山东省临沂市交通运输局罗庄分局 山东临沂 276012
摘要：随着信息经济时代的到来，我国对基层事业单位的档案管理提出了更高的要求，如何实现基层档案管理的现代化，加强档案管理工作值得思考。本文就基层事业单位实现档案现代化管理的重要意义进行了分析，并提出了实现档案管理现代化的具体策略。
关键词：基层事业单位；档案管理；现代化
引言
随着信息时代不断发展，对档案管理工作提出了更高的要求。一方面，信息时代背景下，各类档案信息数量激增，传统的纸质档案无法满足现代档案管理工作的实际需求；另一方面，计算机等现代设备的应用，从根本上改变了传统的档案管理模式，提高了档案管理的工作效率，对传统档案管理模式造成了巨大冲击。因此，如何对传统档案管理模式进行调整，实现现代化的档案管理，成为各基层事业单位关注的重点课题。
1 档案管理现代化内涵及要求
1.1档案管理的无纸化、虚拟化
随着计算机技术水平的提升，文字具有多样化的保存形式。依托信息技术和互联网技术，文字储存中无纸化方式更加常见，传统的纸质媒介管理方式将慢慢退出历史舞台。快速发展的信息技术让档案管理更加便捷。不仅如此，在互联网技术的辅助下，把档案资源链接网络，深化资源利用，丰富资源形式，虚拟化的档案管理为其显著特征也是今后发展的趋势。
1.2档案管理的缩微化、数字化
当前摄影技术获得极大的发展，人们逐渐意识到数码技术、微缩技术等的重要性，这也为基层事业单位档案管理工作的现代化提供技术支撑。综合运用上述两种技术可以变传统纸质档案为电子档案，然后在缩微摄影技术的辅助下变为电子文件，由于其占用内存较小，因此可以大量并方便的保存，从根本上改变了传统档案管理大量使用空间的现状，也避免了纸质档案防腐、防蛀等等问题的困扰，提升其使用时长。
1.3档案管理的社会化、市场化
作为全社会发展丰富经验的保存者和知识库，档案资料在社会发展过程中扮演着重要的角色，具有较高的应用价值，是不可多得的珍贵材料。社会化档案资源进行市场化运作能够激发人们档案保护的意识和水平，共享完善档案管理机制，可以对其价值深化开发，把其作用最大限度的发挥，为经济的发展提供较强的借鉴意义。
2 事业单位档案管理的主要问题
2.1缺乏科学的档案管理制度
当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。首先，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一，事业单位档案管理方式方法随意，浪费查询时间且工作成本较高。其次，档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度，制约了档案作用的发挥，没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三，档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。
2.2档案利用率相对较低
事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。
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2.3档案资料有效利用率低
尽管在基层事业单位发展改革过程中，档案管理工作发挥着重要的作用，可以从以往的经验中总结出未来发展的指导，提高事业单位的综合效益，但由于长期的思想误区影响，多数档案资料仍得不到有效的利用。
2.4人员专业素质不足
随着档案管理不断趋向现代化发展，对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，除基础的档案管理知识技能外，档案管理人员还需掌握相应的计算机使用技能。由于档案管理工作较为平凡，很少有综合性专业人才选择这项工作，尤其缺乏年轻的综合性人才，相应限制了档案管理工作的良性发展。
3 基层事业单位现代化管理策略
3.1转变档案管理观念
当前形势下，我国的基层事业单位普遍存在不重视档案管理的现象，并且关于档案管理的观念也非常陈旧封闭，面对经济信息时代的到来，各单位应当主动创新档案管理观念，坚持与时俱进，不断变革，充分利用现代信息技术，对现有检索系统进行优化与完善，结合工作实际情况，利用相关软件或系统管理平台对单位档案进行整理归类，实现档案管理的自动化，并对其进行统计与开发，节省档案管理时间，提高工作效率，让基层事业单位的档案管理能够适应经济形势的发展，不断提高自身的档案管理水平。
3.2大力加强档案标准化管理
现代化管理一定是非常规范化的管理，因此基层事业单位要想实现档案管理现代化，就必须对档案实行标准化管理。众所周知，现代化管理离不开高科技和现代管理理念支撑，因此基层事业单位档案管理必须依靠一定的标准，即要求在单位内部必须形成完整的、系统的档案管理体系。所以，我国各级基层事业单位应当尽快实现档案的标准化管理，将标准化理念融入档案管理工作的始终，为实现整个单位现代化管理奠定基础。当前，依然存在部分基层事业单位在实际工作当中过度强调单位的运营性质，忽视档案管理工作，没有制定相关的规章制度，档案工作无法可依，内部职责权限划分不清楚，严重阻碍了档案事业的快速发展。面对上述情况，我国的基层事业单位应当主动制定相关准则，并严格要求单位内部人员执行制度，预防上述现象的发生，为实现单位内部的档案管理现代化而努力。
3.3提升档案服务工作水平
以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。
3.4完善软件和硬件建设环境
各基层事业单位可以根据实际工作范畴建设内部的档案管理系统，让各个部门的档案能够通过网络平台迅速安全地传输到档案管理中心，再由档案人员进行统一的整理、归类、编号、保存和鉴定等工作，可以确保档案的及时性、真实性和准确性。此外，还应当选择兼容性及稳定性均比较好的管理软件，单位内部各部门及统计基层最好选用相同的管理软件，以实现档案管理的标准化和规范化，提高电子档案的质量。
结束语
对档案进行科学的现代化管理，是促进基层事业单位进一步发展的重要保障。因此，基层事业单位应当创新档案管理理念与管理制度，采用先进的档案管理方法来提高档案保存、检索、利用等效率。本文对档案管理现代化进行了解释，并且对基层事业单位档案管理中存在的问题提出了几点实现档案管理现代化的措施，以期能够为基层事业单位档案管理提供一点参考作用。
参考文献
[1]陈硕.浅议基层事业单位档案管理现代化策略[J].办公室业务.2016(10).
[2]吕显伟.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].办公室业务.2016(13).
[3]周霞.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].办公室业务.2017(05).
论文作者:刘文杰
论文发表刊物:《基层建设》2017年第25期
论文发表时间:2017/11/27
标签：档案论文; 档案管理论文; 事业单位论文; 基层论文; 管理工作论文; 工作论文; 单位论文; 《基层建设》2017年第25期论文;