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摘 要：文书处理是办公室工作中的一项重要内容，通过完成企业内信息的处理以及上传和下达发挥着各部门之间沟通协调的桥梁作用。本文阐述了办公室文书处理工作的主要内容，并对如何提高文书处理工作的质量和效率提出了几点建议。
关键词：办公室；文书处理；质量；效率
引言
在所有的企业、机关、事业单位以及组织的日常管理运行、办公中，都会在产生大量的书面材料，其中大部分都属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，企业中的文书承担着下达指示、传递信息以及向上请示等非常多的作用。而文书工作就是对这些文书进行撰写、发布、归档、保存、管理等一系列的处理程序。文书工作对企业的日常运行和发展有着非常重要的作用，能够使企业内信息传递以及事务工作的效率大大提高。因此，如何提高办公室文书工作的质量和效率成为了大多数企业共同关注的问题。
1.办公室文书处理人员的主要工作职责
办公室作为处理企业繁杂的组织管理工作的一个部门，文书处理工作是其中的重要组成部分。文书处理人员在日常工作中主要的职责有：负责综合办公室内的各种事务性工作、接受上级的文件材料、进行各种文书的打印并及时派送；及时登记和签阅各种文书、并将其整理归档、认真完成保密工作；受理客户的投诉、接听办公室电话、做好考勤工作；在各种办公室会议举行之前做好相应的准备工作、在会议中做好记录、会议结束后整理出文字材料；当上级领导作出指示时要及时进行处理或者传达给相应的部门、确保上级布置的任务能够按时完成。面对复杂而又庞多的任务，文书处理人员只有拥有良好的责任意识，优化工作流程并不断的学习提高自己，才能够保证办公室文书工作顺利、高效的完成。
2.新时期提高办公室文书处理质量和效率的策略
2.1提高文书人员的责任意识与工作能力
办公室文书工作对企业全局工作的进行有着非常重要的影响，由于在办公室文书工作中经常需要对大量的文件、文书进行处理，且多数工作有着突发性、琐碎性的的特点，再加上工作制度、职责不明确等问题，倘若办公室文书人员的责任意识不够，那么就很难保证文书工作的完成质量以及办事效率。因此，首先要对办公室文书人员额责任意识进行提高。第一，文书人员要对自身的思想水平以及业务水平进行不断的提高，做到工作时细致、谨慎，热爱自己的事业，主动接受相关培训来提高自己。第二，在工作上要有钻研精神，不断的提高自身的办事效率以及办事成果，并对工作的过程进行注重。第三，在各种办公室会议举行之前要做好准备工作，在会议中做好会议内容的记录，并保证记录的真实性、准确性和全面性，对会议记录进行妥善保管，杜绝会议记录外露或者丢失等现象出现。第四，妥善保管办公室印章，这也是办公室文书工作的一项重要内容，在处理办公室各项文书的时候往往都会需要进行盖章，如果印章出现丢失或者失窃等问题就会给企业造成许多不必要的麻烦。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第五，对于公文处理中常出现的错误要重点关注，例如：公文文种选择错误、标点符号使用不当、随意改动公文语序等，保证公文的格式严谨、用词准确。最后，对于上级领导下达的各种任务要做好配合工作，确保各项指示的有效处理和顺利完成，部分紧急性的文件有时会通过各种通信渠道进行传输，办公室文书人员要对各种渠道的临时文件进行留意，避免因为疏忽而导致工作上出现延误。只有办公室文书人员拥有较强的责任意识，才能够保证在日常工作中良好的完成以上工作内容，使办公室文书处理的质量和效率得到提高。
2.2提高文书人员的程序意识
随着信息技术的发展，办公室工作已经实现了一定程度的办公自动化，这时许多的工作也逐渐的变得更加流程化，没有程序，那么文书工作质量和效率的提高也就无从谈起。因此，办公室文书人员在处理这些工作时要有着较强的程序意识以及逻辑思维，使文书工作更加的程序化、合理化。首先，在进行文书的接收时，要做好登记工作，由专人对文件进行拆封，不可由其他人私自代收文件。完成文件接收工作后要认真对文书的内容进行核对，看其是否与文件相符合。对于紧急文件要进行优先处理。第二，要做好文件的分类工作，根据文件的内容、涉及类别以及紧急程度进行分类登记，确保分类清楚、登记明确，并粘贴来文处理用纸，同时要保证文件的按时发送，不能因为分类登记工作而导致延误。第三，在办公室人员完成文书的处理工作后，要提交到上级领导进行进一步的审查，在领导进行批示，确保文书不会出现问题后再传达到相关部门。第四，相关部门进行阅文时要在做好登记工作，阅后及时交回，避免出现文件丢失的现象。对于一些保密性的文件要在专门的办公室内进行阅文，避免泄密。第五，在传达文书时，要由专人对文件进行打印、校对、装订等工作，并做好文件编号的登记记录工作。最后，在办公室印章的使用上，要经过上级领导批准后再进行盖章，在盖章之前要对文件的内容进行再一次的审核，对于空白表格坚决不能盖章。随着文书人员程序意识的提高，文书工作的处理效率以及工作质量都能够得到长足的进步。
2.3提高文书人员的学习意识
加强文书工作队伍建设，提高文书人员的业务能力，充分挖掘文书人员的潜能是办公室文书处理质量和效率提高的重要手段。由于文书工作中所涉及到的内容十分广泛，文书人员与文字的接触非常密切，所以对于文书人员的文化素养与文字功底有着较高的要求。要想高质量的完成文书工作，就需要文书人员提高自己的学习意识，不断的学习文化知识、提高自己的文化素养，在历史、政治、经济、法律等与企业发展有着密切联系的各个方面进行广泛涉猎，这样才能够使文书工作的处理质量和处理效率得到提高。其次，文书人员对于自身的业务素质和能力水平也要不断的进行提高，随着办公自动化的发展，对于文书人员运用新技术、新知识的能力提出了更高的要求。在实际的工作中并不要求文书人员对于这些新技术有很深入的研究，但是要保证熟练掌握新技术的应用方法，能够将新技术更好的运用到文书工作当中来，从而保证自身能够适应时代的发展变化，能更好的进行文书工作。最后，办公室文书人员要保证自身具有良好的道德品质以及政治素养，在工作中保持到严谨、精细、认真的工作态度，热爱并忠于自己的工作，脚踏实地的完成自己的工作，做好上级领导的助手，严格保守工作中所接触到的企业机密，全心全意的为企业发展作出自己的贡献。
结语
综上所述，办公室文书工作的内容非常的繁琐和庞杂，在日常工作中要处理大量的文书、文件，对于企业运行的效率有着非常重要的作用。因此，为了使办公室文书工作的质量和效率得到提高，就要通过提高文书人员的责任意识、程序意识、学习意识以及业务能力，保证文书工作更加的逻辑性、系统性，使其能够为企业的发展提供更大的推动作用。
参考文献：
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[2]金力. 浅谈新时期企业办公室文书应具备的素养和技能[J]. 现代企业教育, 2012(18):30-30.
[3]刘冰霜. 提高办公室文书处理质量和效率策略探讨[J]. 现代企业文化, 2017(6):112-112.
论文作者:张生清
论文发表刊物:《科技新时代》2018年5期
论文发表时间:2018/7/19
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