探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径
宋 婕 杨玉清*
（新疆维吾尔自治区人民医院，新疆 乌鲁木齐 830002）
摘 要： 随着社会经济的不断发展和信息技术的日新月异，传统办公室档案管理工作无法适应当下快节奏、高效率的时代要求。而办公室档案管理水平对单位发展壮大和效率提升影响深远，因此提高办公室档案管理工作效率便被提上议事日程。本文将首先对办公室档案管理工作基本情况和重要意义进行简要阐述，对当前办公室档案管理中存在的问题进行深度分析，在此基础上指出提升办公室档案管理工作效率的有效路径。
关键词： 办公室；档案管理；工作效率；有效途径
一、引言
在办公室工作中，档案管理工作扮演着重要角色。在社会竞争日趋激烈、生活节奏不断加快的今天，只有不断创新和改革办公室档案管理工作，提高工作人员查考利用信息的舒适度和便捷性，才能助力整体工作效率显著提升，才能让企业永葆核心竞争力。而想要提高办公室档案管理工作的效率，就必须深入分析实际工作中存在的问题，本着实事求是、对症下药原则，方能找出解决问题的光明大道。
二、办公室档案管理工作概述
以“大智移云”为代表的新一代信息技术迅猛发展是当今时代的显著特征。因此，在办公室档案管理中，要主动适应时代的新变化和新要求，提高档案管理工作重视程度，不断强化制度建设，加强从业人员培训，积极拥抱和使用新一代信息技术，才能服务全局工作，促进整体效能提升。
三、办公室档案管理工作的重要意义
档案管理工作积淀历史的尘埃，流淌着恒久的记忆，是联系过去、现在和未来的信息纽带。既具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的价值。具体来说：
（一）辅助领导决策
档案管理是管理工作的一部分，做好档案管理工作，有利于充分发挥参谋助手作用，提高领导决策科学化和规范化水平，为各项规章制度的制定、修改提供了参考依据，有利于提高工作效率。
老龄化会影响政府财政支出。大量老年人口退休后，政府需要发放养老金、投资兴办养老机构、基于各地经济困难的老年人给予养老服务补贴以及对生活长期不能自理的老年人给予护理补贴[6]。老年人口的增加会导致政府对老年人口的支出大幅增加，给政府财政带来巨大的压力。
（二）历史真实记忆
将工程测量实验室安全管理测度取值范围设定为[0，10]，分成：极差、较差、合格、良好、优秀5个等级，见表2.
（三）传承文化价值
很多单位管理者对档案管理工作重要性认识不够，认为档案管理是业务工作的衍生品和附属品；有的对项目合同、人事档案高度关注，但对文书档案、会计档案比较轻视。在工作人员安排上，很多档案管理工作是办公室人员的附属工作和兼职工作，由于不具备专业水平，知识较为局限，而单位形成的档案涉及方方面面，因此很多档案不能被及时准确有效分类整理，利用查考功能更是不具备，导致档案资料堆积如山，难以发挥价值作用。
（四）宝贵教育资源
3、T3时刻下，最大沉降量增大至1.90m，可见进行堆载后，土体含水进一步排出，排水板下方的淤泥层也在堆载作用下得到加固。
四、当前办公室档案管理工作中存在的问题
面对汹涌澎湃的电子文件和与日俱增的海量信息，传统档案管理工作已经不适合新时代办公室工作要求。档案管理者必须转变思路，由传统档案信息资料的守护神进化成为知识提供者及决策咨询者。重点要做好以下工作：
（一）重视程度不够
通过档案管理利用，可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解国家、单位曾经的辉煌业绩，继承历史文脉和传统精华，不断增强民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企业文化，传承发展历史，提高全体成员凝聚力和向心力。
（二）管理制度不健全
制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，有的单位没有出台档案管理工作的制度和章程，有的出台了也是一纸空文，没有建立专门档案室，没有按照要求进行档案管理，这在一定程度上也影响了档案工作效率提高。
（三）专业素质有待提高
三要提高网络化、信息化能力，成为网络信息化建设的“内行”。我国网络信息经济和科技发展要实现“弯道超车”，关键要从领导干部自身做起，在综合素质和执政能力上来一次彻底的“网络化”和“信息化”，努力提高对互联网规律的把握能力、对网络舆论的引导能力、对信息化发展的驾驭能力以及对网络安全的保障能力，成为网络强国建设和信息化建设的“内行”。准确把握互联网发展及传播规律，维护网络秩序；牢牢掌控网络舆论的话语权，形成正面的宣传舆论；深入推进信息化建设，破解新问题、推动新发展；全面加强网络安全检查，感知网络安全态势，维护网络空间安全。
（四）管理手段比较落后
当前信息化办公手段广泛运用于业务工作中，但在档案管理中比较滞后，仍然采用人工管理的传统方式，由于人工容易发生错误，且发现纠正较为困难，在整理过程中容易发生问题。而信息技术拥有高效、准确、便捷的优势，可以对资料进行快速备份和恢复。因此，由于手段落后，耗费了人力物力，但是工作效率不高，也给单位造成了损失。
五、提高办公室档案管理工作效率的有效途径
提高档案管理的效率和质量，可以为我们想办法、办事情、做决策提供参考价值和借鉴信息。但在实际工作中，由于这样那样问题，档案管理工作效率还有待提高，主要表现在：
虽然企事业单位逐步开始重视档案管理工作，但是由于档案管理人员业务素质不高，使得办公室档案管理工作难以全面发挥应有价值，主要体现在：一是认识偏差。认为自己从事的是打杂工作，荣誉感和使命感较低，档案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知识缺乏。有的档案分类不合理，该保密没有保密，该公开没有公开；有的年龄偏大，不能熟练利用计算机进行操作，这些造成了档案信息无法有效的利用，难以发挥真正价值。
（一）在思想上高度重视
思想是行动的先导，思想到位方能行动迅速。首先要抓住“关键少数”，即全面提高单位领导人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作提上议事日程，摈弃“说起来重要、忙起来不要”的错误做法，加强对单位的档案综合管理，做好谋划、实施阶段全过程管理。其次要强化激励机制。强化“主人翁”意识，加强业务考核，适时予以奖惩，增强对档案管理工作的重视程度，激发工作人员的积极性、主动性、创造性，促进工作效率提高。
档案详细、真实地记录着当时当地发生的历史事件，具有凭证价值和参考利用价值。它是最真实的现实反映者和历史记录者，可以在社会活动中明确双方的责任义务，保护企业与员工的合法利益，减少不必要的纠纷。
（二）在业务上强化培训
一方面要做好人力资源工作，强化高素质档案专业人才的招聘和引进，让专业的人干专业的事，省时又省力。另一方面要本着实事求是、分类施策原则，挖掘现有人员潜力，定期开展档案管理人员的教育培训，提高培训的针对性、实用性、有效性。比如对老员工应强化信息自动化方面培训，让其熟练使用电脑操作，提高信息化水平和能力；对于年轻人则应注重夯实基础，传授专业理论知识。同时，要帮助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不会”现象发生，在传授专业理论知识的同时，注意传帮带，以老师傅带小徒弟的形式，使年轻人能够尽快上手、独当一面。
因为档案记录的是真实案例，是客观存在的现实反映，因此具有说服力和感染力，在单位团建、员工培训时可以用作教材与参考资料，提高培训的效率和效果。
（三）在制度上不断完善
要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和时效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者，方便在顶层设计上促进档案管理效率提高。
（四）在技术上逐步提升
应该采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。
六、结束语
档案管理工作是办公室工作中的重要组成部分，与其他工作开展休戚相关，有着千丝万缕的联系，只有档案管理工作效率不断提高，才能促进办公室其他工作数据利用和信息查找方便快捷，推动办公室整体工作顺利开展和高效运行。因此，档案管理工作使命重大、责无旁贷，应通过在思想上高度重视、在业务上强化培训、在制度上不断完善、在技术上逐步提升等多措并举、多管齐下方式，全力提高档案管理工作效率和水平，才能促进办公室整体工作水涨船高、行稳致远。
基于城市发展趋于同质化的现实和数据的可获得性，本研究对网络视角下的赛事主办城市竞争力的评价主要考察城市外生变量，具体指标主要包括网络中心度、网络中介度和网络联系度3个指标。
参考文献：
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[2]贾雪燕．办公室秘书对档案管理工作问题的探讨[J]．黑龙江史志,2014(01):106-107．
[3]杜慧玲．探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]．办公室业务,2017(05):171-172．
[4]宋胜华．提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J]．产业与科技论坛,2017(20):225-226．
中图分类号： G272
文献标识码： A
文章编号： 2096-5079（2019）16-0142-02
作者简介： 宋婕，女，汉族，陕西大荔人，硕士研究生。研究方向：档案。
通讯作者简介：
杨玉清，女，汉族，新疆哈密人，博士研究生，副教授。研究方向：档案。
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