ERP全面集成环境下的会计科目代码体系，本文主要内容关键词为：体系论文,会计科目论文,代码论文,环境论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
会计科目是会计核算的基础，也是计算机会计信息系统产生会计信息的基础，科学、合规、合理的会计科目代码体系是会计核算质量的重要保证。随着实施ERP系统的企业越来越多，了解ERP环境下会计科目体系的设置特点、正确认识手工会计及独立会计核算软件环境下与ERP全面集成环境下会计科目代码体系设置的区别，对于即将实施ERP的企业来说非常必要，而且，也可以澄清在上述不同环境下，人们对会计科目代码体系的一些模糊认识。
一、 手工会计核算及独立会计核算软件的科目代码体系
我国会计制度规定的科目编码是分级设置的，一般只规定一级科目代码(总账科目代码)，二级及更明细的科目则由企业根据企业实际来设置，账簿也分为总账、明细账等。这种规定或做法，适用于手工会计核算及独立的会计核算软件。手工会计核算下典型的会计科目代码体系见表1。
表1 手工会计核算下典型的会计科目代码体系
科目代码 科目级别
科目名称
10011 现金
10021 银行存款
100210012 活期
1002100100013 中国人民银行
1002100100023 中国工商银行
1002100100033 中国农业银行
1002100100043 中国银行
1002100100053 中国建设银行
为了能够获得不同类别的汇总信息，用于核算、分析及管理，手工会计核算把会计科目分为不同的级别(或层次)，例如，表1中的银行存款即分为1级科目：1002银行存款；2级科目：10021001活期；3级科目：100210010001中国人民银行等。手工记账遵循平行登记的规则，即不仅要登记各明细账，而且还要同时登记相应的二级账及总账，手工会计只有靠平时的“积累”(记账并结出余额)，才能及时获得总账及二级等科目的汇总数据。这种做法是与手工会计核算的特点及技术环境相适应的。
随着管理信息需求的增加，手工会计核算下的会计科目分级体系越来越庞大。例如，管理费用科目的设置，有的企业为了达到管理的目的，除了按费用项目设置一级科目外，还要按部门再分级，甚至还要细分到个人一级，这样的科目体系层级非常多，而且，很多层级是重复的(如，部门一级等)，科目体系非常庞大。况且有些不属于财务会计的管理会计上的要求，也放在财务会计里来实现，造成了科目代码的分级层数增多。对于较简单的管理需求，财务会计还能应付，但对于成本核算及绩效分析这类需求，依靠主要为对外报告服务的财务会计通过科目代码及核算项目来实现，就显得力不从心了。
再看看独立会计核算软件，这类软件的设计几乎完全模仿手工会计核算流程进行，因此，在会计科目的设置上几乎与手工会计核算一致。科目代码也是分级设置的，虽然为了扩展核算和管理功能，增加了辅助核算项目，可以部分减少会计科目的数量，增加和扩展了会计核算的管理职能，但由于核算项目结构简单，并没有从根本上解决会计科目数量庞大和管理功能受限的问题。
二、ERP系统中的会计信息系统及科目代码体系
ERP系统中的会计信息系统主要包含财务会计和管理会计两个子系统。传统的财务会计往往包含了对成本的简单的账务处理，但ERP系统对财务会计和管理会计进行了非常清楚的区分。财务会计处理日常的财务作业，并以企业实体为单位对外出具规定格式的各种会计报表；而管理会计则以企业内部管理为目的，可以灵活设置核算对象，从财务角度为管理提供信息。产品成本核算的内容，是ERP管理会计系统的重要组成部分，而在ERP的财务会计系统中，不包含有任何的产品成本的核算。
虽然财务会计和管理会计在ERP系统中有着清晰的界限，但两者互联互动，息息相关，又组成一个完整的会计信息系统。当成本会计中的核算与财务会计有关系时，成本会计中的信息也将被财务会计共享，甚至直接被财务会计所使用，成为财务会计中的信息；同样，财务会计中的信息如果跟成本会计有关系，那么，这些财务信息也将被管理会计所使用。所以，ERP系统中高度的集成性和信息的共享机制，使得财务会计和管理会计的关系更为紧密。
在ERP中，会计科目代码属于财务会计的内容。现在很多ERP(尤其是国外的ERP系统)总账模块中的会计科目是不分级的，没有级次的概念，绝大多数情况下，明细科目也就是总账科目。这类会计科目代码采用分段的编码模式，每个会计科目代码分为若干段，各段的意义要根据具体的会计核算要求进行设置和定义，定义好组成科目的各段之后，再定义各段的具体内容，各段的内容组合构成完整的科目代码，典型结构见表2。
表2 ERP中财务会计系统的会计科目代码体系
总账科目 科目名称
1001010000 现金-人民币
1001020000 现金-外币-美元
1001030000 现金-外币-欧元
1001040000 现金-外币-日元
1001050000 现金-外币-港币
1002101011 银行存款-内部往来
1002102010 银行存款-中国工商银行-010
1002102020 银行存款-中国工商银行-020
1002103010 银行存款-中国农业银行-010
1002103020 银行存款-中国农业银行-020
1002104010 银行存款-中国银行-010
1002104020 银行存款中国银行-020
上述ERP环境下的科目代码体系(表2)与手工会计核算或独立会计核算软件环境下的科目代码体系(表1)相比，表2中的银行存款科目虽然少了一个一级科目(1002)和一个二级科目(10021001)，但是，由于科目代码是分段设计的，如果想要任何“级别”的汇总信息，例如，表2中需要汇总出银行存款总账科目的数据，在ERP中只要给出汇总条件“1002”，计算机会很快给出结果，而不用像表1再设一级“1002”或“10021001”科目用于平时“积累”汇总信息，这也是采用计算机技术带来的便利。ERP环境下会计科目结构定义的好处主要有以下几点：(1)容易与各个业务模块(应收、应付、资产、成本等)进行集成，对于业务模块处理的业务，便于定义其产生会计分录的科目规则；(2)核算更加明确清晰，各种汇总计算更灵活、方便；(3)比较容易实现多公司的财务管理及财务合并，适用于集团公司或跨国企业。
另外，由于ERP中各子系统是互相集成的，尤其是各业务模块都与会计模块紧密集成，这样有关管理和统计信息的获得和扩展，都放在了各个业务系统中或管理会计子系统中，并不是通过会计科目分级或利用核算项目来扩展管理功能。由于数据集成，会计报表不仅可以使用会计数据，也可以使用业务系统的数据，对管理数据的反映不用只依赖科目代码。
比较表1和表2两类会计科目代码体系可以看出，手工会计核算及独立会计核算软件所用的会计科目体系更多的是站在会计独立核算的立场上设置的，因此，要想让会计报表能反映出更多管理内容，就不得不对科目进行分级(分类的级别)，甚至还需加入一些辅助核算的分类内容。而[RP系统是一个集成化的系统，与其他业务、管理模块紧密地集成在一起，很多管理内容报表都不需由财务会计来完成了(可通过管理会计模块来完成)，因此，对会计科目代码的要求不复杂，科目代码体系相对比较简洁。
由于ERP系统不仅要满足单体企业的需求，更重要的还应满足跨地区、跨公司、跨业务范围的集团公司的需求，这使得ERP中会计科目代码体系要比只考虎单体企业应用要复杂得多。为实现集团需求，不同软件公司在会计科目代码体系的设计上有不同的做法。例如，SAP公司的ERP系统，总账科目分会计科目表层(维护总账科目的通用信息，可以为所有的独立核算部门使用)和公司代码层(基于公司特性的专用信息在公司代码层维护)两个层次来进行维护和管理，这种做法既统一了集团的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息，对于集团企业来说是适用的。
三、对两类会计科目体系的评价
笔者认为，会计科目代码体系是与企业会计核算及会计信息系统所处的管理环境、技术环境紧密相关的，同时，也与会计信息系统的设计思想有关。分级的会计科目体系符合手工会计核算及独立会计核算软件的特点；而ERP全面集成环境系统下，财务会计与管理会计既相互区分又紧密联系，这种特点也造就了与之相适应的会计信息系统的会计科目代码体系。因此，不同环境和需求下的会计系统的会计科目代码体系并不能简单地进行对比，分出优劣。同时，不同软件公司开发的ERP软件，反映了软件公司对ERP管理思想的不同理解，进而形成不同的软件体系结构，在科目代码体系的设计上也会存在差别，简单地比较优劣是没有意义的。用户在做软件选择的时候，要根据自己的管理体制、业务规模、系统实施范围和未来的发展需要，选择适合自己的会计信息系统，特别要注意会计科目代码体系是否能够支持业务和管理发展的需要。
基于上述观点，笔者建议，在制定相应的会计制度时，既要考虑手工和独立会计核算软件的特点，也要考虑采用先进管理信息系统企业会计工作的特点，应该允许企业在遵循会计准则的基础上，根据自己的实际情况制定相应的会计核算规范，包括会计科目代码体系的设置。
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