境
在我国，大多数开展了信息化和管理信息化的企业，由于缺乏对信息化统一的总体设计和健全规范的管理基础，信息集成环境并未建立起来。企业的财务与业务之间无法实现有效的协同和一体化。这样，企业的各个部门之间、总公司与分支机构之间的信息未能共享，也就是每一部门是一个个的信息孤岛。目前，相当多的企业信息化还是停留在解决个别的、特殊的会计、财务和业务数据处理等结构化问题，很少从网络适时和实时监控角度来构思和设计，从本质上来说，这样的“信息化”只是停留在表面上的“信息化”，企业的整个管理架构和工作效果没有什么改变，实际上很多业务信息化是手工业务操作的“搬家”。因此，信息化节点企业之间还无法建立一个高度集成的信息化系统，无法实时准确地提供各节点企业经营活动相关的信息。信息通道的不通畅，信息传输的不够及时和迅速，使财务监控未能摆脱时间和空间的限制，财务监控的滞后和失效自然是难以避免了。
(二)传统的财务流程和财务信息无法满足财务实时监控的需要
在我国企业财务管理中传统的财务流程仍然占有相当地位。传统的财务流程和会计反映则存在一个致命的缺陷：它所反映的资金流信息往往滞后于实际业务发生。会计数据是在业务发生后滞后采集，而不是在业务发生时实时采集；会计数据的加工是对那些已经滞后采集的数据进行整理、汇总和重新表述；而会计信息系统的最后结果——财务报告也并不能被直接利用，而是要经过若干道程序才能到达使用者手中。这样的信息滞后反应的财务流无法同步跟踪资金流和业务流，财务经理根据这些信息所做出的财务监控也只能是事后的监控，“适时监控”根本不可能实现。如何改进这种落后的财务流程和信息流滞后就是财务经理面临的亟待解决的问题。
(三)采购活动的适时财务监控无法正常开展
信息化的企业采购环节是企业生产经营活动的起点和重要环节，采购成本的高低，直接影响到企业的成本高低和利润的多寡，并且限制了企业成本控制的空间大小。因此，财务监控首先应在采购环节上起到应有的监督、控制和合理调配资源的作用。但是在我国大多数企业中，采购部门、生产部门、仓管部门和财务部门的业务信息缺乏适时联系的渠道，这使财务部门与采购及仓管部门之间形成了一道道无形的隔阂。在信息化上，节点企业不知道有哪些供应商，各自质量如何，价格如何，供应商变更情况及原因，选择供应商的标准，采购频率如何，何时订货，何时需要多少采购资金等信息，这是采购部门的“秘密”，财务部门无法适时从正常途径获得，就无法实施对采购业务流和物流进行适时有效的控制。
(四)物流和库存管理的财务监控失灵
信息化的物流和库存管理被看做一种重要的业务。而传统的库存管理仅注重在库的存货管理，而对在途中流动的物流很少加以监控。原因比较简单，财务与仓库往往到月底采取数量相核对的做法进行对账，大规模盘点则一般在年底进行。而此间的库存管理则由于财务总监无法得到实时的信息而无从进行监控。对于许多企业来说，库存管理账账不相符、账实不相符是很“正常”的现象和不得不接受的事实。企业到底有多少库存?存货在仓库滞留了多长时间?哪些存货积压严重?哪些存货已变质或毁损?哪些存货控制不严?这些问题，财务经理无法确切地了解。
(五)销售和应收账款的监控缺乏力度
销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业全部经营活动的关键环节，销售业绩的好坏，直接影响到企业的生存和发展问题，而应收账款的管理又意味着销售能否转化为现实的资金和发展动力以及企业能否进一步扩大业务。因此，对销售和收款管理的财务监控同样要摆在重要的位置上来。如何制订销售计划并对其进行有效追踪与考核?如何制定合理的销售价格?如何管理应收账款?如何对客户进行严格的信用控制和及时地进行催账与对账?如何尽量避免企业的经营风险?这些都是财务监控应予关注的问题。然而我国国有企业，在手工或信息孤岛环境下，财务总监并不能及时获得有关客户信息和市场信息，财务部门所做的工作往往仅限于被动地进行事后反映销售活动和应收账款变动情况，而不是主动地发挥实时控制作用[2]。
从上面的分析，我们可以看出，在我国大多数企业中，即使很多企业都建立了基于因特网的信息系统，但由于管理思想理念的落后、业务之间不协同、财务与业务不协同、总分机构以及各部门之间有时还是一个个信息孤岛，财务总监无法获得实时动态的信息，使财务监控不力，更谈不上实时监控了，其结果必然是产生采购成本居高不下，物流资金和库存积压控制不力，资金回笼常出现困难等严峻问题。
二、解决问题的新观念：突破时空限制的适时财务监控
信息化的基础是计算机网络应用，它引起整个社会组织架构及有关制度安排的深刻变革。正如未来学家托夫勒在《权力的转移》一书中指出：“世界已经离开了依靠暴力与金钱控制的时代，而未来世界政治的魔方将掌握在拥有信息强权的人手中，他们会使用手中掌握的网络控制权、信息发布权。”可以说，互联网已经渗透到整个世界的每一个角落，并改变着整个经济社会的“游戏规则”——以知识技术为标志的“快鱼吃慢鱼”取代了以资本为标志的“大鱼吃小鱼”。
(一)信息化下的财务监控时空观
信息化的发展，电子交易和电子资金结算彻底地改变了传统交易和资金结算方式，其结果必然使企业各部门间资源配置进一步优化；通过外部联网改变着企业与上游企业、下游企业乃至一般顾客的沟通方式，从而改变着企业的生产管理和控制方式；通过国际互联网则使企业在全球范围内的信息交流和信息共享成为可能，为企业间的竞争提供一个全球性的舞台。
空间上，在信息化条件下，财务监控不受空间地域的限制，网络监控实现了包括远程资金安排、远程财务信息处理、远程审计等多种远程财务监控，使信息化节点企业间、企业内部各部门之间、企业总部与分支机构间的空间距离由物理距离几千公里或几万公里变成了鼠标的几十秒或几秒的光速距离。也可以实现实时信息整合，几乎不需要人工信息处理[3]。我国会计学者也认为互联网系统突破了空间限制，可通过远程报表、远程监控，使物理距离变成鼠标距离，使其管理能力能够轻易地延伸到全球的任何一个控制点[4]。因此，财务总监可以利用这些快捷功能，几乎可以零距离地对企业全部经营过程进行有效的财务监控，可谓“运筹帷幄之中，决胜于千里之外”。
在时间上，电子商务供需链下的网络会计信息系统可以实现与业务之间的同步实时信息处理，使会计核算从事后达到实时，从静态走向动态，实现对企业的一切活动进行在线管理。在实时的会计信息系统的支持下，财务总监将能够同步地对供需链上物流和资金流进行财务实时监控，并及时地对存在的问题适时做出相应的财务安排和解决[1]。
(二)突破业务部门的烟窗式管理模式，促进财务与业务的协同和一体化
财务与业务的协同包括：(1)财务与企业内部部门的协同，这是对企业全程业务的协同。企业内联网使财务和内部业务如购销链、生产管理、人力资源管理等融为一体，在这些业务流程中，产生的信息需要同资金流管理相协调，产生的信息经会计信息系统处理后反馈给业务系统，保证财务与业务协调一致。(2)财务与外部业务(如供应链)的协同，网上询价、网上招标、网上催账则是这种协同的体现。(3)财务与社会部门的协同，如网上报关、网上保险、网上报税等。通过企业外联网和国际互联网，可以将这些业务活动所产生的相关会计信息及时处理并予以反馈。
网络的出现突破了空间与时间的界限，使得财务可以跨越时空与业务同步，而财务与业务的协同，实现信息集成和实时财务监控。财务总监可以充分利用网络这一人类文明的伟大成果，对企业的生产经营活动进行全面的、动态的、有针对性的财务实时监控。
(三)财务监控的技术创新
财务监控要实时化，企业首先要引入新的管理理念和模式，实现企业管理方式上的创新。企业信息化的难点不是技术，也不是资金，而是管理思想的转变和观念的更新[5]。计算机和信息技术的发展，使曾经在工业时代创造辉煌业绩的管理理论如明日黄花，信息时代要求管理理念上的创新，依托于计算机和信息技术，一系列先进管理思想，从物料需求计划(MRP)、制造资源计划(MRPⅡ)，至企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)，乃至业务流程重组(BPR)，为网络时代企业提高效率，增强企业核心能力，起到了理论指导的作用。企业应该把脉网络时代管理思想的创新、发展与完善，从中国国情和本企业实际出发，从先进管理软件中消化和吸收其中的先进管理思想，不要让先进的管理软件迁就于落后的观念。
要实现财务实时监控，最终要落实到各自责任人身上。在决定财务实时监控能否实现、效果如何的诸多要素中，人是第一位的。因此，在企业内部培养一支能够适应网络环境先进技术的过硬人才队伍是至关重要的。企业中各部门的人员，如技术人员、管理人员、销售人员、采购人员、财务人员、仓管人员等，都是企业的信息使用者和信息输入者，他们的素质决定了财务实时监控的有效性。本文认为，必须走出以往单纯依靠信息技术人员的误区，全方位地认识到企业各类人员在企业信息系统中的作用，培养各类人员的信息意识和信息使用及处理的能力。对于不同层次、不同部门、不同岗位的人员的培养，应该是多层次、全方位而又各有侧重的。既使他们具有较为全面的信息应用技能，又能针对本职工作的信息处理有所精通。
对于财务总监而言，建立财务实时监控体系也对其提出了新的要求。财务总监应具备迅速接受新鲜事物的开放式思维，从计算机使用能力和信息处理能力两个方面来提高自己的计算机素养。此外，财务总监应培养一个强势的、相对独立的会计系统，同时，全面、全过程地参与企业管理，熟悉本企业业务。
三、适时财务监控的方法：控制点实时监控和中心实时监控相结合
经济全球化时代，环境瞬息万变，市场竞争激烈，企业规模日益扩大，而经营活动日趋复杂，一个企业每天所产生的业务信息数量极其巨大，种类复杂，信息大爆炸的趋势愈演愈烈。财务总监置身于信息的汪洋大海，要对这些实时信息所反映的企业经济活动进行实时监控，是一个十分庞大而艰辛的工程[4]。毕竟人的精力有限，如果所有这些信息全部传递给财务总监，由财务总监据以监控，则既不能及时处理(因为同一时间产生的信息数量是很大的，财务总监将忙于处理这些信息)，也无法保证财务监控的有效性和全面性。
(一)双层实时监控方法
笔者认为，在财务总监实时监控体系中，应采取控制点实时监控和中心实时监控结合的双层实时监控方法。
所谓控制点实时监控，是指根据企业环境、业务流程、管理模式的具体特点，对有关业务环节设置关键控制点，在关键控制点通过计算机系统设置相应的监控指标，由计算机实施对控制点的刚性监控。例如，企业的信用政策为90天，于是可以在销售子系统(销售部门)设置控制点，对账龄超过90天的客户，不允许再给赊销。这样，销售部门拟作销售时，须将客户信息输入系统，而系统会自动分析客户信用情况，将欠款账龄超过90天者硬性地阻止在销售对象范围之外。设置关键控制点，对相关业务流程进行刚性的实时监控，很大程度上减轻了财务总监的工作强度，并且其监控是行之有效的。作为财务总监，应根据本企业具体情况，对于那些易于把握、可以制度化、不需主观判断的业务环节，采取控制点实时监控方式，设置控制点及相应的控制指标。
中心实时监控，则是指财务总监根据各业务部门及财务部门传递的各种实时信息，按照一定的标准，运用职业判断，对相关业务进行财务实时监控并将相应处理予以反馈的过程。适时监控中心是将财务总监作为财务实时监控体系的中心。对于那些复杂、需要更多的其他数据支持和主观判断、控制点实时监控无法解决的业务环节，有关信息将传输给财务总监，由财务总监做出相应处理。中心实时监控，是在考虑了计算机刚性控制的局限性的前提下，运用财务总监的主观能动性，是一种柔性的监控。中心实时监控弥补了控制点实时监控的不足。
值得一提的是，控制点实时监控的实现，要求相关管理软件能够提供设置关键控制点和各种控制指标的功能，这是企业在选择软件时应注意的。关键控制点实时监控的结果，应生成报告信息传给财务总监备案。
控制点实时监控和中心实时监控相结合的双层实时监控方法，充分利用了计算机处理信息的高速性，又使人的主观能动性在财务实时监控中发挥主导作用，将有助于全面、有效地进行财务实时监控。
(二)财务适时监控系统框图
启用如图1所示的财务适时监控系统，其前提是企业已建立了信息化的环境，已培养出一支适应信息化网络环境的高素质的员工队伍，并依托于与业务流程重组相结合的ERP管理系统，进行业务数据处理和支持业务决策。
图1 财务适时监控系统框架图
图1所示框架图是对CFO适时监控的流程简述。在企业中，各个部门可充分利用ERP信息系统对每一业务或事件所产生的数据输入各自子系统，并经过所设置的关键控制点，各控制点按预先设定的标准进行刚性监控来完成业务操作监控。同时，将各业务的刚性监控的结果以报告形式反馈给CFO中心监控数据库备份。其次，将业务数据库的数据继续处理，并形成两个信息流分支，一个信息流分支按会计准则有关要求进行会计处理，生成实时会计信息提供给对外提供会计报表的报告中心；另一分支则把资金流数据、业务流数据按照责任考核和监控的需要进行处理有关数据并将处理的结果信息传输给CFO适时监控中心，由CFO根据相关标准和方法，运用职业判断进行“中心适时监控”，并将监控的结果反馈给各责任部门。
在CFO适时监控中心，还需要大量吸纳企业外部数据(包括宏观经济数据、供需链上下游企业的数据、最终顾客数据、债权人和其他利益相关者要求等)，通过一定的处理可作为监控中心的监控决策的依据，财务总监在反馈监控意见时可以很方便地查询和利用供应商、客户、银行等供应链环节和其他外部单位的有关信息，以帮助进行实时监控。
在CFO中心适时监控流程中，当业务(事件)发生时，相关实时信息首先由“事件接收器”接收。而同时，事件接收器的出口处可以设置信息过滤功能，以便滤去一些无用信息，减少财务总监办公室的工作量。信息经财务总监办公室处理后，反馈到各部门。
在财务总监实时监控体系中，还预留财务总监与总经理和董事会的信息通道，以便于就重大问题进行协商解决。
四、本文小结
在信息化环境下，必须突破时空限制，追求财务与业务控制协同和一体化以及财务控制技术革新，构建控制点适时监控和中心适时监控相结合的创新模式，以解决信息化下的财务监控存在的问题：(1)财务适时监控的信息匮乏；(2)财务流程不适应性；(3)业务管理与财务监控不相融合。
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