科技档案与文书档案跨界归档的探讨，本文主要内容关键词为：档案论文,文书论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
过去，我们只注重对档案材料的收集、整理和归档，而忽视了科技档案与文书档案跨界归档问题的处理工作。我们认为，跨界问题解决不好，将会影响档案的完整性、系统性、准确性，将会影响档案提供利用的效果。为此，对于跨界问题有必要进行研究和探讨。
为解决好科技档案和文书档案的跨界归档问题，就必须正确认识二者之间的关系和主要区别。
1.科技档案与文书档案的关系
科技档案与文书档案同属于档案范畴，是一个单位档案全宗的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。对于一个单位来说，科技档案与文书档案都是这个单位工作情况的真实记录，它们从不同的角度反映和记录了本单位工作活动的历史面貌。
2.科技档案与文书档案的主要区别
在归档整理过程中，正确区分科技档案与文书档案，对于档案的分类、组卷和提供利用，具有非常重要的意义。它们的主要区别：
2.1内容不同。科技档案是自然科学研究、生产技术、 基本建设等活动中形成的，应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料的历史记录，产生于生产、技术工作领域的全过程。文书档案则产生于党政领导和行政管理领域。
2.2形成特点不同。科技档案的形成具有成套性、专业性等特点。
首先是它的成套性。因为任何科技、生产活动，是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的。如一个课题项目的研究，一个工程项目的设计与施工，一个型号产品的研制和生产等。它们记载和反映了该课题、该项目、该型号产品等科技、生产活动的全过程和最终成果，这就构成了该科技、生产活动材料的整体性，即文字材料、图样等科技文件材料的成套性特点。根据成套性特点进行科技档案的管理，既是科技、生产活动的现实需要，又是档案全宗原则在科技档案管理工作中的具体体现。
第二，科技档案的专业性。专业性是科技档案最突出的特点之一。一方面，科技档案有其特定的专业技术领域，是相关专业的生产、技术活动的产物；另一方面，科技档案的性质具有鲜明的专业性特征。科技档案的专业性表现在，它不仅使科技档案同一般档案相区别，也使不同专业形成的科技档案彼此之间相互区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。
而文书档案形成的特点是：一个会议、一项工作，请示与批复、来文与复文等紧密联系构成不可分割的整体。文书档案就是把零散的、有保存价值的文件整理成有联系、有程序、按一定规律合起来的案卷。组合成案卷的文件材料保持了彼此之间的历史联系，为人们查找和参考提供了方便。
2.3不同性质的单位形成的档案各有侧重。
一般党政机关，主要形成文书档案，科技文件材料一般是文书档案的附件，应与正文一并按文书档案管理。而基本建设档案应与文书档案分别组卷保管。
厂矿企业和专业主管机关的档案，可按其内部机构的职能性质加以区分。一般技术性机构如技术处、施工处等侧重于科技档案，行政性机构如办公室、党办等侧重于文书档案。
3.关于科技档案与文书档案跨界归档问题的探讨
科技档案和文书档案虽然它们内容不同，形成特点不同，且不同性质单位形成的档案各有侧重，但它们中的科技管理性文件在一定程度上具有内在联系，这就引出了跨界归档问题。
3.1什么叫跨界问题。 跨界问题就是指有些科技性管理文件本应归入文书档案，但却归入科技档案而言。如生产、技术活动中本身产生的文件材料属于科技档案；而科技管理性文件它产生于机关活动领域，是文书档案的组成部分，但因它又与科技档案有内在联系，是具有科技因素的管理性文件，又为科技档案服务，故它具有文书档案和科技档案的双重性，为使这类文件在归档时使案卷更加系统、完整、准确且方便使用，而把它归入到科技档案中。
3.2跨界问题的处理办法。一般地讲，技术问题的指示、 决定和审批文件，如水利部、能源部关于《黄河万家寨水电站和引黄工程设计任务书》技术审查意见的报告，又如水利水电规划总院关于《山西省万家寨引黄工程初步设计泵型及参数选择专题预审意见》等文件，是技术工作和科研工作中产生的指导性文件，一般应作文书档案保管，但这些文件又是有关技术文件材料不可分割的组成部分，故又应放在科技档案中，以保持科技档案的完整性，这就出现了跨界归档问题。为方便管理和使用，必要时，可在科技档案和文书档案中各存一份。
3.3对科研、基建、设备档案跨界问题的处理。 科研文件材料整理，应按课题组卷。即包括：鉴定阶段的课题立项申请和审批文件、课题研究任务书、开题报告、方案论证：研究工作计划，各种计算材料，研究试验原始记录、报告：鉴定组织安排、会议记录、鉴定报告、成果申请、审批材料等按课题进行整理组卷。其中审批文件、会议记录等，本应属文书档案，因它们和科技档案有密切关系，故应归在科技档案中。
基建文件材料整理，将依据性文件（如项目建议书及批复、协议书、合同、设计任务书、设计总方案等）；基础性文件（如地质勘测记录、报告，工程周围情况调查，水源与供电材料，建筑施工条件等）；工程设计文件（如总平面图、区域地形图、建筑物施工图、结构图、施工图样、说明书、计算书、概预算等）；施工、竣工验收文件和使用维修文件，按单项工程分类、单位工程组卷一并整理。其中项目建议书的批复、可研报告的批复等，本应属文书档案，因它们和基建档案有密切关系，故应归在基建档案中。
设备仪器文件材料整理，按设备仪器购置和安装调试运行维护阶段，将设备仪器购置申请、可行性研究、设备购置批准文件、资金申请、洽谈订货签约、人员培训、设备仪器到货开箱记录、随机文件；设备仪器安装记录，设备仪器验收报告、操作规程、运行记录、维修记录、事故处理记录等文件材料，都列入单体设备仪器进行整理组卷。其中设备仪器购置申请、可行性研究、设备购置批准文件等，本应属文书档案，因它们和设备仪器档案有密切关系，故应归在设备仪器档案中。
4.体会
通过多年的工作实践，我们对科技档案和文书档案的跨界归档问题，采用以上办法后取得了较好的效果。主要体会有：
第一，采用跨界归档后，既保证了档案的完整性、系统性、准确性和文件材料之间的历史联系，又符合事物发展的内在规律。在进行文件立卷工作时，必须了解和研究文件在产生和处理过程中的规律性，只有这样才能做到既不把有密切联系的文件随便分开，又不把没有联系的文件硬凑合在一起。一个机关的文件，只要能按照保持文件之间的历史联系的原则去立卷，就能系统地反映工作中的各方面的关系和机关活动的历史面貌。
第二，提高了工作效率。在利用档案过程中，过去既要查文书档案又要查科技档案，而跨界归档后使有内在联系的两档合为一档，利用起来就方便多了。