顾荔 石璐
（苏州市立医院本部药剂科 江苏 苏州 215000）
【摘要】 目的：探讨“品管圈”提高药库中药饮片周转准确性和效率的应用效果。方法：成立品管圈，确立“提高药库中药饮片周转准确性和效率”为活动主题，运用品管圈方法及PDCA循环方法对中药饮片周转问题进行现状把握、目标设定、要因分析、制定对策并实施，最终实现中药饮片流程标准化，同时评估该活动的应用效果。结果：药库通过此次品管圈活动，40天内中药饮片在药库周转的差错总数从55件下降到17件，每10天平均数从14.75件下降到4.25件；品管圈活动前采购时间总数607分钟，平均每天耗时148.2分钟，下降到337分钟，平均每天耗时67.4分钟。结论：开展品管圈活动能够有效提高中药饮片在药库的周转准确性及效率。将品管圈方法应用于实际工作中可有效改善工作流程、提高工作效率，同时增强了药库人员解决问题的能力，提升药事服务质量。
【关键词】品管圈；PDCA循环方法；中药饮片
【中图分类号】R952 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2015）14-0035-03
Analysis effect of Quality Control Circlehaw to improve turnover efficiency of Chinese medicine yinpian
Gu Li, Shi Lu. Suzhou Municipal Hospital, Jiangsu Province,Suzhou,215000, China
【Abstract】 Objective Discusses application Effect of quality control circle haw to improve the Chinese medicine yinpian turnover efficiency and the accuracy. Methods Set up quality control circles. Establish "pharmacy Chinese medicine yinpian turnover accuracy and improve efficiencyand "for the activity theme. By utilizing the method of quality control circle and PDCA circulation method, for Chinese medicine yinpian flow problems, goal setting, factor analysis, the countermeasures for implementation, Realization process standardization, and evaluation the activity effect. Results Through the quality management circle activity, in the 40 days, Chinese medicine yinpian turnover of total error reduced to 17 from 55 pieces. before the activities, purchasing total time is 607 minutes, a day on average 148.2 minutes; Descend to 337 minutes after activities, an average 67.4 minutes a day. Conclusion The QCC can effectively improve the accuracy and efficiency of Chinese herbal medicine turnover in storeroom. The QCC method can be applied to effectively improving workflows, improving efficiency,enhancing the ability to solve problems and improving pharmacy service quality.
【Key words】QCC; PDCA cycle methods; Pieces of Chinese medicine
品质管理圈(Quality Control Circle，Qcc)简称品管圈，是由日本石川博士在1962年所创[1]。周转天数中的应用指的是工作性质相似或相关的人，本着自动自发的精神，共同组成一个小组，运用品管圈的手段解决工作场所的问题，以达到改善业绩的目标[2]。目前，品管圈作为一种加强管理的手段，已经被应用于整个医院药学的管理中,并能够显著提高药学服务质量[3-4]。药学部药库作为医院药品的贮备场所，承担着全院药品的采购、供应、保管和养护等工作，完善的管理制度及规范的流程可有效确保药品质量和医疗用药安全[5]。为进一步加强药库对药品的管理，提高工作准确率及效率，药库于2013年5月成立Qcc小组，针对工作中遇到的问题，利用“品管圈”的手法加以分析改善，取得了良好效果。
1.材料和方法
运用PDCA（Plan-Do-Check-Act）循环方法，按照品管圈实施的十大步骤进行计划、实施、确认和修正、制定标准化方法和持续改进等步骤[6-7]，根据相关数据，应用管理图表，统计分析品管圈活动前后的结果。
1.1品管圈组成
由辅导员、圈长、圈员等7人组成。其中辅导员负责对整个品管圈的活动进行指导和监督；圈长负责对活动进度进行统一管理和统筹安排；圈员则参与每个对策和步骤的实施以及负责某一对策的计划安排。
1.2圈名圈徽的选定
经现场投票决定本次活动圈名为“飞鸽圈”，代表中药饮片周转信息的传递精准快速，不仅能够保证临床药品的采购和供应的及时性，又能精准快速传递药品信息。
1.3主题选定
针对工作中出现的问题，从项目的重要性、院方政策、迫切性、可行性、达成性、圈能力等方面综合分析。采用共识标准法[8]，通过圈员脑力激荡讨论确定活动内容[9]经小组投票，最终确定品管圈活动主题为“提高药库中药饮片周转准确性和效率”，见表1。药库实现零库存对降低医院运营成本、提高工作效率具有重大意义[10]，2013年药库搬迁后库房存储空间减少，因此中药饮片周转需实现药库零库存，即由门诊草药房根据临床需求提交中药饮片计划后，药库确认无误后根据计划从医药公司购买。但是中药饮片库存周转率提高的同时，计划频次增加了56.5%，计划数量增加了77.6%，大大增加了人员成本。
1.4现状分析
为了对药库中药饮片采购流程的效率及准确性的现状进行充分把握，我们对2013年3月至2013年5月40天内中药采购流程中出现的差错及所需时间进行统计，其中差错总数为55件，每10天平均数为13.75件；采购时间总数合计607分钟，平均每天需耗时148.2分钟。
1.5目标设定
因本圈活动为药库的第一个圈，如目标设定太高，完成困难，结合实际情况，将本圈的圈能力设为50%。
目标值=改善前-改善值=改善前-（改善前×圈能力）。
改善前平均差错次数为：13.75（件/两周）；目标值：6.88（件/两周）。
改善前平均时间为：148.2（分钟/天）；目标值：74.1（分钟/天）。
1.6要因分析
通过因果关系图的分析可以科学地找出问题的主要原因，并针对此原因提出解决方案[11]。全体圈员经过要因分析，绘制鱼骨图。从材料、方法、工具、人员及其他五个方面，共统计出42个小要因，见图1。最后讨论发现，在中药饮片周转的整个过程中，从门诊草药房提交计划到药库出库、入库的过程多由人工重复操作输入，并且中药饮片数目繁多、名称复杂不统一，造成中药饮片从计划出库到药品到货多环节的信息沟通不够流畅，这是差错产生及人工耗时的主要原因。因此若能利用计算机系统完善这一环节，可大大提高其周转效率及准确性。
1.7对策与实施
针对要因分析，通过头脑风暴的方法[12]，进一步完善各部分系统，拟定三个对策并实施。
1.7.1完善医院管理信息系统（Hospital Information System，HIS）。二级库提交临床需求药品计划单，由系统生成实际申领单，通过His系统直接转至一级库即一级库的计划单从HIS系统中导出，生成Excel表。完成二级库向一级库计划单的申领。
1.7.2制作医路通系统药库对Excel表中的中药饮片进行确认和核对后，将生成的表格直接导入至医路通系统，并通知公司进行药品品种和数目核对。医药公司确认无误后，进行发货。完成计划单从一级库到医药公司的申领。
1.7.3中药饮片入库及发票录入药库对中药饮片进行入库检验。检验合格后，通过医路通的发票管理系统将医药公司的发票原始数据录入His系统。药库只需根据入库情况对所录入的发票数据进行核对，确认无误后完成中药饮片的入库。
2.结果
2.1有形成果
2.1.1品管圈前后差错数对比分析 实施对策后，我们对2013年8月至2013年9月40天内中药采购流程中出现的差错数进行统计，其中差错总数为17件，每10天平均数为4.25件。品管圈前后差错数对比见表2，其柏拉图见图2。
按照品管圈公式计算：
=(4.25-13.75)/(6.88-13.75)×100%=138.28%
=(13.75-4.25)/13.75×100%=69.09%
2.1.2品管圈前后时间对比分析 2013年8月至2013年9月40天内中药采购时间总数合计337分钟，每两周平均数为67.4分钟。品管圈前后耗时对比图见表2，其柏拉图见图3。
按照品管圈公式计算：
=(67.4-148.2)/(74.1-148.2) ×100%
=109.04%
=(148.2-67.4)/148.2 ×100% =54.52%
说明此次品管圈活动所采取的措施有效，差错数及所需时间总数降低到目标值以下。
2.2无形成果
从解决问题能力、个人综合能力、和谐度、成就感、品管手法、团结凝聚力等方面进行评价[13]，由圈员7人以自评方式评分，每人最高5分，最低1分，总分35分。得出：活动成长值=活动后平均值-活动前平均值。通过正负向来评价无形成果，正向说明有提升，负向说明下降，评价成果见表3，成果绘制雷达图见图4。结果表明：药房工作人员在品管圈手法、解决问题能力、自信心、团结凝聚力等方面有明显提升。可以看出，通过此次品管圈活动赋予了圈员真实的参与感，使他们的自身价值得到最佳的发挥，为他们创造一个愉悦的工作环境，品管圈活动能有效地挖掘药剂科人员的管理潜能，有利于药剂科人员为患者提供全面、优质的服务[14]。
3.讨论
通过“品管圈”活动，各项对策逐步实施以后，药库完善了药品出入库管理系统，在中药饮片周转率及计划频次提高的同时，保证了中药饮片周转过程的准确性及效率，并激发了每位圈员的潜能，为共同的目标而努力。
从2013年10月开始，全库70%的药品实行了零库存模式，中药饮片已经实现100%零库存。基于这样的模式，药品从原来每周采购一次，改变为每周三次，而中药饮片改变为每天采购，同期相比出入库的频率增加了1.5倍，工作量大大提高，因此原来的中药饮片计划提交、入库、出库模式已经很难满足现阶段的要求。通过开展此次品管圈活动，针对这一问题，应用计算机信息平台，开发改善新的信息系统，从而实现二级库-药库-医药公司只需要通过信息系统即可完成药品信息的传递：二级库将计划单上传，药库经确认无误后，通过医路通系统传至医药公司，电脑按照每家公司进行分流，可加快计划单的出单时间；在后期药品入库的工作中，通过医路通系统进行发票的录入，节省时间、提高效率，导入完成后只需进行核对，大大提高了准确率。
PDCA循环的概念最早由美国质量管理专家戴明提出，所以又称“戴明环”，包括计划、实施、确认与处置四个过程[15-17]。在此次活动中，将“品管圈”手段与PDCA循环方法相结合[18-19]：主题选定到对策拟定（Plan），实施与检讨（Do），效果确认到流程标准化（Check），检讨与改进（Action），提供了更深层次、多方位、更全面的科学方法来把握现状和分析问题。
此外，此次品管圈活动，圈员们充分发挥主观能动性，提高了工作积极性和团队凝聚力，学会了一系列品管手法，为持续推行品管圈活动奠定了理论基础，也为下一期品管圈活动更好的开展提供了坚实的后盾。
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基金项目：药库电子化药品物流系统的开发研究与应用
论文作者:顾荔,石璐
论文发表刊物:《医药前沿》2015年第14期供稿
论文发表时间:2015/7/31
标签：品管论文; 中药饮片论文; 计划论文; 差错论文; 药品论文; 方法论文; 药学论文; 《医药前沿》2015年第14期供稿论文;