摘要：建筑工程资料的编制和归档是一项非常精细且繁杂的工作，因而要求我们在管理过程中必须实现科学、规范化的管理。本文主要介绍了归档文件的特性，然后分别从工程施工技术资料、工程施工记录以及工程竣工档案资料等几个方面对建筑工程资料的编制与归档管理进行了分析，并提出了管理过程中需要注意的几个事项，旨在促进建筑工程资料编制和归档管理水平，推动我国建筑行业的稳健发展。
关键词：建筑工程资料；编制；归档；管理
1.引言
在建筑项目实施过程中的每一个阶段都会根据相关程序与要求形成相应的历史记录文件，这些文件汇总起来即为建筑工程资料。通过建筑工程资料可以看出该工程是否合法，工程质量如何等问题。近些年国内建筑行业取得了长足发展，建筑规模还在不断扩大，与此同时，频繁发生的建筑工程质量问题也受到了人们的广泛关注，在这一背景下，我们更加需要加强建筑工程资料的编制与管理，全程记录建筑项目实施的具体情况，全方位反映项目施工质量及整体质量，从而督促各相关方加强对建筑行业的管理，严格控制工程质量，促进工程质量和企业经济效益的提高。
2.归档文件的特性分析
2.1及时性特征
建筑工程资料的搜集和整理要确保与项目实施进度同时进行，根据合同条约以及我国相关规定移交资料。通常在项目竣工验收之前，就需要请城建档案馆来预验收归档文件，并获得档案初验合格证。项目验收完成的三个月时间内，建筑企业应该将资料文档正式移交给档案馆，并取得档案合格证，同时及时办理城市建设档案移交书。
2.2完整性特征
工程资料的完整性要求对项目实施过程中每一个阶段所形成的各种形式的信息记录。根据我国实施的《建筑工程文件编制归档规程》的相关规定，要求建设企业必须向城建档案馆移交下列文件：基建文件（A类）、监理文件（B类）以及施工文件（C类）等相关内容。
2.3真实有效性特征
建筑工程资料的形成必须与我国实施的相关法律法规、工程合同等有关规定要求相符，工程资料不能随意损毁、抽撤或者涂改和伪造等情况，一旦有人违规则须严格根据相关法律法规进行严肃处理。
2.4可追溯特征
为了方便文档的查找与追查，应该确保建设、设计、监理等每一个单位机构所形成的有关文档资料都是有来源和出处的，把文件移交给有关单位的同时，本单位也应当保存一份内容完整的备份资料。每一个单位的技术负责人都应该对文档形成与管理进行全程负责，从文件的形成到管理及审核等每一个环节当中，全部相关责任人与经手人都必须签字盖章。
3.建筑工程资料的编制与归档管理
3.1工程施工技术资料的编制与管理
建筑工程施工技术资料主要包括施工方案、施工图纸以及施工组织设计等多个方面的内容。在编制施工技术资料之前需要做好下列几项准备工作：1）对设计图纸和施工合同相关的验收要求要进行全面掌握，了解项目施工涉及到的专业与相关单位，熟悉施工开始的时间等相关施工内容，做好有关协调准备工作。2）为方便施工技术资料的复查与核对工作的开展，编制人员应有效划分每一个施工阶段的工作区域，能够准确描述具体的施工位置，以免在复查工作中由于描述位置和具体的施工位置不相同而引发误会。3）制定一个全面且详细的施工技术资料的整理归档计划，提前预测资料整理过程中可能会遇到的问题并制定应急措施，从而确保施工技术资料的归档和施工进度是同步的。
在施工技术资料的编制与管理及其改进工作中，我们可以从以下几个方面着手进行：1）在工程正式施工之前，须安排专门人员来负责工程技术资料的管理，跟踪收集每一项质保资料，相关原始记录工作要做到位，确保资料编制与管理和施工进度是同步的。2）施工资料应该确保和实际施工进度是一致的。在项目施工过程中通常都会出现材料已经使用完毕，然而相关的产品合格证以及材料复试结果等资料还没有及时送达的情况，使得施工资料和施工进度脱节。为解决这一问题，施工管理人员需要提前做好各工序的准备工作。3）针对隐蔽工程的检查记录应该结合技术复核以及质量检查工作同时进行，确保严格根据相关要求来填写标高、材质等内容，保证填写规范与完整。隐蔽检查记录的填写决不允许出现未完事项，文字表述一定要明确和清晰。4）严格根据相关要求规范整理施工技术资料，以免工程交工时出现资料漏项情况的发生，为确保资料收集的完整性，应安排专人对相关资料进行逐项跟踪收集。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆5）建筑施工完成之后，须将技术资料进行及时的归档组卷，并绘制竣工图，以确保资料能够对施工过程当中出现的设计变更部分进行真实而准确的反应，在相关部门签字盖章之后就形成了竣工资料。最后再将资料报送到相关质量监督部门和行政主管部门，技术资料通过相关部门的审查之后，企业应做好工程竣工验收工作。这里需要注意的是，将资料报送到相关部门之后，针对政府单位提出的问题，资料负责人员应及时对其进行补充并形成书面文件。工程验收工作完成以后，项目负责人应及时亲自盖章，落实资料并将其移交给建设单位，确保资料交接手续工作做到位。
3.2工程施工记录的编制与管理
工程施工记录包括地基处理记录、工程交接记录等内容。建筑工程施工的每一个环节每一道工序都必须做好相应的、完善的施工记录，以便于监理单位实现对项目施工过程的监督，促进工程质量的有效提高。值得一提的是，交接记录编制过程中一定要注意见证单位的填写，若是总包下属的分包单位交接的，则见证单位应该为总包，若是总包单位和其他对等单位交接的，则交接单位应是建设监理单位。
3.3竣工档案的编制与管理
建筑工程竣工档案归档的范围包括声像电子文件以及纸质文件（工程准备阶段文件以及监理文件、竣工验收文件等）。在编制工程竣工档案纸质文件时须根据组卷到卷内文件排列，案卷编目，案卷装订以及案卷排列几个步骤来进行。竣工档案的编制和管理需要做好下面几项工作：1）为确保竣工文件档案的编制与管理能够高效进行，企业应做好招投标工作，从而选择质量有保证的，最合适的施工单位与监理单位，在合同条款中明确档案资料的整编责任与内容，资料原件和移交时间等都必须进行明确规定。2）定期做好归档工作，制定合理、全面的岗位责任制和档案管理制度，发现有不合格的文件资料必须要求重新补做。3）分类整理资料并实施定量统计，建立健全变更文件档案管理体制。根据档案形成的时间来对竣工文件档案进行编号，以免文件资料在形成和移交或管理过程中出现丢失现象。4）绘制竣工图时，建筑单位与监理单位应进行认真检查与监督，工程施工后应立即开始编绘，出现变更设计应马上修改。编绘人员应要求参与本项目施工建设的技术人员亲自参与，以免工程完工之后，部分施工人员撤离现场后无法编制出准确无误的竣工图。
4.建筑工程资料编制与管理过程中的相关注意事项
4.1详细记录施工中的相关数据
在建筑项目施工过程中往往会涉及到许多数据，比如标高、深度和水位等，因此资料编制和管理人员应该确保对这些内容的记录要尽量详细，这样不仅有利于档案今后的审查，还能通过这些资料及时发现工程建设过程中是否存在施工技术不合理、质量不合格等问题，一旦发现问题应及时进行返工，以免工程投入使用后给人民群众的生命财产安全带来威胁。
4.2利用计算机技术来进行资料编制与管理
把各种工程资料进行编制归档是一项非常重要的工作，其工作量比较大，对资料管理员的要求比较高。为减少工作量，提高工作效率，资料管理员应积极采用现代化发达的计算机技术来实现文档管理。比如利用文字编辑软件来制作动态总目录，方便收录各种相关的施工资料，随着工程施工的进一步深入，管理员还可在总目录的基础上增加分目录进行资料收录。
4.3确保验收记录的全面性
工程验收阶段的资料管理应确保验收记录项目及内容要齐全，没有遗漏，以确保工程项目能够正常验收。比如在预埋部件的验收记录当中须包括混凝土检验批验当中的施工缝项。验收报告应涵盖监理单位、勘察单位等相关单位提供的评估报告、质量检查报告等内容。
5.结束语
综上所述，建筑工程资料的编制与管理是一个非常系统化、庞大的工程，工作量比较大，要求资料管理人员必须具备良好的综合素质，且工程建设相关方之间要密切配合才能确保资料编制与管理工作的顺利开展。同时，资料管理人员在编制与管理资料过程中，应针对项目施工的每一个阶段做好相应的资料收集、归档和管理工作，确保编制工作和施工进度保持一致，只有这样才能充分发挥工程资料的作用，促进工程质量的提高。
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论文作者:汪萍
论文发表刊物:《基层建设》2017年第32期
论文发表时间:2018/2/26
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