摘要：随着档案管理创新的不断深入，化工企业档案管理工作也面临着巨大的挑战，但在目前的工作中对档案管理中还存在着很多的问题，不利于档案的服务功能的发挥。文章主要分析了在新的形势下化工档案管理现代化中存在的问题，提出了相应的对策，以提高档案管理工作的质量。
关键词：化工企业；档案管理
1 现代化化工企业档案管理存在的误区
档案管理创新是指用科学的原则和方法管理档案，为企业和社会经济发展提供服务，其基本内容包括档案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息输出。管理创新能激发创造力，可不断地开发出新的工作方式和解决问题的办法。档案管理信息化的创新，即不断根据市场和社会的变化和发展，在知识创新的基础上，满足档案服务需求，达到档案工作服务社会经济发展的目标。同时，随着现代科技的广泛应用既为档案管理工作带来了方便，也存在一些问题。
1.1档案管理的保密性和安全性不强
档案管理的保密性和安全性不强的主要原因有人为因素和技术因素。档案部门的工作人员的安全保密意识淡薄，对发布的信息缺少严格的审查和管理；电脑病毒横行，加之黑客的恶意攻击，导致档案信息的安全受到威胁。
1.2化工企业电子档案的数量较多
电子档案是未来档案发展的一种新型档案载体，化工企业必须对电子档案的概念、数据处理和网络安全等方面认真研究、综合利用，从而扩大审视视角，逐步形成一套科学的电子档案管理方法，确保档案管理信息化建设的健康、有序发展。
1.3竞争、协作理念不完善
当今社会的各个领域既存在竞争，也存在协作，档案管理工作也不例外。只有引进竞争机制和团队精神，加强部门间的交流和协作，普及档案信息自动化处理和管理技术，档案信息资源才能实现有效开发和利用，才能更好地服务于企业和社会经济的发展。
2．加强化工企业档案管理工作的对策
2.1依法加强企业档案管理工作
市场经济是法制经济，在企业转变机制的过程中，无论企业档案管理工作的模式、工作方法如何变化，但依法管理档案的原则不能变。档案管理部门应自觉维护、公正行使《档案法》所授予的权利，及时纠正违法行为。要根据《档案法》的基本原则和规定，对企业档案工作制定合理的考核标准及检查制度；增强企业依法治档的观念，运用法律手段管理档案和利用档案维护企业的合法权益，是企业档案管理适应并服务于企业生存和发展的有效途径。
2.2加强档案的利用化
有效开发利用档案，是档案工作的落脚点，也是档案人员和档案部门的职责。将档案作为资源，围绕化工企业各项工作，及时地有效地开发利用，并为之服务，将会使档案大放异彩，会使化工企业的工作充满朝气。以部门档案为例，档案管理人员定期对部门各项指标进行统计、分析，并将统计结果上报相关领导和部门，化工企业的领导根据这些数据分析出该部门的工作情况，从而能够对该部门的管理工作进行评估，可以此调动各个部门的积极性。根据这些数据，结合产生这些数据的其他档案材料和背景资料，还可分析出部门工作和员工管理工作中存在的问题，为制定相关的管理措施，改进方法，提高工作质量，为加强工作人员的思想政治工作提供信息支持。
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在化工企业档案管理工作中如果能够提高档案管理人员的专业化素质问题，将化工企业档案管理做到规范化，保证档案形成的客观化，最后加强化工档案的利用化，那么化工行业的档案管理工作一定会进入高效的现代化。
2.3要在在利用的基础上加以保密
由于化工企业档案信息，能够给自身带来显著的经济效益，为了保证档案所有者的利益，同时也为了档案信息的安全性，化工档案部门应注意档案信息的保密。档案的保密工作，实质上就是为了维护化工企业的成果乃至国家的利益。保密制度是涉密人员做好保密工作的依据，在档案利用过程中，要建立建全保密制度。档案部门对原有的科拄档案保密制度要进行完善，制定系统的科技档案收集、整理、编目、编研、鉴定和利用制度，堵塞一切窃密和泄密的漏洞，充分发挥保密工作在化工企业生产活动中的保障作用。
2.4化工企业档案管理的规范化
化工企业的相关部门应该出台相应的档案收集、归档制度，使档案的收集、归档工作做到按章办事，按规操作，保证档案的完整。具体做好以下几个方面的工作：1.严格执行档案、文件、材料的收发登记制度；2.加强对零散文件、材料的收集；3.平时文件、材料的收集工作要落实到人，档案的收集只靠少数专职人员完成是不行的，必须建立专兼人员相结合的档案管理队伍。档案材料的收集范围归纳起来主要包括以下几个方面内容：一是单位计划档案管理方面，应归档的材料包括单位月计划、季度计划和年计划，以及化工企业的执行计划、预备计划等；二是化工企业在实施计划的过程中对档案管理方面，应包括相应的工程审批表、督导人员审核记录表、工作情况登记表、评估标准及相应的分析报告；三是部门工作人员档案管理方面，包括员工登记卡、在职员工变动登记卡、奖惩情况记录等内容；四是各单位工作量管理及业务考核方面，包括部门情况登记表、工程质量情况信息反馈表、业务进修情况登记表等内容。
2.5强化电子档案原始性、真实性的管理
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，因此，必须建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，以维护电子档案的原始性、真实性。其管理不仅要注重每个阶段的结果，也要重视每项工作的具体过程，并把这些过程一一记录下来。其中维护其信息安全方面的主要要求是：电子档案的制作过程要责任分明；电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动；建立和执行科学的归档和保管制度。
2.6激发档案管理人员工作的积极性
要想激发档案管理人员工作的积极性，首先领导要加强对档案管理工作的重视，时常对档案管理工作人员给予一定的关怀，使得管理人员在心理感受到自身工作岗位的重要性，其次要设立一定的工作奖惩制度，对于工作认真负责，工作成效显著的员工进行一定的物质或者精神奖励，不断激发他们的学习热情。相反，对与工作态度散漫，工作成效较差的管理人员进行一定的惩罚，是其充分认识到自身的错误，一边在日后的工作中加以改正。通过这样的一种方式，定会对档案管理工作产生积极地促进作用。
结语
随着信息时代的发展，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展和深化应用，在化工企业中正在大力开展档案管理系统的推广和应用工作的同时，规范化工企业档案信息化管理工作，是完整详细记录企业的发展历史，人事变迁的重要方式，是避免企业档案的基础业务建设、信息化建设、安全管理、设备设施等方面问题的重要保证。
参考文献：
[1]张瑜.电子档案管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江杂志，2015，8（5）：154.
[2]丁红.新形势下档案管理现代化问题及相应对策[J].中国信息化，2014（2）.
论文作者:刘凤
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/19
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