刘娅
湖南省地质测绘院 湖南
摘要：档案信息管理是一种科学且实用的管理手段。它的优势是对于信息的分门别类的管理，对于档案资源进行管理、处置以及将档案信息作为一种社会的资源进行整体的把控，提高全民利用的科学性和实效性。以前由于科学技术的限制，对于档案信息的管理主要还是依靠人为的管理、登记和查询。它的劣势就是在于浪费了大量的人力、物力、财力来对全部的档案信息进行管理，但是在查询和利用时，利用率却是相当低下的，档案信息的管理不是将它转化成为一种资源，而是占用和浪费大量的社会资源，这与档案信息管理的初衷完全是背道而驰的。因此，本文将主要阐述计算机网络技术的作用以及怎样在档案信息管理中应用这一先进的科学技术。
关键词：计算机网络技术；档案信息；管理
前言：二十世纪四十年代，在美国宾夕法尼亚大学诞生了世界上第一台计算机—埃尼阿克（ENIAC），它的诞生标志着人类由此进入了计算机科技时代。同样伴随着计算机诞生发展起来的还有计算机网络技术，计算机网络技术将其他的单个计算机紧密的联系在一起，全世界的计算机都可以通过计算机网络进行信息的交流和人与人之间的沟通，它的优势是其他手段达不到的高度和广度。计算机网络技术的发展对于人类的其他事业的发展起到了极大的促进作用，同样计算机网络技术的优势同样被利用到了档案的信息管理中。
前面主要讲到了传统的档案的信息管理是全部依靠人的思维和管理来对档案信息进行管理，同时它的弊端就是投资较大，利用率低是主要的弊端。以前的档案信息的管理主要方面是实体档案的管理，现在对于档案信息的管理主要是档案信息的管理。从实体档案到档案信息管理的转变，一方面是科学技术的发展和进步；另外一个方面主要是因为社会主义市场经济下，将档案信息的管理视为一种产业，它的高效利用对于社会来说就是一种经济效益，为档案信息的管理行业可以带来丰厚的利益，因此在计算机网络技术发展的今天，档案信息技术才在不断的发展变化。
一、计算机网络技术在档案信息管理中的重要性和必要性
在现代的档案信息管理中采用计算机网络技术的原因主要是网络技术的发展，尤其是计算机网络技术的发展，提供了坚实的利用基础；另外一个方面是档案信息管理自身的发展也需要利用现在的先进科技。
（一）计算机被人类发明出来的主要目的就是两个，一是科学计算，一是数据分析。那么这里主要讲一下计算机的数据分析功能，计算机这一强大的功能通过计算机网络技术能力最大化提高自身的优势，计算机网络技术的优势在于可以通过简单的命令，迅速的搜到需要的信息。同时计算机网络技术的优势在于搜索快捷、信息准确、成本低廉、存储的容量大、信息的保密性较高等，这些优势的都使得当今的档案的信息的管理主要采用了这一项先进的技术，同时现在的主流的档案的信息管理还是人工的管理或者是半人工状态。所以，现如今采用这一先进的科技技术可以说应用的前景还是广大的，因此在档案的信息的管理中采用计算机网络技术是非常有必要的。
（二）过去的档案主要是纸质的档案，它的劣势在于容易损坏和伪造。对于用人单位来说是一种欺骗行为，同样对于拥有正规手续的人来说是非常不公平的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第二个方面，过去的档案主要是对公单位中需要，其他的私营或者外资企业中对人才的档案的管理不是那么看重，但是随着越来越多的高等人才进入非公企业中，这些非公企业对人才的档案也是越来越关注了，因此档案的信息的管理的需求量也在逐渐增加，因此新型的信息管理技术也在不断的研发，其中计算机网络技术就是一种科学实用的管理手段，因此在档案的信息的管理中采用计算机网络技术是大势所趋。
二、计算机网络技术在档案信息管理中的主要的功能
（一）计算机网络技术在档案信息管理中的数字化功能。在档案的信息的管理中主要是要对各种南辕北辙的信息进行不同的管理，这些信息中如果仅是简单的计算功能，那么就还达不到档案的高效的信息管理。举一个简单的例子，在高校中对于学生的管理系统中的基本情况就是管理的人数基数大，同时信息量的差异较大，大一、大二、大三、大四的档案信息全部不相同，同时男、女生的档案信息又不同，成绩优秀的，成绩中等的，成绩较差的他们自身，每一个人的信息也是不相同的。因此对于这些数据怎样登记入册并且不出现问题就是每一个档案管理人的必须要思考的问题。大学是这样一种情况，同样在其他的组织结构中，怎样的档案信息管理才是比较好的呢？因此采用计算机网络技术来对档案信息进行管理，发挥计算机网络技术的数字化的优势，经过计算机网络的快速的保存、查询、修改，对最初的信息进行数字化的分类、筛选、分析、归类等，这样就大大的提高档案信息的管理的效率，同时档案信息的利用率也被大大提高了。
（二）计算机网络技术在档案信息管理中的自动化功能。在档案的信息管理中主要是信息的种类繁多，并且前面提到了数据需要分门别类的进行分析处理，怎样高效正确的处理呢？这就是么一个档案管理人需要做到的基本要去。同样举个简单例子，计算机和计算器最大的区别在哪里了？计算机专业的同仁一定回答积水存储控制程序，用简答的话来说就是在数据导入系统之后，是否还需要人来继续输入命令进行工作和执行。计算机网络技术的优势就是预先做好程序或者是命令，简单的数据导入之后就会按照预先的设计，自动地进行档案数据信息的管理，人在其中的需要做的是非常少的或者说是简单的操作就完成了，不需要过多的操作。同时可以根据预先给定的逻辑程序，对档案的资源进行各种处理，这就是计算机网络技术在档案信息管理中的自动化功能。
（三）计算机网络技术在档案信息管理中的通信技术功能。档案的信息由于是通过计算机网络技术将不同计算机相连，同时在进行档案信息检索时运用现代的计算机网络技术，可以实现异地的登陆，实时的查询，智能网的检索，同时在传输信息时由于采用了加密的手段，使得信息的使用和管理更加安全和高效。同时档案信息的存储和被访问时内网大部分采用了用户加密码的方式，大大提高了档案信息的保密性、可用性、完整性。
三、计算机网络技术在档案信息管理中的重要环节
（一）档案信息来源的收集 上面千条线，下面一根针是绝对可以形容档案信息管理工作的。档案信息的管理必须重视档案信息源的收集，毕竟在档案来到进行信息化管理之前的档案信息的内容和形式是多种多样的，要经过收集开始、整理、分析、录入、归档等环节，同时这时还需要考虑硬件的条件，比如内存、图文转化等，以及软件的考虑，包括不同系统之间的档案信息的管理、传输等问题，都是作为档案信息管理者需要考虑的问题，同时由于档案的信息管理是一个发展变化的过程，因此需要对整个计算机网络技术在档案信息的管理中做一个长远的规划，避免突然的系统突然的升级或者改变，对档案信息的管理造成问题。
（二）档案信息的管理应当利用好计算机网络技术 特别是重视对计算机网络技术的建设，档案的信息管理是一项系统的工程主要包括的内容有系统软件的总体的开发，软件的开发，档案的数据化录入等。
综上所述，档案的信息管理是根据时代发展的根本需要，从不同的阶段进行不同的档案信息的管理。其中应当做好信息的录入和信息的分类，根据不同需求从不同的方面整体管理，最终实现在科技状态下档案的信息化。
参考文献：
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[3]杨倩；基于计算机网络的研究性学习模式的研究[D]；扬州大学；2009
作者简介：
刘娅，1976-，女，湖南衡阳人，工程师，硕士。
论文作者:刘娅
论文发表刊物:《基层建设》2015年20期供稿
论文发表时间:2016/3/23
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