读《文件档案管理中心的工作范围》有感——兼谈文书档案整理的改革，本文主要内容关键词为：档案论文,工作范围论文,管理中心论文,文书论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近来阅读了《北京档案》2004年第7期春天的《文件档案管理中心的工作范围》一文，觉得文中提出的问题和意见是很重要的，就此也谈谈我的几点想法：
一、建立文件档案管理中心，在我国来说还是属于新事物，因而其工作范围也是新问题，是要我们逐步研究的，目前应该允许大家有点“差异”。
二、参考美国的做法：半现行文件（相当于我国档案室保存的档案）交文件中心保管的机关仍设有文件官员（是机关文件管理的负责人）。可以考虑在机关办公室中设立相当于办公室副主任职位的文件档案员，或者就由办公室副主任兼任，统管该机关及其所属机构文件档案事务，也就是春文所说的“负责对机关各部门和所属单位档案事务方面的监督和指导，负责与文件档案管理中心进行沟通，代表机关接受档案局的监督和指导。”例如，区属各学校的文件档案管理，恐怕区教育局有责任加以监督和指导吧！像下属单位较多的区级机关，可以考虑将文件档案员改称“档案督察”或“档案督导”，以示不同于通常散文件档案收集、整理与提供利用的文件档案员。“档案督察”或“档案督导”不指导各单位文件档案具体管理方法，只监督检查各单位文件归档范围和档案的保管期限、安全保护。另外，文件档案管理中心保管的文件档案有些还有利用限制，如需利用，还应由此官员统一掌控。美国机关中的文件官员就有此责任。
三、春文中提出文件档案管理中心代理立卷、整理问题，我看是可以的。但是，如果有的区级机关不在区文件档案管理中心同一大楼或同一院内，估计会有困难，能否不搞统一化，视具体情况而定。
四、春文说：“文件档案管理中心代管机关档案工作的具体范围存在分歧不可避免。机关档案工作范围一直是档案界争论的问题之一，文件档案管理中心代理机关档案工作的具体范围的分歧是机关档案工作范围争论的延续。”机关档案工作范围长期争论不休的原因可能有许多，但我认为主要是对文书立卷整理的要求过高、花费工夫太大。1956年我随国家档案局的干部去上海市了解贯彻执行《国务院关于加强国家档案工作的决定》情况时，其中有关于推行文书处理部门立卷问题，一些机关反映需增加编制（认为工作量太大），难以推行。1987年我陪同加拿大国家档案馆官员去一些单位档案室参观时，他一方面表扬我国档案工作做得好，同时又表示他们做不到、做不起。1990年我去美国访问了一些档案馆、文件中心、机关、企业、大学，发现他们的文书立卷整理非常简单，比我国的要求差远了，回国后我还戏称他们“懒”。
我想，为了彻底解决文书立卷整理难的问题，又为了充分发挥文件档案管理中心的优点，还应该对现行机关单位文件档案的整理和保管进行一次大的改革。关于这个问题，我在《北京档案》2000年第12期《读〈案卷标准化有利有弊〉所想到的三个问题》一文中已提出来了，但是未引起同行的注意，有的同志还误解了我的原意（说我赞成文件不立卷的做法）。现在再具体地说一说：
1、仍旧坚持纸质文件立卷的方法，因为这是世界各国的共同经验；但是，取消对立卷（包括卷内、卷外）的各种烦琐的要求和标准（这是我国特有的，国外难以见到），只要求保持文件之间有一定联系和便于保存、利用即可。具体来说：(1)根据文件的具体情况灵活运用文件的各个特征立卷，在多数情况下必然以案（事由、工作、职能、任务、项目、主题、问题等等）为主立卷了；也不管厚薄，只要卷宗、卷夹装得下即可，装不下时可以分成两卷、三卷，单份文件（主要是已经成本、成册的文件）也可成卷（也可不必另包上卷皮、卷夹）。(2)一般的卷内文件可以不作整理或只作简单整理，普通案卷也可不装订、不编号，也不编卷内目录。(3)案卷标题也可简化，只要在本单位、本类内各卷之间有所区别就行。有条件的单位，可将案卷标题以及主要文件标题输入电脑，便于查阅。
2、一个单位（全宗）内档案的分类，按组织机构或问题（职能）、种类（如专门档案、特种档案）均可，是否按年度分类视各种档案具体情况而定。这里必须改变所有文件一律按年度分类立卷、移交归档的做法。
3、改革文件档案装具：(1)推广使用纸盒（见图1）存放案卷，纸盒的大小以存放20-30卷为宜。此种卷盒也可存放录音带、录像带、磁盘等。(2)机关中文书、秘书、专业人员均可使用此种卷盒，上班办公时可将其置于办公桌上，下班时将其锁入大文件柜中。如果条件允许的话，办公室添置抽屉式文件柜（见图2）就更为理想，可以不用纸盒，将案卷直接横向竖立在文件柜的抽屉中，而文件柜安置在办公桌旁或转椅背后（见图3），秘书、文书人员使用或存放文件时随手可做（不需站起）。(3)机关内各部门向档案室移交档案或机关向文件档案管理中心移交文件档案，也可使用上述纸盒。移交时以卷盒为单位编号和清点，文件档案中心收到卷盒后不再变动，直接上架（见图4）或入柜，并将该卷盒存放处告诉各单位。
如果照上述各点进行改革，我在2000年的那篇文章中提出的“文书立卷简化到一个机关各部门（处室）秘书、文书业务人员听一次课（两小时）就能基本做到即行”的想法是能够实现的。最近我在一个企业的财务部见到的案卷，就是由一位会计师兼职整理的，她根本没有学过文书学、档案学。她将财务部近几年形成的除会计凭证（按月装订）、账簿（一册就是一卷，不再加工整理）以外的文件整理成数十卷，如“××集团公司文件”、“本公司文件”、“××子公司材料”（共有八个）、“财务部发文”、“协议书、意向书、其它”、“××银行材料”、“国别补贴文件”、“税务文件及批复”、“年度财务分析”、“财务月报编报说明”、“财务快报月报表”、“销售、库存月报表”、“货物移交清单”、“期货结算材料”、“清欠文件”、“清产核资对账材料”等。各卷内没有再整理，没有编号，没有目录，也不装订。将上述案卷标题输入电脑，以便查阅。当然，这样的整理，没有达到《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》以及各种教材的要求，但是已达到本文提出的要求，既省事又实用。这里必须说明的是，以上改革不必一律化，应视各单位具体情况而定。目前最好由少数单位（最好是档案不向国家档案馆移交的或区县以下的机关单位）进行试验性的改革，以后看看情况再说（我不主张用“推广”一词，因为我并不认为这种简化文书档案整理的办法适用于所有机关单位）。我想，现在随着文件档案管理中心的建立，不妨一试！
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