关键词：基层单位；文件档案管理；现代化
引言
信息技术发展使许多行业的办公环境发生了翻天覆地的变化，传统依靠人工的文件档案管理方式已经基本上被淘汰，电子化办公已经成为主流。在一些基层单位中，传统的档案管理模式已不能适应现代化的需求，逐渐被无纸化的管理方式所取代，不仅提高了档案管理工作的效率，从长远来看，还能节省很多资金，对于基层单位的健康发展具有积极的意义。因此，基层单位应该加强现代化的档案管理建设，探讨和研究如何有效实现基层单位文件档案管理的现代化。
1提高文件档案管理现代化水平的必要性
1.1加强信息资源的整合和利用
很多企业和组织没有及时对信息资料进行及时整合存储而流失，这些资料的唯一性和实效性，对未来工作的开展有着承上启下的作用，一旦缺失实质上是一种有形的财产流失。将科学技术运用到档案管理中，文件档案管理科学化水平的提高，能够很好的保存这些资料,有效的整合这些资料,让资料的保存工作更有保障，能够更好的发挥其应有的作用。
1.2促进文件档案管理工作便快速化与效率化
现代化技术的运用，给国家和社会的发展带来了日新月异的变化，很多繁琐的工作通过现代化管理技术的提升变得更加便捷，文件档案管理工作随着科学化的普及，工作内容变得简便，工作效率也得到显著提高。文件档案管理的科学化，促使资料信息的存储、分类、查询变得有规律，保存或者使用查询时也更加快速便捷。
2基层单位文件档案管理存在的问题
2.1工作人员综合素质较低
文件档案工作者最重要的是的是专业素质，员工的专业知识技能和职业素质的高低水平也决定着档案的质量，这要求文件档案管理人员必须掌握一些基本的计算机技能以及收集和处理数据的能力。目前，很多单位文件档案工作人员大多是兼职人员，不是专职人员，这样就造成档案工作人员除了要做好本职工作以外，还要处理好繁杂的档案资料，这就必然容易造成人工操作存在的误差,当然，专业知识和技能只是实践技能培训的一部分，但也是一个重要的环节，需要档案工作者安排自己的时间，并有针对性地进行一些实践培训。
2.2档案管理方式过于落后
随着现代科学技术的不断发展与进步，很多计算机处理技术、文字处理技术、信息收集技术等都被应用到档案收集、处理工作中，使得档案的储存脱离纸质化，增加了数字资料、音频资料、图片资料等储存形式，改变了传统档案管理工作的方式。但是，现阶段这种管理方式并没有被应用到实际的工作中，很多基层事业单位都在应用最原始、最简单的文字收集，再由人工进行处理、总结的工作方法，不仅影响了档案管理工作的效率，也影响了档案管理的现代化进程。
2.3档案检索系统不健全
档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。
2.4档案管理工作的信息化建设落后
现在，我国开发了很多的关于档案管理工作的软件，但是这些软件太过于繁杂，很多企业和企业用的软件都不是一样的，没有一个统一的标准，所以很多信息的没办法实现资源的共享，现在的档案管理软件也是跟不上科技的发展速度的，就使得很多机构运用的软件比较落后，还使得一些低端的软件重复建设使用，严重的阻碍了档案管理科学化的发展。
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3基层单位文件档案管理的现代化路径探索
3.1引进高素质人才
凭借不断创新和发展的活力，单位在激烈的市场竞争中取得了良好的市场地位。创新的关键是人才，鼓励使用新系统，积极提高文件管理人员素质，积极引进国内外先进人才，努力实现现代化管理。当然，专业知识和技能只是实践技能培训的一部分，但它也是一个重要的环节，要求档案工作者安排自己的时间，并有针对性地进行一些实践培训，必须熟悉掌握计算机的操作技能以及收集和处理数据的能力。当然，单位也要定期培训文件档案管理员，以改善或更新他们的实际运营能力。档案工作者最重要的是责任感。此外，公司和单位必须受到良好监管，包括从上级到下级的监管过程和从下级到上级的监督过程。
3.2丰富档案管理的方式
为了进一步加强基层单位档案管理工作的质量，提高工作效率，首先应该改变传统、单一的管理方式，利用先进的科学技术实行多样化管理，最终实现信息化、数字化、虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式可以扩大基层事业单位大男子与的储存总量，还能大幅减轻单位的库存空间，而且无纸化的档案管理可以简化查阅资料的流程，使得各单位间文件的传递、流通变得更加便捷，以便更好的开展各项联合工作。
3.3健全档案检索系统
检索对于档案后期应用的重要性不言而喻，要想使档案管理工作实现现代化，基层单位就需要健全档案检索系统，使档案检索系统更加规范化和专业化。具体来说，首先，基层单位要借助现代化的信息技术，建立电子化的检索目录，并通过对检索条件进行相应设置，来完善档案检索系统。其次，检索系统要使用最流行的关键词法，检索者可以根据自己的需求，在检索系统中输入相应的关键词，然后检索系统就可以将相关的文献呈现出来，从而可以提高档案管理的效率。
3.4完善档案管理信息化系统建设、加强资源的共享
在建立完善的档案管理信息化系统的同时，还要注重系统各方面的资源共享问题。首先，档案管理工作的信息系统的建立不是一朝一夕的过程，而是需要长期的坚持，在这个过程中，还要确保信息化档案管理工作的科学性和合理性，还要进一步的加强档案管理信息化系统之间各种资源的共享，让档案管理工作的发展能够全面展开。档案管理信息化，通过系统化的建设和资源的共享，可以让信息数据得到更好的管理和应用，因此，只有为档案管理建立完善的数据库，不断加强信息数据之间资源共享，才能保证档案管理工作的稳步发展。另外，档案管理的信息化，在实现资源共享的过程中，需要计算机网络的大力支持，通过计算机网络技术，信息资源能够系统联合，从而相互结合，实现档案管理工作中，数据管理的科学性和合理性，可以有效实现档案管理工作的高效目标。
结语
文件档案管理工作是基层单位最重要的部分之一，基层单位一定要充分重视档案管理工作，通过摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，强化文件档案信息化工作，搭建科学的档案管理信息平台，以此促进档案管理工作的现代化进程，进一步促进基层单位的不断发展。
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论文作者:芦国富
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第23期
论文发表时间:2020/5/9