论图书馆岗位分析和岗位说明书的设计，本文主要内容关键词为：岗位论文,说明书论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G251.5[文献标识码]B[文章编号]1005-6610（2005）03-0040-03
信息时代，由于网络技术的迅速发展，许多信息机构应运而生，图书馆已不再是惟一的知识和信息提供者。面对激烈的竞争形势，图书馆要确保自己作为知识和信息的中心地位，就必须进行有效的改革和创新。以岗位聘任制为突破口，建立科学、合理、有效的图书馆员工考核体系，是图书馆人力资源开发和管理的重要环节，也是增强图书馆生存和发展能力的重要举措。
在图书馆人力资源开发和管理的诸要素中，科学的职务分类和岗位分析是基本要素，是基础性的制度建设[1]，也是建立科学合理的绩效考核的前提。做好岗位分析并由此而制定一份科学详备的岗位说明书，对图书馆管理具有重要的意义。
1 图书馆岗位分析研究
1.1 岗位分析
岗位分析也叫职务分析。早在19世纪末，美国科学家泰勒就创造了以人、原材料、机器设备构成的作业系统为研究对象的工作研究方法，从空间上和时间上进行改进工作职位设计的一系列分析研究活动。他使用工作卡，以鉴定雇员的作业，并注明执行这些作业的方法。泰勒工作法，在第一次世界大战期间得到一定程度的推广，到第二次世界大战期间又有了很大发展。泰勒发明的工作卡，实际上就是第一代工作说明书。工作说明书的发明，意味着科学的精确管理思想的诞生。如今在一些国家，不仅政府部门把工作说明书运用于对雇员的管理，很多工商企业也在广泛使用，劳动生产率因此得到很大提高。
工作说明书是由业务或行政管理部门拟定的书面说明，以说明员工所执行的作业，规定员工与机构及其他单位的关系，并订立工作所需的教育、经验和专门技能的标准[2]。设计一份科学的工作说明书，首先要做好岗位研究。
我国的岗位研究是在岗位责任制的基础上发展起来的。由于现代图书馆环境的变化和职能的提升，其内部岗位的内容、职责和要求也在发生相应的改变，原来的岗位内容、新增的工作职能在责任的界定、人员配置和要求方面都要通过岗位分析做出新的界定。否则，在管理时就不可能发现新的问题，每一项任务就不能顺利有效地执行，其工作规划、岗位配置、绩效评估等都将流于形式。
岗位分析是图书馆人力资源部门对某项工作的完成所需的有关技能、责任和知识等信息资源进行收集、分析与综合的系统过程。具体地说，对某个岗位进行分析，应先从以下几个方面进行调查：岗位名称；具体的工作内容；岗位所在部门；从事这个岗位的人员应具备什么资格；采用何种手段完成岗位工作以及为何要采用这个手段；最好还应明确岗位职数。在调查的基础上，管理者可以通过访问员工的工作记录、工作日记、以及直接和员工谈话、发放问卷的途径来了解员工对岗位的认识、对岗位的需求和建议，从而全面掌握第一手资料，为合理设岗提供科学依据。
1.2 岗位分析的意义
（1）岗位分析使得图书馆的总体目标经过层层分解，变成所有员工的具体目标。每个员工的工作职责和范围的集合便是图书馆整体功能的实现[3]。从这个意义上说，岗位分析是图书馆整合各部门工作以实现其整体目标的纽带。
（2）岗位分析使图书馆各项业务职责更加明确。岗位分析的结果为图书馆各项管理制度提供了可靠依据，澄清了岗位责任的边界，避免了工作中互相扯皮、互相推诿、责任不清的现象。
（3）岗位分析为制定清晰的用人规划和标准提供了依据。提高了管理者选择人才的可信度和透明度，避免了工作因人设岗和用人的盲目性。
（4）岗位分析和科学的岗位设置，使员工明确了工作的价值，同时也确保员工在激励性、满意度、成就感等工作结果范畴中受益。
（5）岗位分析为管理者提供了一个研究和评价员工的起点。建立在岗位分析基础上的岗位评价标准，改变了以往吃大锅饭，干好干坏一个样的现象。管理者根据岗位描述和规范员工的表现和业绩，就可以了解员工对图书馆做出的贡献和相对价值。岗位越重要，工作就越有价值。管理者可据此制定比较公正的奖励机制和用人机制。
1.3 岗位分类
岗位分类基于岗位分析的基础之上。岗位分类对于图书馆人力资源管理的意义在于定员定编。图书馆定员标准是指为图书馆及图书馆各岗位、各部门规定的人员配备的数量界限[3]。图书馆的管理部门在岗位分析的基础上根据不同的工作内容和工作性质，分别确定各岗位及各类人员的定员。
科学的岗位分类可以改变一些图书馆内部制度不健全、各岗位的工作流程不畅通，工作人员缺乏合理安排，机构臃肿、人浮于事的局面，有利于“为岗择人，任人唯贤，专业对口、事得其人”的人力资源管理目标的实施。
2 岗位说明书的设计
在岗位分析和岗位分类的基础上，把该岗位的任务要求作书面描述，并标注描述日期，这样形成的文字材料就是岗位说明书。岗位说明书也叫工作说明书。
岗位说明书没有固定格式，各机构根据自身实际情况制定适合本身需要的说明书。一份理想的岗位说明书应该包括以下内容：
（1）岗位概况：包括岗位名称、岗位级次、岗位类别、岗位所属部门。
（2）岗位说明：包括概括说明该岗位的工作内容和工作范围；任职者应当完成的工作任务，应当担负的责任，工作要求；用于工作的设备和技术及与他人的协调关系。
（3）任职资格：即在该岗位的人员应当具备的基本资格和条件，如受教育程度、专业技能、知识水平、工作经验、身体状况、年龄、性别和思想素质等等。
（4）岗位职数：即某个岗需要员工的数量。这一点需要说明的是，有的机构除了正式的工作人员外，还有一些临时工种和辅助工种，这些工种的数量也应当在说明书里说明清楚。
岗位说明书应该项目清晰、责任清楚、条理分明（见表1表2）。
表1 某图书馆报刊资料部专业技术岗位[4]
科 岗位 岗 位 及 职 数
组 级次 岗位名称 合计
1级
2级
3级4级
5级
6级
4 文书22
3 计算机系统管理与维护 2 2
中文期刊组
中文期刊采选（订刊、收缴、催
2—4缴、补缺、经费使用管理、相关 1+J1 1+J1 1 3+J2
中 数据统计、甄别内部刊）
2—3文 中文期刊新刊分编（区分、查 1 1+J1
2+J1
期 重、标引、著录、校对、记到）
刊
1 采 中文期刊数据总审校
1
1
3—4· 中文期刊数据维护
2+J2
2+J2
编
· 中文期刊加工整理（登记、加
4—6加 工、分流、下架、催缴、催缺、送
2+J4 1
1+J24+J6
工 装订、验检、排架、送库）
3—4港台期刊管理（采访、记到、登 1 1
记、标引、编目、阅览、下架装订）
3—5 科技 1 23
中文 读者接待（办理阅览手续） 社科
3—5 期刊2 24
2—3用户导读，咨询服务 3 1+J24+J2
阅览
J6管理 期刊归整（阅览后的期 科技 +J2 +J2
J6 刊归架，室内整洁）
社科 +J2 +J2
4—6 中文 保存本库管理（验收、上架、闭
期刊 架流通） 1+J1 1+J1
4—6 典藏 港台期刊库管理 1 1 2
4—6流通库管理 1 1 2
小计1
5+J1 9+J4 10+J5 3
1+J8 29+J18
（注：表格中加号后面为机动岗）
表2 美国美术图书馆专业人员的工作等级[5]
工作名称 教育 经验主 要 责 任
图书馆员Ⅳ经认可的图书馆学院的硕士， 10年经验，其中3年居领 负机构工作的主要责任。
加上高级证书导职位
图书馆员Ⅲ经认可的图书馆学院的硕士， 5年专业工作经验在一般的监督下按政策办事，
加上学科专业
负一个部门的主要责任。
图书馆员Ⅱ经认可的图书馆学院的硕士两年专业工作经验
在一般的监督下按政策办事，
负部门中一个小单位的责任。
图书馆员Ⅰ经认可的图书馆学院的硕士无工作经验 在一般的监督下按政策办事，
执行指定的作业。
表1设了岗位级次、岗位名称、岗位及职数等几个栏目。专业技术岗分1—6级，各级次用阿拉伯数字表示，数字越小级次越高。表中J表示机动岗（有些图书馆根据工作需要，除了固定岗位以外，还增设部分机动岗，以适应某些工作的灵活多变）。该说明书的特点是：①1—6级的岗位条件与聘任程序等列在表后，且非常详细。②岗位名称、级次和职责分得很细，固定岗和机动岗并存，机动岗的级次、职责和人数也标注的非常清楚。
岗位条件（以下岗位条件笔者作了些微改动）
·二级专业技术岗位
聘任二级专业技术岗位的条件在《□□图书馆岗位管理条例（试行）》第二十条的基础上应具备：
A.坚持开拓创新，工作有实绩，工作责任心强；
B.具有以下四方面的专业技术能力：
1）系统的学科专业知识和较广博的科学文化知识；
2）较高的外语或汉语水平；
3）较好的计算机应用能力和网络信息检索能力；
4）较高的科研能力，能够主持或参与主持科研项目。
C.一般应具有相关专业岗位的工作经历：
1）有1年以上岗位相关专业工作经历，博士学位；
2）有5年以上岗位相关专业工作经历，硕士学位或双学士学位；
3）有8年以上岗位相关专业工作经历，学士学位。
·三级专业技术岗位
聘任三级专业技术岗位的条件在《□□图书馆岗位管理条例（试行）》第二十条的基础上应具备：
A.工作有实绩，工作责任心强；
B.具有以下四方面的专业技术能力：
1）系统的学科专业知识和较广博的科学文化知识；
2）一定的外语或汉语水平；
3）一定的计算机应用能力和网络信息检索能力；
4）一定的科研能力。
C.一般应具有相关专业岗位的工作经历：
1）有1年以上岗位相关专业工作经历，硕士学位；
2）有4年以上岗位相关专业工作经历，学士学位；
3）有10年以上岗位相关专业工作经历，专科毕业。
……………………
特别优秀人员经本部岗位管理领导小组推荐，馆专业岗位管理委员会审议，馆岗位管理领导小组批准，可以破格聘任。
表2的说明书分4个栏目，把图书馆专业人员分成4个级次，各级次用罗马数字表示，数字越大，图书馆专业类人员的等级越高，反之列入最低级次；该说明书的特点是，它把从事各级次工作的图书馆员需具备的教育和经验写得很清楚，使竞聘者能够量力而行。
从以上两个说明书看出，虽然它们都规定了岗位责任，却都没有指出完成工作任务的标准，如质量标准、工作效果标准和员工工作态度标准等。如果能把这些内容放在说明书里，无疑会给应聘者和管理者提供更多的方便。
3 制定岗位说明书的意义
（1）岗位说明书给雇员和管理双方以充分选择对方的权利，它实际上是科学人文管理思想的体现。
（2）经过分解后的图书馆总目标，集中反映在图书馆岗位说明书中。有利于图书馆管理者自上而下对全体员工的工作实行控制；可以推动图书馆更加科学地实行岗位责任制、目标责任制和其他的管理形式；管理者和雇员可以据此订立短期或长期的劳动合同。
（3）岗位说明书是制定考核标准的基本依据，是检查所有员工完成任务情况的依据，是考核其工作绩效的依据，同时也是制定员工薪水的依据和制定奖励惩罚制度的依据。
（4）有助于图书馆把专业技术职务的评定和聘任分开。一些图书馆的改革实践表明，根据职务分析来聘任工作人员，职称只是任职的条件之一，因为这样的聘任是不单纯以某个人的学识水平高低来决定任用与否的。它既要以任职者的学术成就和学识水平为重要依据，也要以应聘者是否能胜任该项工作任务的各项条件为依据，因此职称和聘任不存在必然的联系[6]。笔者所在的图书馆在进行岗位聘任时就有低职高聘、高职低聘的例子。这样，可以最大限度地调动各类人才的积极性，激发创造性，有利于人才的选拔和任用，也有利于人才的流动。
最后需要说明的是，①岗位说明书应便于员工和申请人的阅读和研究，使受聘员工明白自己所处的位置。据此，受聘员工可以决定他是否要接受培训和接受什么样的培训。图书馆人力资源管理部门和其他部门也可根据岗位说明书对员工进行分门别类的和不同职务级次的培训。②图书馆在吸收新员工的时候，必须明示岗位说明书，使新到员工知道他应具备什么资格，才可以从事什么样的工作，实际上，岗位说明书是图书馆和员工之间的责任约定，它在图书馆和员工之间起到了桥梁作用。
4 结束语
由于图书馆事业的发展，图书馆这个不断生长着的有机体无论是它的工作还是它的员工都会有所更替。因此，必须随时代的变化，不断重新审视图书馆的全部工作流程，当发现过去的岗位设计已不能适应新时期的要求时，为了优化人力资源配置，提高工作效率，必须修改从前的工作岗位设计，进行工作岗位的再分析和岗位说明书的再设计。
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