新时期档案馆信息服务模式研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,信息服务论文,新时期论文,模式论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
摘要 本文试图在对档案馆传统服务模式进行审视与反思的基础上，寻求新时期适合于我国国情的档案信息服务的最佳模式。
关键词 档案馆 信息服务 模式
档案馆是人类社会发展到一定阶段的产物。作为社会结构的有机组成部分，它的生存和发展是以社会对它的需要为前提，无不受到社会发展特别是经济发展的影响和制约。改革开放以来，中国社会正在进入一个崭新的历史发展时期。市场经济体制的确立和社会信息化程度的普遍增强使整个社会发生了广泛而深刻的变化。在这种新的社会形势下，作为国家信息系统重要组成部分的档案馆应如何适应时代的需要，提供与社会发展水平相适应的高品位服务，这是我国档案馆（学）界面临的时代课题。本文试图在对档案馆传统服务模式进行审视和反思的基础上，寻求新时期适合于我国国情的档案信息服务的最佳模式。
一、对档案馆传统服务模式的审视与反思
1、以基层档案机构为基础建立的微观档案资源体系属单纯、 封闭的系统，信息来源覆盖率低，信息种类少。
2、信息加工方式基本上停留在对档案文献外部特征的描述上， 广度与深度不够。
3、服务职能被定格在“开放阅览室”、 为读者来馆服务的基调上，服务渠道少，信息传递低效。
4、服务方式习惯于等客上门，你来我借，你走我闲， 对市场的动态需求缺乏了解。
5、自动化起步慢，信息利用率低。
上述情况表明，档案馆传统服务模式属被动、封闭系统，已经难以适应当代科学技术与经济发展的需要，难以适应当代文献信息的发展特征，也难以适应用户对档案信息多样性、专指性与及时性的需求。面对新的社会环境与市场需求特点，我们必须十分清醒地认识到档案馆确立新的信息服务模式的必要性，以明确自己和社会需要之间的联系。
二、新时期档案馆信息服务模式构想
1、新模式的建立和选择应遵循的原则
恩格斯曾经说过：“经济上的需要曾经是，而且越来越是对自然界认识和发展的主要动力。”中国正在实现着从计划经济向市场经济的转换，这是目前中国现代化进程的关键所在。健全的市场秩序和市场功能，需要相应的信息手段和资源，需要大量的及时准确的信息为之服务。因此，新模式的建立和选择应遵循的原则首先就是服务市场经济，参与市场经济，要确认档案在市场经济中的地位和作用，并据此来明确、调整档案信息服务的方向、目标。随着市场经济体制下现代企业制度改革的实现，企业将成为信息服务界抢占的目标和竞争的焦点，因此，面向企业服务将成为档案馆信息服务的发展重点和未来的发展方向。
其次，由于科学技术发展带来的信息革命的冲击，使社会信息化趋势越来越明显。目前信息技术已被广泛应用于各种社会活动领域，以信息技术作为主要手段，广泛开发、利用各种信息资源，以促进经济发展及社会进步已成为不可逆转的发展趋势。我国的文献信息计算机开发服务系统研究虽然起步较晚，但发展迅速。到目前为止，全国已有50多个城市开展了国际联机检索业务，可以检索英、美、法、意大利、瑞士等10个系统的600多个数据库的数亿条信息记录，包括了全世界2／3 以上的文件和信息。为了加快新技术在信息服务领域的应用，我国正在实现以下新技术应用目标：
（1 ）将情报系统拥有的主要主机通过公用数据网和电话网联成信息服务网络；
（2）网络中可联机检索的数据库将达200万个记录，西文库3000万个记录；
（3）联机用户终端600余个，覆盖全国主要城市；
（4）大力发展电子邮政、文件传输等新型情报服务。
很显然，上述目标的实现，我国信息服务模式和效果必然发生显著变化。档案馆是国家信息系统的重要组成部分，因此，其服务模式的定位与发展必须与当代信息科学和信息技术的发展步伐与节奏合拍。
第三，新模式应采用和借鉴一切可以促进档案信息服务的先进成果。尤其是目前各种信息咨询业和文献信息产业已在我国迅速兴起，它们在信息的收集、处理、服务方面颇具特色，移植、借鉴同行业的经验、做法，对于改善档案信息服务工作的内部管理和外部服务环境，对于提高档案馆的市场占有率大有埤益。
2、新模式的基本框架结构
上述模式表达了新时期档案馆信息服务的基本思路。它的中心内容就是以市场为导向，从满足利用者的角度出发，通过一系列程序将利用者的需求转变为档案馆信息服务要达到的目标。为提高模式的操作性，下面对其中的主要环节作进一步的考察与分析。
（1）用户需求调研
从信息与用户的需求关系而言，任何信息都是为了满足特定用户的需要而产生的，任何用户又作为信息的生产者而存在，可以说，没有用户需求就没有信息，它构成信息服务活动的主要矛盾方面。因此，以经济建设为中心，广泛开展档案信息需求的预测和调查，分析用户需求，是新模式中首要的一环。通过调研活动，不仅可以了解用户需求信息，从而界定档案馆的服务目标，制定服务计划，更重要的是可与重点用户建立长期稳定的合作关系，逐步形成联系稳固的用户群，开辟自己的服务市场。市场经济条件下，企业是生产的主战场，是科技发展的主体，也是使用信息的主体，特别是随着建立现代化企业制度改革的开展，档案将充当重要角色。因此，档案馆应深入生产第一线，到企业、工厂中去，宣传档案馆的作用，了解企业的信息需求，积极提供有关信息为企业的生产和建设服务。
（2）档案馆资源分析与建设
档案馆资源分析与建设是指对档案馆馆藏资源、设备资源进行具体分析和合理建设；对档案馆人才队伍进行合理化建设。
馆藏资源是档案馆开展信息服务活动的基础，没有馆藏，服务活动就失去了依托，等于“无米之炊”。因此，档案馆开展信息服务，首先要根据本馆的性质、任务及服务对象，有针对性地进行信息的收集、积累，使信息在数量、种类、结构等方面与用户需求达到一定的耦合程序。市场经济条件下，由于用户需求复杂多样，使信息利用、收藏的选择范围扩大，特种文献类型及科技、经济类信息倍受重视，这和档案馆长期以来形成的馆藏特点极不协调。因此，在构建新的服务模式时，改变馆藏内容贫乏、结构单一、家底薄弱的现状是至关重要的。根据当前社会信息需求特点，特别是为满足企业的清产核资、界定产权、清理债权债务、股份制改造以及国内的技术贸易、国外的技术引进等活动的信息需求，档案馆应对传统的信息存储取向作大幅度调整，要加大工矿企业、财政金融、信贷、保险、技术监督、工商、海关、科技等与经济运行密切相关部门档案的入藏量。为解决馆藏档案信息滞后问题，应把视野延伸到档案室以及其它信息部门，要适当加大经济、科技类报刊、图书、资料的收集入藏，实行档案、图书、情报资源的共同开发。
设备资源建设在现代信息服务活动中与文献资源建设具有同等重要的作用。先进的技术设备不仅能够提高人们获取信息的速度，而且可以极大地提高信息资源开发的广度和深度。目前很多信息服务机构中的联机检索、联机馆际互借、全文数据库服务、光盘文献服务、计算机参考咨询服务等都是现代技术应用的结果。毫无疑问，大力发展通讯设施及现代化设备，努力探索现代化服务方式，是发展档案信息服务工作，提高档案信息服务水平的必由之路。然而，现代化设备的应用是以档案管理业务与技术的标准化为基础的，因此，当务之急是尽快研究对策，加速和推进档案工作标准化进程。
人才资源在档案信息服务活动中起关键作用。俗话说，“解决问题靠找人”，档案馆有了人才，任何难题都能迎刃而解。档案馆资源配置就是要将硬件与软件结合起来，充分发挥人的主观能动性。鉴于我国档案馆专业人才队伍虽已初具规模，但与目前服务工作的要求相比，无论在观念、意识，还是在经验、能力以及结构上都还存在着一定的差距，还需要进一步充实、提高。一方面要进一步拓展人才来源渠道，在不断加强科技人员力量的同时，适当增加经济、法律、金融、外贸及具有一定社会活动能力和经营管理能力的人才，另一方面要投入一定的资金，对现有人员进行有针对性的培训，努力提高现有人员的知识素质和业务能力。档案馆专业人员都应成为情报专家、主题专家，都应具备有问答和有答必中的能力。
（3）档案信息的加工与传输
档案信息的加工与传输是指在用户需求调研和资源分析与建设的基础上，档案馆服务人员为开发档案信息资源，满足用户需求，经过创造性的思维劳动、编辑加工和印刷出版等活动将档案制成信息产品后，主动地、有针对性地、形式多样地传递给用户使用的过程。这是新模式的中心环节，也是检验模式功能是否完善的标志。为体现全方位、多功能的特点，新模式中的信息加工与传输包括层次不断深化的五个方面：
A.信息基础服务。以社会需求为出发点，通过日常借阅、复制、检索等形式向社会提供一、二次文献服务。档案信息基础服务历来是档案馆信息服务工作的重点，是档案馆服务职能的重要体现，这一点无论何时都不能动摇。档案馆服务人员应在充分了解馆藏的基础上，将分散在档案中的实用性强、价值高的信息提取出来，并做好基础加工工作，要重视目录及汇编的编写工作，要制订并完善各项借阅制度，创造良好的阅读环境，尽最大的努力把基础服务工作搞好。
B.信息报导服务。是指主动向领导层和企事业单位提供信息文摘、报刊，把来自档案及其它信息源中的有关经验性、借鉴性和参考性、依据性信息提取出来作摘要报导。这是目前值得推广的快速传递信息的有效方法。特别是面向企业提供国家政策、行业经验、市场环境、产品制造的新技术、新工艺以及新材料的发展趋势、消费者和消费行为信息、竞争者的数量及分布情况等企业日常生产管理、市场营销、决策支持所需要的信息资料汇编，更具有广阔的前景和市场。
C.信息咨询服务。是指针对用户提出的疑难问题，利用各种参考工具、检索工具及有关档案、资料等，进行综合性分析或增值处理，通过个别解答问题的方式，向用户提供有关信息的一种服务方式。包括参考咨询服务、进展中科研情报咨询服务、最新情报咨询服务，以及各种课题、专题单向与多向、主动与被动咨询服务。咨询服务是以强大的信源作为后盾的，单个馆藏无力完成。因此，档案馆应充分发挥集体力量，走合作咨询的道路，要充分利用现代化设备进行联网服务，形成规模效益。
D.信息跟踪服务。是指档案馆服务人员主动伸入到用户有关科研、管理和生产决策等课题的攻关和研究环节中去，根据课题需要进行档案信息的专供服务，直到课题完成或某个关键性问题得以解决。信息跟踪服务由于包含了服务人员与信息用户更多的交流与沟通，有些甚至直接介入到用户智力、思维活动的领地中，因而无论是在信息输出的方式内容上，还是在满足需要的程度上更有效，更能圆满地完成服务过程。跟踪服务的关键是掌握课题的研究动态及其进展情况，每一阶段需要提供何种信息服务等。
E.信息调研与分析服务。是指针对社会信息需求或既定任务，对有关的信息源进行调查研究、系统收集、实地考察，然后加以分析、判断、综合、归纳，并将研究成果以综述、概述、进展报告、调研报告、预测报告、分析报告等形式编写出来，提供给决策部门和研究人员参考。信息调研与分析服务属深层次的信息服务，它所提供的是一种创造性的再生信息，具有学术性、专业性、政策性强的特点，对于科研、生产、决策有很高的实用和学术价值。例如就企业生产经营、投资开发、市场拓展等方面问题开展市场调查，向企业提供社会问题系列研究报告、竞争对手情况的跟踪档案、投资论证报告、企业特种产品和技术的市场或技术动态等。
（4）服务信息反馈及评估
档案馆通过各种途径将信息传递给用户后，服务活动并没有结束，为了了解服务行为、服务项目、信息产品在一般服务活动和市场交换活动中的效果，还需要做好信息的反馈与评估工作，通过收集、整理、分析各种反馈信息，及时调整服务策略，提高服务水平。反馈方法对于新模式的运行十分重要，档案馆应建立专门的反馈信息处理工作制度，疏通各种反馈渠道，并要根据服务内容建立相应的评估指标体系。
以上对新时期档案馆信息服务模式进行了分析，从中我们看到了模式的要点以及它们之间的关系。与传统模式比较，新模式的最大特点是承认并接受以用户为中心进行全部服务活动，从而使档案馆的服务重心转移到了以经济建设为中心的轨道上来。在服务方式和内容上，新模式也一改传统的“卷”、“件”概念，强调档案信息的开发利用。尽管各档案馆不同，信息服务内容也各有差异，但模式本身具有稳定性，它作为一种指导思想、工作过程，反映了档案馆信息服务活动的客观规律，只要我们按照模式中所规定的程序操作，就能取得理想的业绩。
注释：
〔1〕《马恩选集》，第4卷，第484页。
〔2〕严星等《论企业信息化服务的运作》，《情报学报》， 1996年第4期。
〔3〕中国档案学会档案馆学术委员会， 《档案馆学术研究近期发展述要》，《档案学研究》，1996年第1期。
〔4〕李国庆《企业改革对企业档案工作的影响及对策》， 《北京档案》，1996年第1期。
〔5 〕辛希孟《用户需求及社会变革对文献情报服务工作的影响》，《北京图书馆馆刊》，1994年第1期。