理论研究 信息组织论，本文主要内容关键词为：理论研究论文,组织论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1972年诺贝尔奖得主阿罗和1978年诺贝尔奖得主西蒙在评说信息高速公路时，都不约而同地提出了信息“过滤”问题。阿罗指出：“在信息高速公路体系中，人变成了接待室，成了电脑化的接待室，我们建立它的目的是要使得人类更为有效率。西蒙也指出：“它不应仅仅是让大量信息涌向你处，而应是帮助你去‘过滤’你需要的信息。过才是它的可取之处”。因此，信息高速公路体系中信息“过滤”装置是非常必要的，这种信息“过滤”装置的功能就是信息组织。当然，信息高速公路体系并不仅仅是一种信息通道，而是国家信息基础结构，信息高速公路准确地说只是其中的一个组成部分而已，信息″过滤″装置就如同“公路”上的交通管制站。即使在信息高速公路还没有开通的今天，信息组织的任务就已十分艰巨。对于许多用户来说，困扰他们的不是信息太少，而是信息太多而相关信息太少的问题。面对信息来源渠道更加多样，物质载体更加丰富，信息内容更加精深，利用需求更加复杂的大趋势，以满足信息用户不断增长的信息需求为已任的信息管理工作，就必须充分发挥信息组织的功能和作用。
1 信息组织及其功能
信息组织，即信息序化或信息整序，也就是利用一定的科学规则和方法，通过对信息外在特征和内容特征的表征和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通和组合。信息组织是信息管理的重要环节和基本工作，是信息资源开发利用的主要手段，是信息传播的前期准备。因此，信息组织对信息的序化和整理可以在一定程度上解决信息普泛性与信息效用个体性、信息利用规律性的矛盾，从而达到甄别信息、精化信息、重组信息的作用。信息组织是信息活动的必然要求，其源起在于信息本身的自然无序状态。序是事物的一种结构形式，是指事物或系统的各个结构要素之间的相互关系以及这种关系在时间和空间中的表现，即事物发展中的时间序列及排列组合、聚类状态，结构层次等空间序列。当事物结构要素具有某种约束性，且在时间序列和空间序列呈现某种规律性时，这一事物就处于有序状态。反之，则处于无序状态。信息的无序状态可以从两个角度来认识：①从信息个体单元来看，组成信息的各个语言要素，如字、词、句、段落、章节等处于一种杂乱无章的状态；或组成信息的各个内容要素，如命题、观点、认识、推理等处于一种错误矛盾的状态；或组成信息的各个载体要素处于一种零散错位的状态，这样，就无法准确、科学地表述信息内涵，形成信息实体，也就无法为信息用户理解和应用；②从信息集合即信息流来看，不同信息个体处于彼此毫无关联的自然状态，缺乏科学稳定的框架体系，没有信息的深层次加工，无法融合成一个能够科学地把握其信息内容、有效地查检其信息内容、完善地维护其信息形态、良好地排列其信息形态、充分地实现其信息价值的有序的信息集合体。显然，对于我们来说，信息组织所要解决的信息无序问题主要是第二种情形，第一种情形主要是通过信息生产和信息搜集工作来予以解决的。也就是说，信息组织是在信息搜集基础之上进行的信息系统的信息整理和序化工作。一般地讲，信息处于有序状态或是无序状态是就一定参考系而言的。第一种情形的信息无序在信息生产过程中得以解决了，信息生产过程中没有完成的信息序化实际上提供给我们的是一种信息“次品”或“废品”。我们可以通过搜集工作中的选择性评价作为一种社会栅栏或滤化装置将这些信息“次品”或“废品”排除在信息系统之外，信息系统的输入并不是一种全透明的输入过程，这就使信息生产中没有完成的信息序化完成了。
但是，就整体的社会信息流或局部信息集合来讲，信息仍然处于无序状态，即第二种情形的信息无序。我们进行信息组织的目的和对象主要就是与信息集合即信息流的无序状态有关，其中包含着整个社会的信息序化和局部领域的信息序化。
在信息组织中，我们必须明确信息的外在特征和内容特征两个基础概念。所谓信息的外在特征就是指信息的物质载体所直接反映的特征，构成信息载体的外在的、形式的特征，如信息的物理形态、题名和责任者及信息的类型、信息生产和流通状况等方面的特征。所谓信息的内容特征就是信息所包含和承载的具体内容，即通过信息载体传递和交流的具体内容。在某种意义上，信息的外在特征就是智据意义的信息特征，信息的内容特征就是严格意义的信息特征，两者共同统一于信息本身。信息组织的基本对象和管理依据就是信息的外在特征和内容特征两个方面。
信息组织是信息管理的重要活动，是沟通用户和信息的管理“桥梁”的桥基工程。信息数量越大，形式越复杂，信息组织的必要性越大，功能就越突出。信息管理的目的是解决日益增长的信息需求和相对滞后的信息服务的矛盾，信息组织是解决这一矛盾的关键环节。社会必须在一定的范围内投入相当的力量进行专门的信息组织工作，通过信息组织的社会化和专业化，实现微观和宏观信息组织的功能。必须注意的是，宏观信息组织即社会整体的信息组织建立在微观信息组织即具体的信息组织之上。“亚历山大神话”和“格斯纳梦想”永远不可能成为现实，信息组织也必须多机构、多部门、多环节平行式分工协作进行，这种分工协作实质是一种市场分担、竞争条件下的分工协作。在世界文献信息组织活动中，“世界书目控制(UBC,Universal Bibiographic Control)”是一项宏大的国际性文献信息工程，由IFLA和UNESCO联合制定和实施，其实质是通过对世界文献信息的科学组织工作，如国家书目、联合目录、在版编目等活动，实现对文献信息的描述控制——一切文献信息都要得到有效的描述和利用控制——一切文献信息都要得到有效的传递。UBC不是一个独立的规划，它建立在“国家书目控制(NBC,National Bibliographic Control)”的基础上，离开了NBC的UBC是毫无价值的和不可能实现的。同时，NBC又必须在国家范围内进一步进行层次性划分，形成分层控制的主要结构，并辅之以按文献类型、机构类型等分别形成的纵向控制的辅助结构，使世界书目控制成为纵横交错的国家书目控制网并列形成的大系统。宏观信息组织的基本管理模型具有同样的构造思路，只有这样，才能最终完成信息组织的总体任务。
信息组织在一般信息管理流程中处于“承上启下”的地位。“承上”即在信息搜集的基础上进行，也就是在一定信息范围内进行；“启下”即为信息传播创造有利条件，也就是提供信息传播的信息组织成果。因此，信息组织具有非常重要的作用，其功能主要表现为：①基本功能——全面揭示和再现信息的特征，科学地反映和描述信息的特色。信息组织通过一定的方法表征信息的外在特征和内容特征，并根据这些特征将信息进行聚类和体系化，达到集中相关信息和相同信息、反映不同信息的差异的目的，使信息集合从一种自然汇集的无序状态或经过信息有目的的搜集活动形成的初步有序状态过渡到完全的有序状态中；②目标功能——有效减除或减少信息之间的干扰，准确控制信息的运动方向。信息组织可以降低信息集合的混乱程度，使信息的各种特征特别是内容特征得以充分的显示，有利于信息的有针对性的提供，也有利于用户的有针对性的选择，加强了“特定用户——特定信息”的联系，并且使用户能够多途径地查找信息，也使信息能够多途径地展示特色。因此，从总的方面来看，信息组织就是为用户的信息需求满足和信息的使用价值实现提供有利的条件和方法，形成的一系列信息组织化和序化的成果只不过是其形式化的产物和中间性的产物，必须最终推动“特定用户——特定信息”的联结。现代社会的发展使信息用户的信息需求目的趋向于多元化。早期人们把信息需求的欲望概括为学习、研究和娱乐，多元化的信息需求欲望或目的主要有求知、启发、共鸣、参考、决策、获利、猎奇、觉新、享乐，休闲等多个方面，这使得信息组织要以用户需求为核心来开展其工作，任务更繁重，目标更艰巨，因而也就更迫切地需要协作的力量和科学的方法。
2信息组织的基本原则
信息组织的对象、方法、机构和过程都不是简单划一的，这种复杂性和变易性要求我们：无论是对社会信息流的宏观信息组织，还是对社会信息流分支的微观信息组织，都必须在一定的科学原则的指导下，切实避免信息组织工作的随意性、无计划性和盲目性等现象的出现，从而使信息组织真正发挥整序信息、科学分流、促进选择、保证利用的功能和作用，形成健全完善的信息组织体系和顺畅通达的信息组织流程。因此，在信息组织中，我们必须坚持以下四项基本原则。
2.1 客观性原则 信息组织中进行描述和揭示的基本依据就是信息本身(the item obtained)，因此，我们描述和揭示信息的外在特征和内容特征必须客观而准确，要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和序化，形成相应的信息组织的成果。客观性原则率先确定了信息描述和揭示的数据来源必须是客观存在的信息本身。在文献信息描述中，客观性原则得到了充分地体现，无论是一般著录依据(information sources)，还是特定著录依据(prescribed information sources)，都以文献本身为基础，题名页(title page)、题名屏(title screen)等成为主要著录依据(chief information sources)。同时，客观性原则也为我们具体进行信息组织工作提出了相应的要求。在信息组织中，我们不能损害信息的本来效用，不歪曲信息本身，也不肢解信息本身。我们不能毫无根据地、人为地添加一些不准确的思想和观点，要完整地、全面地、精确地反映信息的客观特征。在信息揭示中，我们对网罗度和专指度的把握就体现了这一思想。网罗度反映了我们在信息揭示的主题分析中对信息中论述的主题范围和数量的表征程度，即信息本身是多主题还是单主题，信息包容了哪些主题；专指度则是指我们在信息揭示的主题标引中对信息中各个主题的内容和方面的展示程度，即各个主题是单因素主题还是多因素主题，各主题具体包容了哪些主题因素。无论是网罗度还是专指度的分析和标引都必须建立在对信息本身客观地了解和判断的基础上。另外，信息组织的客观性原则还要求我们不断跟踪信息源的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致性。
2.2 系统性原则 没有系统性的信息组织工作是不可能实现其整体目标的。为实现信息组织的系统性，我们必须把握4个关系：①宏观信息组织和微观信息组织的关系，各个进行信息组织的机构不仅要立足自身的实际状况，而且要考虑更大范围内信息组织的市场分占和分工协作，从而形成一个完善的宏观信息组织工作体系；②信息组织部门与其他部门的关系。信息机构中信息组织并不是工作的全部，因此，要注意信息机构内部的各个部门之间的协作关系，特别要注意与从事信息搜集和信息传播的两类部门以及进行机构日常管理的行政部门的关系，以便在信息机构良好运行的环境下保证“信息搜集——信息组织——信息传播”一条龙工作流程的顺畅通达；③信息组织工作的各个环节之间的关系。信息组织工作本身也具有多个环节，保持各个环节的正常联系有助于使信息组织工作能一环紧扣一环，其中特别要注意信息描述的基础性地位，它是信息揭示、信息分析和信息存贮的必要准备；④不同信息处理方法之间的关系。由于信息本身的特殊性。在具体进行某一类信息的组织时必须充分满足于这种特殊性，但也必须全面把握各种信息处理方法的极大相似性，尽可能采用统一而规范的处理方法。用系统的观点和方法来进行信息组织工作的协调管理，有助于发挥信息组织的整体优势，也有助于实现信息组织的整体功能。
2.3 目的性原则 信息组织具有鲜明的目的性，必须充分围绕用户的信息需求开展工作，必须充分注意信息机构的目标市场的需求状态及其变化特征。信息组织在一般情况下并不直接与用户联系，处于一般信息管理流程的中间位置，但信息管理的一切环节都必须以“用户第一”为宗旨，信息传播及其效果如何在很大程度上是由信息组织的水平所决定的。同时，从现代信息管理发展来看，信息组织和信息传播具有趋于融合的发展态势。因此，信息组织工作也必须积极开展用户研究，充分了解用户需求，使信息组织成果能极大地方便用户选择和利用。然而，我们要努力采用用户认可和习惯的方式进行信息组织，并不束缚我们不断改良和采用新的方法。但这种新的方法仍然要通过用户教育等一系列手段最终得到用户的认可。信息组织的目的性原则同时要求我们：为了实现信息组织的目标必须注意信息工作的计划性和长期性，以及其与信息机构本身性质、特点和能力的适应性。
3.4 现代化原则 信息组织的现代化主要表现在两个方面，一是信息组织的思想观念现代化；二是信息组织的技术手段现代化。信息组织的思想观念现代化集中体现在信息组织的标准化上。信息组织的标准化主要体现在信息组织工作的统一性、信息组织方法的规范性、信息组织系统的兼容性和信息组织成果的通用性方面。信息组织的标准化是整个信息交流和管理的标准化的重要组成部分，主要包括：①基本术语标准；②有关信息技术标准（如信息交换格式、程序设计与数据库语言、网络标准与协议等）；③信息组织技术标准（如信息描述规则、信息代码、信息标引规则、信息组织成果编排规则等）；④其他相关标准。为此，信息领域的若干国际性和国家性标准组织已经制定和实施了一系列有关信息组织工作的标准，为促进信息组织的整体化、科学化发展创造了良好的条件。信息组织的技术手段现代化已经充分证明，现代信息技术在信息组织中的广泛推广和应用形成了不可逆转的信息组织自动化方向，自动标引、二次信息自动生成和数据库建设成为目前已经比较成熟的信息组织自动化成果。信息组织的技术手段现代化改变了传统的手工方式，不仅极大地提高了工作效率，而且极大地提高了工作质量；不仅与信息管理发展大趋势相协合，而且能更好地满足用户的多样化信息需求。以自动标引为例，自动标引是指计算机根据文献的标题或文摘中的自然语言，自动地选定标引该篇文献的主题词，它与手工标引相比有三大优点：①标引速度快；②标引一致性好；③检索效率高。由于中西文语言的差别，中文自动标引比西文自动标引要困难得多，但随着自动标引技术及支持性技术的发展，自动标引的优越性将进一步得到发挥。
3 信息组织发展简史
信息组织的发展主要是与信息管理整体发展和信息组织理论方法发展及信息技术发展紧密联系的，因此，在发展阶段上，大致与信息管理发展阶段保持基本的一致性。由于在原始信息管理时期几乎谈不上任何形式的信息组织活动，信息的传递通常是不正规的、多自发性的。因此，我们仅把信息组织的发展区分为三个阶段，主要与古代信息管理时期、近代信息管理时期和现代信息管理时期相对应。必须明确指出的是，信息组织发展阶段的演化并不是一个阶段对一个阶段的全面否定，而是一种扬弃，一种理论和方法的完善和扩展，即使是最早的清册职能也并未在现代信息管理时期被彻底废止，而是融入了一种更为综合的组织职能之中。
3.1 清册职能时期 在古代信息管理时期，信息管理的着眼点不在于“用”而在于“管”，信息管理活动并不要求完备、科学的信息组织给予支持。这一时期的信息组织活动主要体现为一种清册职能(inventory function)，它主要通过对信息的记录和登载，如同“信息帐房先生”，告诉人们有什么信息而已。当然，这时的信息主要是指图书、档案等文献信息。偶而人们也使用"catch word"等方式进行最粗疏的主题揭示，分类法的使用本身也多在于信息编排之用，中国古代目录学家们的提要或提要式文字也并未改变总体的清册职能。显而易见，这种财产登记信息组织活动非常简单而不规范，手工方式和信息交流匮乏也决定了发展的不成熟性。图书馆目录虽然还远远不能与今天的图书馆目录相比，却已成为这一时期的代表成果，围绕图书馆目录展开的初步研究中已初步显露了现代信息组织思想和方法的萌芽，在某种意义上“辨章学术，考镜源流”是现代信息组织中主题揭示和内容分析的滥觞。
3.2 查检职能时期 一切信息机构存在的目的都不可能是单纯的收藏和保管，利用才是终极目的。要促进信息的利用就必须有完备、科学的信息组织活动作基础。图书馆等文献信息机构的发展，特别是管理思想、技术和方法的发展也为信息组织的发展创造了有利条件。因此，信息组织活动不仅告诉人们有什么信息，而且告诉人们怎样找到信息，构成这一时期的信息组织活动的主要职能就是查检职能(finding list function)，“信息帐房先生”摇身一变成了“信息药房先生”。但仍然可以发现，这里的信息还没有冲破文献信息的巢窠，现代意义上的信息还缺乏有效的、有意识的控制活动。但是，信息组织的理论、技术和方法已经不可同日而语了。信息组织已经不再是一种记簿式处理，对信息的外在特征和内容特征的描述和揭示都得到不同程度的重视，尽管对信息的概念单元分析仍然存在不足。信息组织不仅能够为用户提供更多的检索点(access points)，同时，索引和文摘的出现使二次信息体系中书目形式一统天下的局面被彻底打破。信息组织的纯手工操作方式也不复存在，机械化、半机械化手段开始导入信息组织中，出现了穿孔卡片系统和缩微胶片系统等新的信息组织技术手段。不仅信息描述内容丰富化、信息揭示方法多样化，而且信息组织从载体单元到内涵单元的重点倾斜具有里程碑意义。无序信息向有序信息的转换使信息的利用有更多的方法和途径，在近代信息管理时期，信息组织确立了“用户中心论”，并在检索点的形成和排列、整序成果的推广和应用、传统技术的更新和演化等方面得以充分体现。在这一时期，信息组织的发展可以用主题揭示语言对分类揭示语言的冲击、文摘和索引型序化成果对书目型序化成果的冲击、机械化和半机械技术手段对手工技术手段的冲击，给予充分地概括，这些变化特征为信息组织由查检职能为主导向完整意义的组织职能发展奠定了坚实的基础。
3.3 组织职能时期 以电子计算机为代表的现代信息技术的导入，把信息管理推上一个新的发展水平，也把信息组织引入一个新境界，使信息组织过去连想也未曾想到的新概念和新设想变成了现实。信息组织从最完整的意义上实现了整序信息、科学分流、促进选择、保证利用的组织职能(organizing function)。这种组织职能已经绝对不满足于告诉人们有什么信息和怎样找到信息，它不仅可以告诉人们我们这里有什么信息，而且还可告诉人们其他地方有什么信息；人们不仅可以找到最需要的信息，而且还可以知道什么信息适合于自己；人们不仅可以利用一种途径获得信息，而且可以多途径、多角度地查检信息。在这里，信息的概念被高度扩充，它不仅是文献信息，而且是非文献信息；不仅是文字信息，而且是声音、图形或动感信息；不仅是知识信息，而且是满足非学习研究型需求的其他信息；不仅是提供线索的二次信息，而且是直接满足要求的一次信息和三次信息；不仅是被动接收的信息，而且是人们参与生成和选择的信息……所有这一切，反映了现代信息组织的超前性和现实性、精细化和普及化、协作性和专业性、标准化和多样化、体系化和特色化、市场性和调控性、自动化和智能化的有机结合。信息组织融信息描述、信息揭示、信息分析、信息贮存于一体，现代信息管理时期中信息组织活动的联合化、信息组织产品的商品化、信息组织方式的专营化、信息组织成果的媒体化、信息组织基础的需求化成为这一时期最明显的标志。在未来发展的道路上，信息组织的功能不会弱化，而且会进一步强化。笔者预言，信息组织、信息搜集和信息传播甚至于信息生产的联结会更加紧密，一体化趋向会更加明显，但其中的信息组织的功能将依然存在并得到充分体现。