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深受全球瞩目的IT（信息技术）产业正在飞速地向前发展着，新的信息产品和服务象潮水般涌向人类。现在，即使在发展中国家的中小城镇里，有谁还会对电脑、网络、E-mail以及数字电视……这些名词感到陌生呢？随着计算机硬件成本的不断降低，软件产品的用户友好程度不断提高以及产品和服务质量的双双改进，任何机构和个人都难以阻挡计算机的魅力。现在或将来，纸和笔的需求量会不断下降，因为人类会把他们的各种活动和事件记录在计算机和软盘里。这对于传统的以纸质档案为主要工作对象的档案界是一个极大的挑战，人们担心能否继续为后人保留住人类进步的痕迹。这种担心不是没有道理的，很多人在使用了Windows 95或Windows 98后，会把DOS系统的命令忘记得一干二净，甚至有人从来没有接触过DOS，这就是技术发展的残酷性——优胜劣汰法则。那么，人们要保留由这些技术产生出来的文件或档案将不再是简单之事了。但是，人类总是有办法解决他们遇到的难题和予盾的，对新型的电子档案的研究已经在全球档案界展开并艰难地进行着，我们坚信只要我们付出足够的努力，档案作为一种专门职业领域是不会被淘汰出局的。
新型档案的产生是由于产生信息的技术手段发生了变化，所以，对于新型档案的含义要给予正确的解释，本文旨在通过对20世纪中后期出现的新的描述档案的几个词汇进行简要分析，从而为人们深刻地认识和理解电子环境下的档案提供一些帮助。
一、机读档案。
国外的档案馆是在60年代开始考虑使用计算机来管理和控制它所收藏的材料，主要是利用一些信息管理系统来进行编目和存取等智能控制，这时候档案馆所面对的仍然是纸质档案。随着新技术对社会各个领域的冲击，在行政机关产生的文件材料的性质发生了极大的变化。新的名词如“办公自动化”，“无纸办公室”不断出现，很自然地也就产生了“机读文件”或“机读档案”这样的词汇。
机读档案作为一种专业术语是1976年在华盛顿举行的国际档案大会上，由莱奥内尔·贝尔在他的报告中提出来的，报告分析了机读档案所涉及的各种复杂问题，以及由此引起的技术、人才和心理问题。但由于当时似乎档案学领域所面对的问题比“机读档案”更重要，所以一直到1988年它都没有成为国际档案界思考的中心问题。1988年巴黎国际档案大会的主题是“新型档案材料”，人们对保管机读档案的必要性不再怀疑，并且认识到机读档案会为传统档案的利用开辟出一条新的途径。人们同时也关心机读档案能否经受档案学原则和实践的考验。特鲁迪·彼特森在其报告中指出，管理机读档案并不意味着创立新的档案理论。1992年蒙特利尔大会是以“信息时代的档案工作者职业”为中心议题的，大会确认，档案工作者的主要任务是根据久经考验的档案原则，保障电子载体信息的完整可靠。因此，进入90年代描述新型档案的词汇也发生了变化。
二、电子文件／电子档案。
在90年代以后的档案学论著中，机读档案完全被电子文件或电子档案所替代。有人认为机读档案这个词没有揭示出这种新型档案的真正含义，它由两个并列的词“机器的”和“可读的”组成，对任何没有技术知识的人来讲很容易理解为：这是一种需要机器而不是人去读的档案。并且推测产生这种档案的设备，如计算机，录音机等等。而电子文件（档案）则相对来讲比较抽象，并且人们也期望一个新的研究领域——电子档案理论不久就会出现。
新的术语一旦出现，人们总是免不了要去解释它，由于对它的理解和研究还不够成熟，很自然会产生一些不够精确严密的定义。例如，我国国家档案局在1996年成立了电子文件归档问题领导小组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，目前已制定出《办公自动化电子文件归档与电子档案管理办法》的草稿，它是中国的档案行业新标准的前身。在草稿中对一些基本概念做了规范：如“电子文件”定义为：能被计算机识别、处理，存贮在磁带，磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。“归档电子文件”定义为：作为档案保存的电子文件，包括其相关软件及相应的硬件环境说明和其他相关数据。“电子档案”定义为：由数字电子计算机处理的档案。对于这样的概念规范，笔者认为有些不妥，对“电子文件”的这种定义并没有从根本上阐明其本质含义，而仅仅提供的是在计算机上处理的“代码序列”的特征，“代码序列”表示的是数据或信息，并非所有数据都是文件，因为不是所有数据都完全表达它所参与的处理事务，有些数据缺乏证据的特性。档案学指的文件是处理事务的载体产品和文书。所以，这种“电子文件”不是我们档案界所关心的作为一种新型档案材料的那种电子文件，因为，按此定义，一个儿童在“记事本”中保存的他（她）画的名为“小房子”的一幅图画也将被列入“电子文件”中。而对“归档电子文件”和“电子档案”的描述，却难以使人体会到二者有什么区别。
国际档案理事会(ICA)同样也在关注电子文件，并专门成立了电子文件委员会。但是，在《从档案角度管理电子文件的指南》中，他们对档案定义为：档案是机构和个人在发起，实施和完成的活动中产生或接收的记录信息，包括足以对活动能提供证明的内容，背景和结构，而不考虑其形式和媒介。这个定义仍沿袭了传统档案的概念，也就是说“档案”或“文件”无论是纸质的还是电子环境下的其本质是不变的，都要具备：支持和确保活动的进行；提供责任证明；保护文化遗产并为今后的研究提供保证这3项基本功能，并且这3项基本功能也是构成档案或文件被保存的充分理由。
因此，从档案学这个角度去理解“机读档案”、“电子文件”或“电子档案”不能忽视其本质而过分强调其形式。我们所面对的新课题是由电子环境引发的档案或文件产生、处理及利用的技术和方法的改变，即我们要重新制定一些技术标准、行动策略甚至促使有关法律和法规的制定和实施等等。我们可以设想一下，当电子技术完成主宰信息领域之后，我们的后代会使用“电子”文件或“电子”档案这样的术语吗？所以，“电子文件”或“电子档案”也会象“机读档案”一样，只是一个过渡性的词汇，最终仍要回到文件或档案这样一些基本概念上来。
三、虚拟档案／虚拟档案馆。
笔者曾经看到过国内为数不多的几篇关于探讨“虚拟档案”的文章，尤其是对李晨生先生的《电子档案的方法论》一文的印象比较深刻。笔者也从根本上赞同作者的观点——否定电子档案的非物质性，即“电子档案（文件）不是虚无的”。李先生的文章起源于《第十三届国际档案大会报告集》中的某些文章关于电子档案的论述。这份报告中只有一篇中文译为“虚拟档案”的文章。笔者仔细研读了这篇文章的原文，发现文章的题目虽然是"Virtual Archives"但是对其含义的直接探讨并不多，也没有对"Virtual Archives"一词给予明确的解释。英文"archives"一词既有“档案”的含义又有“档案馆”的含义，因此这个词汇具体表达的含义还要看文章作者的意图。比如，文章中提到“……As aconsequence,today's physical repositories of archives based on custody,will become nodes in virtual archives which also include records outside archival custody but under archival control.The Virtual archives of the future will be maintained not through accessioning,presentation and provision of on-site access but through the control of information about records and it's use to ensure retention,disposition and access.”笔者认为"Virtual archives"指的是“虚拟档案馆”。作者在结束语中再次提到"Virtual archives,as opposed to physical repositories,willexist when users anywhere can access records anywhere withouthaving to be aware of the source from which they came."“与实态档案库”相对应的应该是“虚拟档案馆”而不是“虚拟档案”。另外文章所讨论较多内容是"Metadata"（元数据）及元数据封装文件的参照模式，实际上是在讨论电子环境下对电子文件（档案）的组织及检索的手段问题。作者揭示的是未来的档案工作者履行其职责（档案的组织、保护及提供利用）的方法的改变，即档案工作者们可以通过网络技术进行远程档案管理和服务，而不必集中到某个“馆”内进行工作。笔者以为，作者的文章题目应翻译成“虚拟档案馆”。
而“虚拟档案馆”并非是完全首创的概念，比它早出现是“虚拟图书馆”(Virtual Libraries)。90年代曾有人提出没有必要再规划新的图书馆建筑，因为人们可以从网络上下载各种他们所需要的资料。“虚拟图书馆”或“数字图书馆”的意义在于它的指向信息的功能而不再是图书资料的存在地。这些技术及观念的发展和更新对档案工作者和档案馆有着极大的影响，如若再不对这些变化作出反应，档案工作者和档案馆将有可能被代替。已经有人提出“谁将有可能成为未来的档案工作者”这一问题。除图书馆员这一最大的竞争对手外，各种“玩家”(various players)或被称为“网虫”的那一类人，他们很可能开辟他们新的职业领域“网络档案馆员”。所幸的是，在网上我们已经可以“看”到档案馆的影子。许多国家的各级各类档案馆档案组织纷纷在万维网上建立了自己的主页。
总之，我们应该认识到，人们对文件或档案的称谓的改变完全是由于信息技术发展的结果。而人类对文件和档案的认识从本质上来讲是没有发生改变的，无论前面冠以的是“机读的”、“电子的”、“虚拟的”甚至其它的一些描述性词汇、文件和档案的传统功能并未发生改变。改变的是文件和档案的生成方法、传递技术、保存及利用的手段等这些具体操作。人们往往习惯于对某些实践发生了变化的一些理论进行重新思考和重新认识，似乎在寻找机会创造新的理论，这是正常的，也是合理的。我们所面对的困惑是：用传统的档案学理论（如尊重全宗，来源原则等）去指导电子环境下的档案工作实践，还是依据电子环境下档案的处理技术及观念的变化去修正传统的档案学理论，或者两方面工作都要做。现在，谁也不能断言，传统的档案学理论是否能继续完整地存在于电子环境下，或被修改，或被补充。但是，人们会在不断实践及思考过程中，得出结论的。对此，我们将拭目以待。
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