摘要：一般而言，办公室文秘的工作要求高、能力强，它要求文秘人员要有较强的写作才能，这种写作涉及规模很广，有新闻写作，也有文章写作，还有宣扬稿的写作等等。单位文秘人员还必须具备公关才能，它要求文秘人员能处理好单位作业的各项工作，特别时处理各种公关危机时的才能。本篇文章以单位文秘人员为主线，探讨文秘人员的能力结构，以供参考。
关键词：办公室 文秘人员 能力结构
引言
社会时代的不断发展，社会情况愈发复杂，办公室文秘人员需求量随之增加，就文秘人员的从业要求必须加强。作为一个办公室文秘人员，自己的综合素质必须提升，具备强大的工作能力，努力达到社会对办公室文秘人员的要求，从而不在激烈的竞争中被淘汰。
1、社会对办公室文秘人员的需求现状
社会的发展要求在今后很长的一段时间内，办公室文秘将会一直被需要，其社会需求量很大。在实际中，办公室文秘的工作能力要求非常强，能够分担许多上级领导的工作，能够保障其职位的工作顺利完成。办公室的文秘人员是各公司喜爱的复合型的人才，办公室文秘工作人员数量随着各个层次需求不同而不一样。从全社会的角度出发，这一职位呈现的需求量是越来越高。但是，仅从办公室文秘职位的内部看来，职业岗位群却有着很大的变动。对大公司来说，他们内部分工相对于小型企业是属于分工及其细致的，所以对办公室文秘人员需求就比较多。另外对于外贸和民办的企业而言，他们对办公室文秘的需求量也在逐渐增加。对于国家机关和事业单位来说，办公室文秘的需求则呈现出一种下降的趋势。
2、办公室文秘人员能力结构探讨
办公室文秘人员工作能力主要体现在其基础能力和结构能力两个方面，能够很立体的反映出现代办公室文秘人员的能力结构，从而形成办公室文秘人员的能力系统。
2.1基础能力结构
2.1.1.观察能力必须敏锐
观察力对于办公室文秘人员非常重要。办公室文秘人员的观察能力不同于一般工作人员的观察能力，对上级领导言语、脸色、行动等方面的观察都属于其观察的范畴。办公室文秘最基本的工作内容其实就是对信息的传达，对上下级的联系，方便人员沟通。办公室文秘的观察力要比一般职业更为重要。办公室文秘的观察能力是一种全面的，深入的观察领导的一种方式。要明确工作的职责所在，要求办公室文秘必须有眼力见，能够观察周围动向，观察并能够准确记忆一切有价值的信息。目前单位领导都具备较高的知识结构，他们的想法很多变，行动也具有不定性，给下级人员一个措手不及。由于这种特殊的工作内容，所以就要求办公室文秘人员必须能够有效地对领导察言观色，对周边事物进行观察并努力记住和掌握身边的人和事。领导现在都具备丰富的知识和较强的能力，所以文秘人员必须准备好前提工作。对领导进行了解，切实掌握领导的内心想法，及时的反映出领导的所需所求。然后变被动为主动，合理有效的进行工作，能够提高工作效率。
2.1.2超强的记忆能力
记忆力对于办公室文秘人员来说是必须具备的，记忆力不仅仅指人大脑原有的记忆存储，对于办公室秘书这一职务来讲，记忆力更多的指的是经验的储存。他们需要的更多是对于经验的存储。办公室文秘人员要对上级领导传达的每一项重要信息进行牢记并掌握，避免信息的传达失误而影响造成工作。办公室文秘人员必须具备超强的记忆能力，遇到突发事件需要处理时必须保持沉着和冷静，处理突发情况时采取之前类似的情况的措施进行处理，切忌手忙脚乱一团糟。另外，办公室文秘人员对于繁杂工作的吃力时，必须记住足够多的东西，所以，公室文秘人员要想工作能够的顺利进行必须具备超强的记忆力。
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2.2专业能力结构
2.2.1良好的文字表达能力
办公室文秘人员进行沟通交流必须具备文字表达能力，是办公室文秘人员的基本才能。办公室的文秘人员的工作就是经常跟文字打交道，向上级领导反映情况和同事进行工作的沟通时都会涉及到文字方面。所以，良好的文字表达能力是办公室文秘人员一定要具备的，文字写作能力必须要强，写作技巧要精通掌握，写作水平必须极高。办公室文秘人员要在日常的工作生活中积累素材进行写作，多阅读一些相关书籍，并不断的进行写作的练习，提升自己的文字表达能力，从而提升自身的工作能力。
2.2.2熟练的办公自动化能力
办公自动化的发展，要求办公室文秘人员对操作现代化办公设备、器材、通信技术以及互联网等必须熟练的掌握并操作。针对办公室最主要的设备计算机、打印机以及传真机等，办公室文秘人员要对这些办公设备熟悉，并学会掌握其操作规范。随着社会的进步，现在许多办公室在办公时都实现了对数据、文字、事务处理一体化流程。所以如果办公室文秘人员不具备较强的办公自动化的能力，他们日常的工作当中就会碰到很多困难并没能力解决。相反，具备良好的办公自动化能力有助于他们的日常工作顺利进行。
3、对策建议
办公室文秘人员是具备多层次、多因素的能力结构的综合体,以上我们只勾勒了它的主千部分。我们认为,现代办公室的文秘人员只要具备这些主干能力,就可以称得上是合格的文秘人员。当然,文秘人员有以办文为主的,有以办事为主的,办文、办事者的具体职责任务也有所不同,因此没有必要、也不可能要求所有的文秘人员把所有的能力都集于一身,有些能力是必备的,有些能力则因人因责而各有侧重。但目前有些单位人员编制有限,文秘人员配得很少,那就只能“一末带十杂”了,因而要求掌握的能力也就要全面一些了。为了改善、提高办公室文秘人员的能力结构,我们认为应采取以下对策:
3.1必须提高各级领导、各级人事部门对文秘工作的认识,切实把文秘队伍的建设提到应有的日程上来,改变有的单位对文秘工作重视不够,对文秘人员使用得多、培养教育得少的状况。
3.2对文秘队伍必须进行调整、充实的文秘人员太少、编制没有配齐的,应予以补充。文秘人员能力结构太差,没有培养、发展条件的,应争以调整。鉴于目前体委系统这方面人员缺乏的状况比较突出,我们认为在内部培养为主的前提下,也可以象引进料技等特殊专业人才那样,适当引进一点文秘人员。在文秘人员的配备、调整、管理上,应遵循两个原则:一是配比原则。注意各类文秘人才的合理调配,不能整齐划一。大体要求有办文为主的,有办率为主的,有务实型的,有开拓型的。九种类型比例适当,才能充分发挥文秘班子的整体效应。二是互补原则,文秘人员之间在能力、性格、行为等方面各有差异,要注意知识互补、专业互补、能力互补、年龄互补、性格互补,.做到有机结合,以长补短,形成较强的“聚合为气
3.3必须加强对文秘人员的培训和在职学习,使他们熟练地掌握和应用各种基础的、专业的、特殊的能力,并适应形势的发展随时进行知识更新,不断改进和提高文秘工作,更好地为领导、•为机关、为基层服务。具体措施有四点:一是着眼长远,选送有培养前途的同志到高等院校学习深冶,二是顾及当前,支持在职人员参加有关部门举办的短期培训班,对现有人员分批轮刃；三是提倡在职自学,鼓励自学成才,四是建立定期的业务学习交流制度,以老带新,以新促老,共同提高。
结语
现在社会的发展，使得办公室文秘工作人员的需求不断增加，所以办公室文秘工作的竞争力也越来越大。想要进入这个行业从业人员就必须具有较高的能力结构，并且能够在学习和实践中不断地提升完善自己，锻炼自己的能力，促进自己行业能力越来越强， 继而才会成为一名优秀的文秘工作者。
参考文献
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[2]周巍巍.探究党委办公室文秘人员的业务素养[J].企业文化旬刊，2016,25(7):43-43.
[3]曹闯.提升办公室秘书素质的对策探讨[J].中小企业管理与科技旬刊,2014,36(8):2-2.
论文作者:迟静
论文发表刊物:《基层建设》2017年4期
论文发表时间:2017/5/26
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