电子文件管理IT实现中存在的问题与对策，本文主要内容关键词为：文件管理论文,对策论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、电子文件管理及其主要思想
1.电子文件及电子文件管理。本文中研究的“电子文件”、“电子文件管理”和“电子文件的IT实现”分别采用如下的定义：电子文件是指在自动化系统中以存储和利用为目的而捕获和搜集的数据或信息，这些数据和信息需要依赖文件管理系统才能呈现和理解，是以电子化方式生成、保存和提供利用的文件。电子文件由内容、背景、机构和表达方式组成。电子文件管理是指运用文件管理原则和规范，对电子文件的形成、接收、保管、利用和处置进行高效、系统控制的管理活动，包括以电子文件的形式捕获并保存业务活动及事务证据和信息的过程。电子文件管理的IT实现是指开发符合电子文件管理思想的软件系统。
2.电子文件管理的目标。通过对以上概念界定和ISO15489标准、美国《电子文件管理软件应用设计标准》及我国GB/T188894《电子文件归档和管理规范》的分析可发现：相对于传统信息系统，电子文件管理对软件系统提出了以下的功能要求：①保证电子文件的记忆力，主要解决电子文件本身的真实性、可靠性、完整性、安全性。②保证电子文件的证据力，主要解决电子文件的法律效力问题，如其法律证据效率和知识产权等。③保证电子文件的控制力，主要包括合理保存、运转和利用电子文件的问题。其中，合理保存电子文件是指主要解决电子文件的科学捕获、鉴定、整理、分类、归档、元数据、长久保存和保管等问题的环节；合理运转电子文件是指主要解决电子文件的科学运转和业务集成问题的环节；合理利用电子文件是指主要解决如何鉴定、运转、开发和利用电子文件等问题的环节。
3.电子文件管理理论的核心思想。与其他理论不同的是，电子文件管理更加强调如下思想：文档一体化理论、电子文件生命周期理论、前端控制思想、来源原则、全程控制原则、双重鉴定思想、文件连续体理论、集成管理与集成服务理论等。
二、电子文件管理IT实现中存在的主要问题分析
目前，电子文件管理系统正在迅速发展，例如TRIM EDRMS软件、ioko EDRMS、Konica Minolta的DocNet电子文件管理系统、文汇文件管理系统等，但普遍存在以下问题：
1.重视新系统的开发，忽略对现有系统的改进。现阶段电子文件管理的IT实现的最主要方法是设计与开发一个相对独立的系统来专门管理组织的电子文件。其运营方式有两种：一种是用户在管理组织的电子文件时需要同时使用两套系统，即现有的业务系统和专门的电子文件管理系统；另一种情况是电子文件在组织具体业务系统中生成后，再将其提交到电子文件管理系统中，以实现组织的“电子文件管理”。电子文件的IT实现的目标用户有两个层次：第一层次是组织，即准备实施电子文件管理的组织机构，包括企业、政府、学校等；第二层是系统的操作个体，即组织中的个体。在电子文件管理的IT实现中必须考虑这两种用户的需求，第一层次的用户，即组织层次的用户考虑的是系统的成本和效益问题，而第二层次的用户，即组织中的普通层次的用户关心的是系统的易用性问题。如果电子文件管理的IT实现是一种孤立系统的形式体现，不仅加大了第一层次用户的成本负担，也增加了第二层次用户的操作负担。根据诺兰(Nolan)模型的划分方法，现阶段多数组织正处于“控制阶段”向“集成阶段”的过渡过程中，即在控制的基础上，硬件重新连接，在软件方面建立集中式数据库和充分利用各种信息系统。所以，对于现代组织来说，需要的不是购买、引进独立的电子文件管理系统，而是如何改进现有的信息系统，使其符合电子文件管理的思想、方法和技术，具有电子文件管理的能力。因此，当前的设计思路和运营模式不仅违背了组织信息化建设的规律，而且也违背了电子文件管理的文档一体化思想、前端控制思想、来源原则、集成管理与集成服务理论和文件连续体理论，增加了文件的双重鉴定实现的难度。
2.重视功能，忽略数据。电子文件管理的IT实现的前提是正确认识系统中的数据和功能的关系。目前的电子文件管理系统的设计与实现，甚至国际标准都把重点放在如何将电子文件管理的理论思想体现在软件系统的功能中。绝大多数的电子文件管理系统在功能层次上强调了电子文件管理功能，尚未有在底层数据管理上强调如何体现了电子文件管理理念的系统。笔者认为这是一个误区，对于软件系统来说，“三分技术、七分管理、十二分数据”，基础数据比功能更重要，数据是功能实现的基础。在一般情况下，软件的功能是动态的，而数据是静态的，功能会不断发生变化，而数据必须具备应变功能变化的能力。任何功能设计都会随着需求而发生变化，但是底层数据却不能总是发生变化。因此，在电子文件管理的实现过程中应重点考虑如何将电子文件管理的思想体现在其基础数据的设计和管理上，而不是功能设计上。电子文件管理中的这种重视“功能”，忽略“数据”的现象导致了系统开发的盲目性和缺乏长期使用价值。
3.重视自身的高性能，忽视互操作性。软件开发商都很强调各自软件的性能高效，但是忽略了与其他软件系统之间的接口设置，导致目前电子文件管理系统的互操作性差，具体体现在：一是不同开发商生产的电子文件管理系统之间无法交互；二是电子文件管理系统与组织已有信息系统之间无法达到无缝连接，缺乏与其他系统之间底层数据的共享。系统的互操作性差不仅影响电子文件管理中的文件连续体理论的实现，而且还会与电子文件管理中的集成管理与集成服务理论相冲突。
4.重视用户的现有需求，忽视未来需求。目前电子文件管理的IT实现采用的是软件工程的典型思路，即软件的分析与设计以用户现有实际需求为准，很少顾及用户的未来需求。但是，与其他类型的数据不同的是，电子文件是组织的战略资源，其价值体现在未来。而且，多数用户自身是很难预见未来的电子文件管理需求的。因此，如果完全按照用户的现有需求进行设计开发，则很难满足未来电子文件管理的需求。例如，随着用户需求的改变，会出现已存储的电子文件的元数据缺项的问题。另外，少数电子文件管理系统是严格按照电子文件管理理论进行设计与开发的。但是这种设计理念忽略了问题的另一个方面，即电子文件管理与组织其他资产的管理之间的关系。笔者认为，电子文件管理属于组织知识管理的一部分，所以电子文件管理的IT实现不仅要符合电子文件管理理论，而且还需要符合组织的知识管理理念。如果设计者片面强调电子文件管理则会限制电子文件管理在组织中的可持续发展和组织信息资源的集成管理与集成服务。
除了上述问题之外，我们还发现部分自称“电子文件管理系统”纯属炒作现象，并不是真正意义上的电子文件管理系统。因为此类系统都是现有的流程管理系统(如ERP、会议流程管理系统)等软件稍作“文字图片层次”上的修改而得到的，其设计和代码与以往流程管理系统完全一致。
三、电子文件管理IT实现的对策
1.将电子文件管理IT实现的重点转移到“软件再(造)工程”。电子文件管理的IT实现的研究重点应放在如何将电子文件管理理念体现在组织信息系统的每个环节中，而不是再开发一个独立的电子文件管理系统。电子文件管理的IT实现必须在对现有组织的业务系统的电子文件管理能力的合理评估的基础上进行，根据组织不同的情况“对症下药”。软件系统的电子文件管理能力的评估必须考虑以下几个问题：第一、哪些功能是一般信息系统共有的，哪些功能是电子文件管理特有的；第二、现有信息系统中缺少哪些电子文件管理功能；第三、现有信息系统中的哪些要素需要进一步加强才能符合电子文件管理的思想；第四、如何将电子文件管理的IT实现无缝集成到组织信息系统的改造与发展建设中，以最小的成本达到现有系统的最优化。组织信息系统的改进和集成是未来IT实现活动的主要发展方向之一，电子文件管理的IT实现必须融入于“软件再(造)工程”活动中，即修正现有系统以适应电子文件管理的功能要求。因此，电子文件管理也应成为组织信息系统改进的主要研究课题之一。
2.将电子文件管理理念体现在数据层次上。电子文件管理的IT实现的重点是底层数据的合理设计和管理，即将电子文件管理思想体现在底层数据的设计与管理上，而不在于表层功能中。具体包括以下几个方面：第一、将电子文件管理系统与其他业务系统在数据层次上的关系由“数据冗余关系”改变为“数据共享关系”；第二、保证每个电子文件包含四个必要组成部分，即内容、背景、机构和表达方式；第三、保证电子文件的元数据与其他元数据标准的互操作性，并充分考虑到未来可能的需求；第四、电子文件的分类应体现对应学科本体的发展趋势；第五、做好数据的长期保存和处置规划；第六、保证电子文件本身的真实性、安全性、完整性和可用性等；第七、保证电子文件的各种操作的可靠性、一致性、全面性、系统性。
3.建立电子文件管理系统与其他系统的互操作性。电子文件管理的IT实现可能有三种形式：独立系统、嵌入式系统和融入式系统，其中融入式系统是今后的主导方向。如果是独立系统或嵌入式系统，需要注意与组织其他系统之间的互操作问题，其数据关系必须是共享同一个数据的关系，而不是存放多份冗余数据的关系。也就是说，组织需要在整个信息系统的层次上按照电子文件管理理念和目标规划“数据”，保证相对独立的电子文件管理系统与组织系统之间无缝连接。另外，也需要注意不同电子文件管理系统之间的无缝衔接问题。这需要电子文件管理的IT实现的统一顶层设计。目前，可以用Web Services，中间件等技术来解决相对独立电子文件管理系统的无缝连接问题，但这种做法同时在保证电子文件的安全性、真实性方面带来了更大的挑战。另外，在这种系统中电子文件的产生过程必须是与业务流程无缝集成的，电子文件的产生必须由业务事件驱动的主动过程，而不是用户直接激发的被动的过程，即其电子文件的捕获必须是“用户透明”的。
4.将数据层次的设计体现出用户未来的电子文件管理需求。电子文件管理的IT实现的功能设计部分可以根据用户现有需求进行，但其数据设计部分必须以未来战略导向，不能停留于具体组织的现有功能需求上。因此，电子文件管理的IT实现的最大特殊性在于：将电子文件管理的思想和目标体现在“数据”层次上，而且“数据”的设计和管理不能以用户的现有需求为导向，必须是超前的未来战略导向。另外，电子文件管理是组织知识管理的一部分。因此电子文件管理必须遵守知识管理的理念。知识管理拓展了电子文件管理理念。现代组织的信息化建设应在知识管理框架下，以集成现有系统的方式开展，只有这样才能保证电子文件管理的可持续发展。
综上所述，电子文件管理的IT实现是“软件再(造)工程”中的重要课题，并且要将其工作重点转移到底层数据的设计与管理上，重视用户的未来需求，强调其IT实现与组织现有信息系统的无缝集成。