中美人事档案管理比较，本文主要内容关键词为：中美论文,档案管理论文,人事论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
各国对人事档案的定义有所不同，但基本上是指国家机构、社会组织在人事活动中形成的，记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。还有某些专业部门形成的公民状况文件、健康状况文件、财产和收入证明、刑事和犯罪处理案卷等与个人秘密有关的档案文件也可看作人事档案的组成部分。各国人事档案的内容基本上包括有关员工个人履历情况的记录以及员工在录用、考核、晋升、培训、工资福利、退休等方面情况的工作记录。我国传统的人事档案管理越来越不能适应时代发展的要求。他山之石，可以攻玉。笔者将其与美国人事档案管理进行比较，希望能从中得出值得借鉴的经验。
一、中美公务员档案管理比较
在我国，公务员档案一般称之为干部档案。它由履历、自传、考核材料、学历材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资晋升及出国材料、其他材料等十类组成。干部档案按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确管理权限，分管哪一级干部就管哪一级干部档案，即“人档统一”。干部档案的领导与指导，由各级党委组织部负责。目前我国人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多，新材料补充不及时的现状。
在美国，联邦政府各部门的文件和档案由联邦档案机构负责统一集中管理。无论是联邦政府还是地方政府，“为纳税人服务，使纳税人满意”是一切政府工作人员的准则，这一点也体现在人事档案的管理上。
美国的人事管理总署，直接对总统负责，是联邦政府管理公务员的中心机构，具体负责联邦政府所属公务员的任用、考核、培训、晋升、退休等事项。联邦政府各部门都统一设置人事机构，负责该部门人事档案的管理。州政府、地方政府也有具体管理地方公务员人事档案的机构。各机构的人事档案管理是在政府部门与档案管理部门的合作下进行的。档案管理部门对机关人事档案管理工作的监督和指导是通过各种渠道进行的，有日常的工作接触，办培训班，为机关提供标准的人事档案管理程序以及进行工作检查等。机关人事档案工作和移交后的文件中心与国家档案馆的工作形成了互相衔接的工作程序。
美国国家档案文件局在密苏里州的圣路易斯建立了全国军事人员文件中心和全国文职人员文件中心。凡在军队服役的军人在死亡、辞职或调动工作后120天，其档案都要向军事文件中心移交。美国总统的档案早年是属于总统个人所有，自罗斯福总统图书馆建成并捐献给国家以后，每一届总统援引此例。总统的档案均为国家所有并进行集中管理。美国的一些专业部门也保存着个人的一部分人事档案，如社会保障署所建立的社会保障号和个人档案记录。美国所有的成年人都有一个九位数的社会保障号，社会保障号就像身份证一样重要，它是日后获取诸如退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。
美国的人事档案卷中一般包括工资福利记录、社会和医疗保险交付情况、受雇时间、病假及休假情况和奖惩记录、工作鉴定等。个人档案袋中的材料少而精，且每年不断更新。例如每年的工资材料放入个人档案袋中后，上一年的工资材料就取出，以减少档案的体积。
二、私人机构人员档案管理的比较
中国私营企业的员工档案管理目前还十分不规范，管理分散。有的企业有自己的人事档案管理部门，负责统一管理本单位的员工档案；有的企业将人事档案寄存在人才交流中心等类似的档案机构，每年交付一定的保管费就不闻不问了。这种情况在很大程度上影响了人事档案材料的及时更新、补充。
现阶段，随着我国人才流动性的加大，“弃档”现象层出不穷。弃档族主要包括大中专毕业生、自费出国人员、非国有单位职工、下岗待业人员等。弃档原因主要有两种，一是工作单位和档案所在地不一致。大多数学校保留毕业生档案两年后便发回原籍，而此时的毕业生工作地大多数不在原籍，所以，在很多人才服务中心出现了大量“死档”无人问津。仅在北京中关村就有10余万没有户口的大学毕业生为各公司打工。在上海、深圳、广州等人才集聚地，很多人把户口、档案留在原籍。二是一些高层次人才跳槽，原单位以档案相要挟。为此，不少单位为解决引入人才的后顾之忧，承诺为人才重建档案，使得原有的档案成为一卷废纸。有学者统计全国至少有60万弃档族。
与中国人事档案制度不同，美国的人事档案是“人档分离”的。如在大型企业或私人公司工作的员工，其个人档案由本单位的人事部门负责保管，辞职、死亡或调动工作，其档案仍留在供职单位，不向文件中心移交，到新单位后则建立新的人事档案。
三、人事档案利用比较
我国人事档案利用一直处于封闭状态，主要是由于一些不正确的思想观念造成的，即“传统神秘观”。传统神秘观认为，人事档案主要是记载个人政治思想及隐私方面内容的档案，是历次政治运动中批人、整人的依据，仅供组织上考察了解人所用。在这种思想观念支配下，人事档案变得很神秘，致使收集整理这类档案时，只重个人政治历史、家庭社会关系方面的材料，忽视个人业绩和能力等材料的归档，使得有些人事档案材料中存在片面、雷同、重复等问题，在鉴定考核材料中存在虚假情况，“成绩”不真实，“缺点”不填写，不能客观、全面、真实地反映一个人的面貌。在管理上则大都采用封闭式，只重保管，忽视利用。我国的公民与其档案一生终不能见其一面，而上级领导对这些档案则可以一览无余。这一点与美国人事档案利用形成了鲜明对比。
美国的档案开放意识由来已久，他们认为，档案如不积极加以利用就失去其意义与作用。这种意识使美国档案界一直注重档案宣传工作。如华盛顿旅游局把国家档案馆列为当地旅游团必须参观的场所之一，对所有参观对象开放。美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放。每个雇员都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等。如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。例如联邦调查局或当地警察局要想查看某人的档案，必须向法庭提出申请，得到搜查证后才可以查阅。如果人事档案的主体已经死亡，在查阅他的档案时必须提交死亡证明。但对于已经出生100年以上的人则是例外。
通过中美两国人事档案管理的比较，可见我国人事档案工作弊端重重：档案内容片面、陈旧、失真，重保管、轻利用，这种封闭的管理体制也严重制约了人才的良性流动。所以笔者认为，应逐渐地进行人事档案管理体制的改革，建立一种社会化、开放式的管理模式。