一、推广优秀案例前管理现状及存在问题
协议库存采购由于供货商、预计采购物资数量已经确定，需求单位可以随时提出需求，这样就导致了合同签订不能再固守固定的签订时间，而必须“随到随签”。
新形势下兼具合同签订与付款职责的合同管理部门在传统的由供应商发起的“被动型”付款方式中，因票据到达时间不固定造成无法按时完成付款，导致履约风险提高。
如何能够更加顺畅的完成协议库存合同签订工作，如何在合同签订环节上为工程抢时间，如何能够更加准确及时地进行款项支付，如何能够最大程度的保障企业利益降低履约风险等，成为合同管理部门领导不断思考的新问题。
二、主要做法
“五位一体”以业务流程管理为核心，以职责体系为保障，以制度、标准为准则，促进企业绩效提升。合同管理部通过明确岗位职责，理顺业务流程，加强制度理论学习，根据当前部门业务特点分析过往经验，总结出合同签订及结算环节中应该做什么（流程）、谁来做（岗位，也就是职责）、怎么做（制度）、做到什么程度（标准）、如何评价工作成果（考核），进而不断创新管理模式，使“五位一体”协同机制产生更直接的效益效率。
（一）优化合同签订流程，创新开展常态化签约模式。
在协议库存模式下的合同签约环节开展“常态化签约”，即将合同签订流程由批次集中签约优化为标准化、流水线、常态合同签约模式，将原1-2个月一个集中批次的合同签订周期变为供应商参与合同制作签约全流程的集中批次签订管理模式，在按要求采用合同标准范本、全面采用电子商务平台、技术协议免签的基础上，将合同制作和会签流程与供应商签约流程分离，分别进行管理封装，再通过供应商服务大厅实现一站式服务“窗口”常态化签约。
在将签订流程改为常态化签约的基础上，对合同的签订方式也进行了改进，按工程类型、供应商及结算需要等要素，在全面采用合同标准范本的基础上，采取“大、小合同”并行的签订方式。对有特殊管理要求的基建工程物资需求采用“小合同”的方式进行单独签订，即同一需求单位、同一供应商，在同一项目下需求签订一份供货单；农、配网等其他工程类型物资需求根据专业区分，先按供应商再按工程项目所属局分开的原则，将同一供应商、同一需求单位的供货单进行组合制作成一本“大合同”，即将原来零散的多份供货单，按照以上原则进行组合“成册”与供应商进行签订。这样能有效在合同总量不变的基础上，减少合同的签订数量，减少审批及盖章的流程，节省签约时间，提高签订效率。
（二）优化合同结算环节，创新实施主动计划型付款。
合同结算工作点多面广，涉及到合同、供应、财务多个业务环节以及物资、项目等多个单位。以往的付款流程是：货到工程现场验收合格后，供应商赴项目施工、监理、业主、物资供应等相关单位办理到货验收、“入库”手续，齐全后，送至供应商服务中心（大厅）办理结算。随着协议库存采购模式的广泛应用，由于涉及的物资往往价值低、规格琐碎复杂，且对应的工程数量也极其庞大，只靠供应商自行办理付款手续的方式严重拉长了支付周期，挫伤供应商积极性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆应对这种局面，对付款工作实施主动计划管理由过去传统的“被动型”付款管理模式转变为全新的“主动计划型”付款。
一是合同签订完成后，由合同结算人员整理出项目物资合同付款台帐，根据工程项目进度及合同条款主动把握付款节奏；二是由物资供应部门专人跟踪物资的到货、验收情况，到货后及时督促项目单位进行到货验收；三是通过电子商务平台、短信平台、电话通知等多种渠道主动通知供应商办理手续，递交发票，积极解决供应商办单、付款过程中的问题，对符合付款条件的合同及时纳入付款计划。
为实施主动计划型付款工作，需要对一些业务流程进行改进。一是对结算单据的交接与流转进行调整，物资供应单位统一召集项目单位、供应商在指定地点集中办理到货验收单、入库单等结算手续，减少供应商奔波次数，解决供应商找人难、签字难等困难；二是对耗费人力较多的五单（入库单、验收单、报账单、发票、合同）匹配、审查环节进行优化，通过信息系统自动校验多项审核内容，缩短审验时间；三是优化付款流程，在财务支付环节，将原付款模式下物资到货款支付时需逐笔报账再进行支付申请转变为报帐、支付一步批量快捷操作，减少支付时间。
实施主动计划型付款后，缩短了供应商款项支付周期，减少了资金申请占用时间，大幅提高了供应商的回款速度，增加了供应商合同执行的主动性和积极性。
三、具体案例分析
以2016年第3期协议库存采购供货单为例：按照原有模式，合同签订供货单数量为4404笔，但按照常态化签约的模式，在保持合同内容、条款和采购物资数量均不改变的情况下，采取“随到随签”，不仅无需集中召开签约会，按照“大小合同”签订的数量也减少为“大合同”538笔和“小合同”86笔，减少了合同签订数量，分解了工作强度，更大幅减少了盖章数量。合同盖章数量由原来的需要盖35232次，骤降至4992次，降低85%，用纸量从35300余张，下降至21200余张，节约用纸比例达40%，从需求提报到合同签订时间缩短到7-15天，极大地降低了工作强度，节约了签订时间，提高了合同签约效率，实现了绿色签约，更为协议物资的按时供应抢占先机，争取更多时间。
主动付款模式由于流程简明合理，大幅节省物力人工，即使面对很高的结算量，也能够高效低成本的完成付款流程。以2016年上半年为例，供货单付款量22.67亿元，共涉及了31109笔合同，创下了近年同期合同结算量的最高点。但即使在结算量最高的情况下，主动付款模式依旧可以圆满高效的完成付款任务计划。以上海的一家供应商为例，从2016年3月13日货到现场到4月20日其公司收到到货款仅用时38天。采用优化后的管理模式，以主动计划管理为抓手助力同业对标指标提升，进一步加强合同结算工作的及时性与准确性，取得了较好的成效。
四、工作成效
“五位一体”协同机制将各项业务工作具体化为标准业务流程，形成了分工明确的协同关系，解决了管理工作中流程不完善、职责不明确、协同不顺畅等问题，有效提高了管理效率和工作质量。
合同管理部通过采用因地制宜灵活的合同签订方式，在严格遵守国网公司物资合同管理制度的基础上，不断尝试不断创新，开发适合本单位实际情况的合同签订模式。整个合同管理流程的工作效率大幅提升，业务处理时间缩短、供应商响应迅速，不仅节省了时间成本，而且提升了需求侧的物资供应服务水平。在基于协议库存模式的合同管理体系顺利实施、平稳运行之后，协议库存物资需求计划从通过审核到物资配送到位，时间从90-120天缩短到45-55天，基于协议库存模式的合同管理体系取得了良好的实施效果。
全新的付款管理模式，在提高管理质量的同时，提升了供应商供货积极性。供应商从物资交货完成到收到货款平均用时52天，回款速度缩短了71%，促进了物资供应效率，也规避了不能按时付款带来的法律风险，为公司与供应商的和谐共赢和公司的企业形象做出了贡献。
论文作者:李静
论文发表刊物:《电力设备》2017年第8期
论文发表时间:2017/7/17
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