中铁一局集团建筑安装工程有限公司 陕西西安 710054
摘要：项目档案资料是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是工程建设、管理、运行、维护、改(扩)建等工作的直接依据和参考材料，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。项目竣工资料作为工程档案的重要组成部分，其重要的地位同样不容忽视。真实、详细的竣工资料是工程的直接反映，为审计、纪检和司法机关提供可靠依靠，促进了社会主义物质文明和精神文明协调发展，为国家和社会创造经济效益和社会效益。
关键词：铁路工程；竣工资料；编制；移交；
竣工资料是指在工程项目建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有利用、保存价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及铁路设备养护、维护及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。
一、竣工资料编制内容
竣工资料的整理就是在对应归档的文件材料、图表、声像等资料在完整收集整理的基础上，通过科学的筛选、系统的整理、编目将其内容和成份确切揭示出来的一项工作。竣工资料整理的关键在于程序优化，遵循项目技术文件材料的形成规律。
1.技术文件资料：文件资料、施工图纸按立项、设计、施工、竣工四个阶段分类划分，对设计、施工、竣工阶段的技术文字材料、图表等先按单项工程分开，应按照技术文件材料的自然形成规律，进行有次序有联系的排列。
2.竣工图纸：是重要的技术竣工资料，竣工图必须与实际情况相符。编制竣工图必须在施工过程中及时做好隐蔽工程的检验记录，整理好设计变更文件，以确保竣工图的质量。
3.工程照片：应以本项目的建设活动为主，选用具有查考价值的照片归档，尤其是具有首次历史意义的照片资料。文字说明一般要简短明了，不超过200个字，内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影等六要素。
4.收集整理工作完成后，根据文件材料、图表、图纸的多少组成若干个保管单位，每个保管单位不宜太厚，一般不超过20mm，但在特殊情况下，为保持资料的完整性，有的可以稍微超出一点。编目工程内容分为编制页号，卷内目录、案卷目录、备考表、竣工资料号、案卷封面等。
二、竣工资料编制要求
1.建设单位在开工前根据项目规模对项目施工过程中产生的文字材料规定详细的归档范围和内容，开工后在第一时间按照接管单位竣工资料部门的要求，成立专门的机构，指定专人负责，监督、指导、组织各参建单位做好文件材料的形成与积累工作。
2.各施工单位要规定将这项工作纳入到施工技术管理工作中，并在各级技术管理部门都应有专人负责，同时各单项工程的技术负责人要将形成的各种检查证、试验报告、原材料出厂合格证等原始纪录按照工程项目的内容分门别类放置，以防文件材料的散失与损坏并随时接受各级相关部门的指导与检查。
3.建设项目在办理竣工验收前施工单位就应编制好已完工程的全部竣工资料，并须保证达到相关部门的验收标准并有足够的份数，经初验工作组审查确认其达到齐全、完整、准确的要求后送接管单位并按照相关规定送各级竣工资料部门归档。
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三、铁路建设单位档案的特点及其管理现状
1.工程建设期、使用期较长,档案收集难度大。一项工程从立项审批、勘察设计、施工建设、竣工验到后期使用，建设期往往需要几年的时间，而使用期达到几十年，甚至上百年，无形中增加了档案的收集难度，容易造成档案的遗失、不完整、缺漏、失真，给档案工作造成无法挽回的损失。这也是铁路建设项目档案存在的一个普遍问题，收集环节的短板，给今后各方面有效利用档案造成了困难。
2.档案内容涉及面广。一个项目档案的形成涉及到政府部门的审批、设计部门的论证设计、施工单位的建设、监理单位的监理、质检部门的质量评定等。由于参建单位的性质不同，它所要求的档案内容也不尽相同，施工单位必须根据各方要求准备几套资料进行移交，这势必给施工方带来麻烦。如何将方方面面的内容在档案中体现出来就成为搞好档案管理工作的的关键。
四、铁路建设工程项目竣工资料的移交
1.竣工资料移交程序。（1）工程竣工资料编制完毕，由监理单位确认完整、准确后，向建设单位提出初验申请，并按要求填写竣工资料初验申请表。（2）在办理工程验收之前30天，由建设单位协调组织，质量监督部门、监理单位、竣工资料接管部门组成验收小组。确认竣工资料齐全、完整、准确后，统一编号、统一移交。（3）各分包单位须将文件资料按归档要求进行整理，并在法律签署完备后交总包单位汇总，统一组卷，由总包单位进行统一排序并编排流水号。（4）向铁路部门移交竣工资料，应全部为底图，符合标准后装入底图简，移交目录、卷内目录放置底图简外。（5）向城建部门移交的竣工文件应按照工程所属城建的标准及归档要求进行编制，由建设单位组织移交。（6）因特殊原因导致不能按规定时间移交的工程，施工单位应以表格的形式上报建设单位、竣工资料接收单位，同时注明未完工程名称、位置、未完工量、预计完成时间。（7）施工单位的竣工资料应在整体工程验收前60天，向各级竣工资料管理部门进行移交后，将接收回执返回建设单位。（8）竣工资料移交程序为：监理单位对所辖施工单位的竣工资料进行检验，确认无误(签章)→维修使用、接管单位移交(签章)→各相关单位竣工资料移交(签章)→铁路部门竣工资料移交(签章)→城建竣工资料移交(签章)→竣工资料移交证明书(原件)→工程竣工报告(原件)、移交目录，一式3份向建设单位移交。
2.竣工资料移交要求。（1）移交工作列入招投标文件。建设工程招标时即将施工竣工资料的移交列入招标文件，作为招标的一个条件，在投标文件中明确归档方案，收集整理移交的措施。中标的施工单位须把竣工资料移交的押金交财务处，竣工资料完整归档后方可退还押金，从而取得竣工资料管理的主动权。（2）移交工作的质量监督体系建立。建设工程项目竣工资料工作是整个建设项目管理的重要组成部分，也是监理工作的一项重要内容，监理单位要对竣工资料原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控，确保原始材料的真实可靠。在施工过程中，建立建设工程竣工资料的质量评估体系，并将竣工资料材料列入质量评估中，在工程竣工验收时，竣工资料材料的完整情况也作为验收的标准。（3）分段移交模式的运用。建设工程的竣工资料可以分段移交，尤其是周期很长的大型工程，更应分期移交，否则时间过长竣工资料整理归档很困难。基建部门可按照工程的分段情况移交竣工资料，有的项目即使某方面的验收未通过，也可以先归档。建设部门如需要使用已归档的资料，可以利用竣工资料的形式再拿回来使用，这样既解决了大型工程竣工资料保存困难的问题，也保证了工程中对原始资料的查阅利用。
总之，铁路建设项目竣工资料是科技竣工资料的重要组成部分，竣工资料的编制和移交不单纯是简单的资料竣工资料的管理，它需要资料管理员有相关的的业务知识能力。资料的完整与移交既能保证技术资料的完整，同时也对工程的施工质量起到了反监控作用。只有认识到竣工资料的编制和移交工作的重要性，才能针对施工工序编制切实可行的控制和管理方案，从而对工程质量起到了积极的保证。
参考文献：
［1］张敏芳.浅析铁路竣工资料编制和归档的要求及方法.2018.
［2］孙秀英.王天平，铁路竣工资料编制和归档的要求及方法.2017.
论文作者:康 聪
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第04期
论文发表时间:2019/6/21
标签：资料论文; 工程论文; 材料论文; 建设单位论文; 档案论文; 文件论文; 单位论文; 《工程管理前沿》2019年第04期论文;