（湖北医药学院校友会办公室 湖北 十堰 442000）
【摘要】目的：探讨医学院校友档案管理的问题及其对策；方法：选取医学院加强管理前后，校友档案管理质量；结果：加强管理之后校友档案管理质量明显提高（P＜0.05）；结论：在分析校友档案管理存在问题的基础上加强管理，能够降低档案管理问题的出现，从而提高校友档案管理质量。
【关键词】医学院；校友档案；管理；问题；对策
【中图分类号】R197 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2017）22-0380-02
校友档案是见证医学院发展的关键记录，医学院校友档案信息的收集更是其建立的基石。作为医学院档案重要资料的校友发展资料的存档管理更是确保其信息完整性的重要手段。然而在时下的许多医学院里却认识不到校友档案管理的重要性，对之不重视、不作为，将这一块的工作完全弃之一隅，从而导致校友档案管理人员工作积极性不高、专业性缺乏。我校在分析校友档案管理存在问题的基础上加强管理，取得理想效果，现报道如下。
1.资料与方法
1.1 一般资料
我校于2015开始加强校友档案管理，随机抽查1000份，统计对比应用信息化管理模式前后校友档案管理结果。
1.2 方法
我校在分析校友档案管理存在问题的基础上，采取以下措施加强管理。
1.2.1医学院领导重视校友档案的合理规范化管理 医学院领导的重视和指导才能对校友档案的正确管理提出建设性的建议和指导，否则各大医学院的校友档案管理工作必定依旧像一盘散沙一样没有方向可循。医学院领导应积极呼吁并领导各院系的档案管理部门及时沟通交流工作，团结协作，支持并积极配合在档案管理资料的收集工作中遇到的问题，并且要重视档案室的现代化设施管理设备的配对，进行合理的资金分配，提高档案管理部门的软硬件设施的配备，在现代化高科技设施的帮助下进一步的提高对校友信息资料的真实有价值的收集、整理和归档，把传统的已丢失的纸质存档文件进行计算机备案，从而防止了自然灾害对文件的损坏，更是使校友档案的管理工作跟上社会发展的潮流。
1.2.2全民皆兵，普及校友档案的特殊意义 因医学院校友档案对在校生、对学校等都存在特殊的意义，其内容的完整性更是与各校友的个人发展密不可分，因此在档案管理上除了要引起校领导和管理人员的重视之外，也应向每一个在校的师生进行普及，让学校的每一份子都认识到其重要性。因为校友的信息来源于每个院系的辅导员，每个班级、每项科目的老师，甚至是和学弟、学妹们都是密不可分的。因此，学校领导应呼吁广大师生及时上报自己所掌握的校友信息，帮助档案管理人员对信息正确部分定期做好总结并及时进行合理的归档，这种全民皆兵的管理方式不仅能够广泛的收集校友信息也改善了以往信息收集不及时、信息收集遗漏的问题，同时也大大降低了档案管理部门的工作量，改善了以往漫长的信息收集过程，使档案管理工作能够保质保量的有效的进行下去。
1.2.3提高档案管理从业人员自身的素养 可见档案管理并非一项简单而轻松的工作，因此纠正档案管理人员现有的从业心态，加强其档案管理的专业性并及时对其进行相关专业知识技能的培训才能使其在今后的工作中以更加专业的态度规范化。故，各大院校领导应出具档案管理人员的从业资格要求，并对此工作中的兼职和专业性不强的从业人员进行相关培训，从而加强工作人员的从业素质和提升对校友档案存档意义的认识，让管理人员深知校友档案的重要性，对档案管理部门的老员工进行系统的专业的培训，在其传统的档案管理方式上结合现代化技术，使档案的管理更加的简易、安全、有效。医学院领导应研讨制定一套合理的培训方案，针对新老员工有区别性的进行合理化的指导，不断增强从业人员对档案管理工作的重视，并加强各员工现代化技术的培训，制定相应的考核制度，并定期进行考核，以此来拓宽管理人员的知识层面、加强自我学习意识，达到提供档案管理人员综合素质的目的。
1.3 判断标准
统计对比加强管理前后校友档案管理过程当中出现的问题，例如装订错误、分类错误、排列错误以及编号错误等。
1.4 统计学方法
数据用SPSS 18.0分析，以P＜0.05为有统计学意义。
2.结果
加强管理后校友档案管理的质量显著提高（P＜0.05），见表1。
3.结论
医学院校友指的是曾在同一个医学院学习、工作和进修的人，以学校为单位，并不是以班级为单位。不仅仅包括全日制学生也包括业余制学历的学生、专兼职教授和工作人员以及特修生等。校友档案的正确管理可以增加毕业生的就业创业机会，而毕业生的就业率和医学院的声誉息息相关。高的就业率对医学院招生工作的开展大有帮助。校友档案的建立和完善可以给广大毕业生提供更加丰富的就业、创业资源和指导方向，从而保障和提升医学院的就业率。在当今信息高速发展的社会形势下，校友档案的合理化管理还有利于学校良好形象的建设和宣传。除此之外，校友档案更是对校友本身形象的监督，能够鞭策和督促校友在社会中更好的生活和工作。建立校友诚信度的管理和保障，不仅仅有利于校友的自身发展另一方面也反映了母校的形象。有利于学校美好形象的树立。当前医学院校友档案管理存在一些问题。
第一，档案的收集工作不及时。由于种种原因，很多校友和知名校友在取得重大成果时，学校相关部门没有接到明确的授权不能直接参与其成果的表彰活动中，从而造成记录的缺失，除此之外学校由于职权的限制也不能或无权要求对活动有着真实记录的办刊、新闻媒体等单位移交相关资料，从而造成校友重要资料信息的丢失。第二，档案的收集不全面。由于校友档案管理人员的管理意识浅薄，外加医学院领导对该部门的重视程度不够导致经费缺失，从而制约了校友档案收集的全面性。大部分资料的收集都是在看到报刊或者新闻及网络报道之后，才以此为根据进行简单的整理和记录，没有收集一手资料的意识和能力，从而错过了对档案最真实、最有价值的信息的收集归档。进一步造成校友资料的不完善。第三，档案的收集和管理缺乏固定的工作模式。医学院是一个多学科并存的单位，但是因为学校长期对校友档案管理认知的不够，没有一个统一的管理模式的形成，从而导致各个院系或者档案管理单位在自己的管理模式下独立的进行收集工作，无法进行有效的交流沟通，从而不能够进行资源的共享，更是缺乏利用网络技术对校友档案数据进行统一、系统、有效的管理。除此之外，校友档案还存在遗失、损毁、利用不合理、保管不集中、监管不到位等等问题。
综上所述，在分析校友档案管理存在问题的基础上加强管理，能够降低档案管理问题的出现，从而提高校友档案管理质量。
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论文作者:胡爱兰,熊珊珊
论文发表刊物:《医药前沿》2017年8月第22期
论文发表时间:2017/8/30
标签：校友论文; 档案论文; 档案管理论文; 医学院论文; 管理人员论文; 工作论文; 信息论文; 《医药前沿》2017年8月第22期论文;