企业档案的非资产性与企业档案工作的资产管理性，本文主要内容关键词为：资产论文,档案论文,企业论文,理性论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来在档案界尤其是在科技档案界不断有热门话题出现，先是科技档案与生产力的关系问题，后是科技档案经济效益的计算问题，当前又在讨论企业档案的资产评估问题。这些问题表面看来没有内在联系，但实质上却具有共性，都涉及到对档案属性与作用的认识，只是观察问题的视角不同罢了。本文将从企业档案的非资产性入手，着重分析企业档案列入资产评估范围的非合理性及将企业档案管理纳入企业资产管理的必然性，并顺就其共性问题谈谈个人的看法。
一、企业档案的非资产性
企业档案是否属于企业资产是近年来在推行现代企业制度中档案部门面临的一个新问题。我国深化企业管理体制改革的最终目的是要建立产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代企业制度，使企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的竞争主体，国家对国有企业的管理将由生产经营管理转向产权管理，以保证国有资产的保值增值，在这一背景下自然就提出了企业档案（以下均指国有企业档案）是否属企业资产一部份的问题。目前档案界对该问题的看法还不一致，有的持肯定态度，有的持否定态度，有的认为企业科技档案中记述无形资产的档案属企业资产，众说纷纭，莫衷一是。据笔者对该问题的认识，基本同意陈作明同志《‘档案资产评估’再研究》一文观点〔1 〕，认为企业档案不属于企业资产的范畴，其理由除陈文观点外，本文想换一个角度进行探讨：（1）按《辞海》的解释，“资产”一词， 一是指财产，二是会计用语之一，与“负债”相对称。企业资产是我国企业财会制度为与国际惯例接轨，引进西方财会制度中出现的一个新概念，其本意正是会计用语，并非指一般意义上的财产。我们不能因企业档案是企业的宝贵财富，而推论它是企业资产，从概念上讲这是两个含义不同的用语。（2）按会计制度解释， 所谓资产是指企业拥有或控制的能以货币计量的经济资源，它表示的是资金的存在形态，例如按其存在形态可分为流动资产、固定资产、长期投资、无形资产和递延资产等，而企业档案只是企业在资金筹集、占用或运用等经营活动中形成的历史记录，它既不是资金存在的一种形态，又不是能以货币计量的一种经济资源。（3）国家对企业实施资产管理， 是以会计为手段通过对资金的核算进行的，企业档案只是用于核查国有资产是否保值增值的一种凭证，而其自身并不存在资产意义上的保值增值性。鉴于企业档案不能以货币计量，使其不能成为企业资产意义上的资产。
在企业档案是否属于企业资产一部份的问题上，人们争议的焦点主要集中在是否为企业无形资产的一部份。比较有代表性的观点不妨参考1997年《中国档案》第五期连发的三篇文章，余建华等同志认为“国有企业的档案是国有企业的无形资产”，陈作明同志认为“档案不是无形资产”，潘连根同志认为作为企业资产的档案“主要是记载反映无形资产的档案。”在企业资产的各形态中，企业档案不属流动资产、固定资产、长期投资和递延资产的范畴基本上是人所共识的，之所以有同志认为企业档案是无形资产的一部份，恐怕还是发生在对无形资产的理解上。我国会计制度准则第三十一条规定“无形资产是指企业长期使用而没有实物形态的资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、商誉等”；我国财务通则第二十条规定“无形资产从开始使用之日起，按照规定期限分期摊销。没有规定期限的，按照预计使用期限或者不少于十年的期限分期摊销”。由上述内容不难看出，无形资产的本质不仅是强调企业对有关权力的使用权或占用权，而且还是指有关资金的占用或使用形态，我们不能仅依据“没有实物形态”而将有关档案列入无形资产的范畴。不管是记录有形资产的档案、还是记录无形资产的档案，它们的本质属性都是一种历史记录，其区别仅在于记录对象的有形与无形上。既然象基建、设备等固定资产的档案不属企业资产的一部份，记录专利权、商标权的档案也不是企业资产的一部份，这些记录“没有实物形态”的档案只是有关权力使用权的凭证，或对有关资金占用形态的一种记录。如果认为企业档案是企业无形资产，按有关财务制度规定，企业无形资产应在一定期限内分期摊销，摊销的应该是档案，但这显然是不可能的，分期摊销的只能是有关权力占用的资金形态。档案只是证明档案中记载无形资产存在或占用权的凭证。一旦分摊完毕，消失的无形资产，而有关档案终究还会客观存在，该档案不会因其记载的无形资产消失而消失。所以无论从资产的内涵与外延看，还是从档案的本质属性看，企业档案均不属企业的无形资产，无形资产与企业档案是完全不同的两个概念，它们之间虽有联系，但更有区别。
二、企业档案列入资产评估范围的非合理性
企业资产评估是企业在组建股份制、企业兼并、破产等企业产权的重组与流动中出现的一种经济核算活动。所谓资产评估是以统一货币单位重新确定资产的价值，其目的一是防止国有资产的无端流失，二是促进企业产权的合理流动。既然企业档案不属企业资产的范畴，不将其列入资产评估对象就是理所当然的。在企业资产评估中之所以有人提出档案做为企业资产或无形资产进行评估的问题，相当大的原因是发生在对档案属性的理解上。企业档案作为一种历史记录，不仅表现为内容与载体的统一性，而且还体现在与客观对象的统一性上。对有形资产而言，相应档案的内容表现为物化的客观对象，对无形资产而言，相应的档案内容则表现为无形的客观对象。在企业资产评估中，只能是依据档案对资产进行评估，而不是评估档案自身。若对客观资产已进行了评估，再对有关档案做为资产加以评估只能虚增企业资产；若对档案进行资产评估而不对客观资产对象进行评估，那只能是本末倒置，因为不管记载何种资产类型的企业档案，终归只是企业拥有或控制的企业资产的凭证，而不是资产本身。鉴于企业资产的唯一性，不能对资产评估采取二元论的做法，即对客观资产对象及其档案同时进行资产评估。
在企业资产的重组与流动中，企业档案不做为资产加以评估该作如何处理。陈作明同志在上述一文中曾提出了把档案所有权作为无形资产加以评估，做为解决企业产权所有制发生改变时的对策。笔者同意陈文中企业档案非资产的观点，但对此提法认为似有不妥，其一档案的使用权与资产的所有权应当是一致的，在所有制多元化的情况下谁投资，形成的档案就应当归谁使用或占用；当国有企业产权发生变更时既然已对资产作了评估，相应的科技、经营、产权等档案的使用权宜应随之进行转移。其二若对企业各种资产进行了评估且相应档案已发生了转移，再对档案的使用权进行评估同样会产生虚增企业资产的问题，因为档案的使用权总是与档案内容或客观对象相连系的，事实上也不可能出现收购了企业资产而不拥有对相关档案使用权的情况，试想当兼并企业拥有了被兼并企业的某项专利权，怎么会不拥有对该专利档案内容的使用权呢？再说随企业产权的流动，企业档案的主体部份亦随之转移了，因此不能泛泛地把企业档案使用权做为一种无形资产进行评估。其三企业的文书档案与会计档案一般不随企业产权的变动而流动，即使将其使用权作为一种无形资产进行评估而随之流动，也是没多少实际意义的，一是不符合无形资产的内涵，其使用权在形态上虽是无形的，但仅为原企业长期使用，对兼并企业的未来不一定有长期使用价值，它既不是原企业的无形资产，也难构成兼并企业的无形资产。二是不具有资产意义上的资产，它只具有潜在使用价值，不是资金的一种现实占用形态。三是其将来的经济效益难以预测，目前国家档案局规定的计算方法适用科技档案，实际操作上难以掌握，对其进行经济效果评估既缺乏依据，又少有可行性。总之，企业档案既不应作为资产加以评估，也不宜将其使用权作为一种无形资产进行再评估。
目前档案界围绕档案资产评估问题的讨论，如前所述与前一段时间围绕科技档案与生产力的关系及科技档案经济效益的计算问题，表面看没有什么直接联系，但实质上是一脉相承的，即都涉及到对档案本质属性的认识和对档案作用的评价。比如谈到生产力的问题，所谓生产力是人们征服自然、改造自然的能力，有人认为科技档案是生产力，因为科技档案中记录有科学技术，而科学技术本身是生产力；有人认为科技档案是“潜在的生产力”〔2〕， 因为科技档案能物化劳动者或储备有科技资源。但一个根本问题是科技档案是人们征服自然、改造自然的能力，还是人们征服自然、改造自然的历史记录，科技档案的作用能延伸到何种程度？又如经济效益问题，它是指经济活动中以尽量少的活劳动和物质消耗生产更多符合社会需要的产品，它主要体现在资源的有效投入、投入产出的转换和符合社会需要的产品上。充分利用档案无疑可以减少活劳动与物质的投入，从而体现出一定的经济效益，但如何计算档案的经济效益尚值得研究。目前有关部门推行的计算科技档案绝对经济效益的基本方法是J＝αS－C，其中α表示科技档案作用系数，S表示某科技措施获得的经济效益，C为开发利用科技档案的有关费用〔3〕，这种计算方法且不论α值的确定任意性较大，是否有实际意义也值得研究。举一个简单的例子，科技图书、科技期刊、技术标准等中均含有大量科学技术，而且是科技人员不可缺少的参考资料，其作用并不一定比科技档案小，但图书资料部门却很少去研究其经济效益的计算问题，也很少谈论它们是否为生产力的问题，这个中的原因很值得我们思考。关键的问题是尽管科技档案是内容与载体的统一体，但从利用科技档案到产生出现实的经济效益是一个十分复杂的转换过程，从利用有关档案内容到成为现实生产力是多因素共同参与完成的，从中要单独计算出科技档案的作用是十分困难的。如果要谈论科技档案的经济效益，例如套用工程设计档案的效益不如直接计算利用档案节约了多少投资，节省了多少人工，而不必在每项科技措施取得的经济效益中均去计算利用档案的效益，否则有滥用之嫌。例如学校是培养人才的场所，当毕业的学生取得了一定科技成果时，是否还要确定一个计算学校经济效益的系数呢？由上述可知，不管是科技档案与生产力的关系及科技档案经济效益的计算问题，还是企业档案资产评估问题，实质上都涉及到对档案作用的认识与评价。这些讨论对我们正确认识档案的属性与作用性质无疑都是有益的，但关键是档案界对其应有一个清醒而明确的认识，贬低档案的作用是有害的，但过分夸大档案的作用也是无益的，如果这个问题不能妥善解决，它今后在档案界还会以别的热点问题表现出来。
三、应把企业档案管理纳入企业资产管理的范畴
在目前形势下档案界之所以存在企业档案是企业资产一部份的认识，多是出于对国有资产流失现象负有使命感的反映，认为应当把企业档案做为资产纳入国有资产管理的范围，否则难以纳入资产管理的范畴，因而对企业档案的非资产性难以接受。其实，企业档案的非资产性及不列入资产评估范围，与企业档案工作具有资产管理性是两回事，正如科技档案不是科技生产活动本身，而科技档案工作具有科技管理性一样。事实上全国已有不少省市在颁布的地方档案工作条例中，例如《上海市档案条例》中已提出把国有档案“列入国有资产管理的范围”，这种做法是十分有远见而且是极为正确的，非常准确地抓住了当前加强企业档案工作的关键所在：（1 ）企业档案工作是企业资产管理的一项基础性工作。企业档案是企业产权经营活动的历史记录，象企业固定资产的购置、盈亏、折旧与清理，无形资产的计价、分摊与评估都需要有关档案为凭证；企业在产权经营中的决策、计划、监督等活动需要的信息有相当一部份要来自档案，因而企业档案是企业产权经营活动中不可缺少的一项基础性工作。（2 ）企业档案是评估企业资产经营状况和维护企业合法权益的合法凭证。在推行现代企业制度中国家对企业的管理将由生产经营管理转向对国有资产的管理。以保证国有资产的保值增值，鉴于企业档案记录了企业资产经营活动的历史过程和现状，无疑是国家监督和评估国有资产经营状况的最直接的凭证。因此，加强国有企业档案管理有利于维护国有资产的权益，有利于维护企业的合法权益，尤其有利于维护企业技术秘密、商业秘密等无形资产的权益，企业相当一部份无形资产的流失就是由档案管理不善引起的，从这个意义上讲企业档案管理本身就是企业资产管理工作的一部份。（3 ）我国推行现代企业制度的核心是要组建股份制，进而推动国有资产的合理流动和优化组合，可以预计今后企业产权的流动将更为频繁，届时企业产权的界定、资产的评估都需要相关的档案为依据，因此实现企业档案管理与资产管理更紧密的结合不仅具有重大的现实意义，而且具有深刻的长远意义。
在计划经济体制下，鉴于科技档案工作的科技管理性，广大档案工作者努力实现了科技档案工作与科技生产管理相结合，创造的“三纳入”经验使科技档案工作获得了极大成功。在现今形势下我们除了要继续坚持传统的“三纳入”经验外，应在进一步为实现企业档案工作全面纳入企业资产管理而努力，切实把企业档案管理纳入国有资产代表或企业法人的职责范围，纳入企业资产经营的全过程、纳入有关人员的职责范围和岗位责任制，保证国有资产档案的完整、准确、系统，尤其应使有关财务档案做到帐物相符、数字准确、内容真实，充分发挥国有资产档案为实现国有资产保值增值而具有的监督、管理职能和依据凭证作用。随着企业管理体制改革的深化，企业档案工作不仅具有科技管理性，历史又赋予了其资产管理性，我们广大档案工作者应不负使命地抓住这一机遇，把企业档案管理水平提高到一个新水平。努力实现企业档案的资产管理性，进而使其成为企业资产管理的一部份，在一定程度上可以说是我们企业档案工作者的又一次创业。