对电子文件档案化管理利弊的思考，本文主要内容关键词为：利弊论文,档案论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子信息技术飞速发展，办公自动化、网络化渐趋完善，各部门用便捷的办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的行文办公，许多日常工作可以直接利用计算机通过网络办理。办公自动化程度的不断提高，大量的电子文件逐步成为记录人类社会活动的重要载体，这就使得电子文件档案化管理成为档案工作发展的必然趋势。那么，如何充分认识电子文件档案化管理的优势，同时解决管理中存在问题，还需要我们不断进行探讨。
一、电子文件的档案化管理及其优越性
（一）电子文件的档案化管理
所谓电子文件档案化管理，就是在传统管理方式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性地汲取档案管理理论，相对集中地保存和管理电子文件，对电子文件实行文件级的档案管理，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，并提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。具体地说，就是电子文档形成部门定期或不定期地把日常产生的电子文件信息以标准格式通过网络传递给档案部门，档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行分类、整理、编目等，并集中统一进行管理，分别将符合电子文件形成部门要求的电子文件作为档案存储在相应的存储空间内，由档案部门负责对其进行维护管理，为信息形成单位和社会提供查阅利用服务，并进行用户确认以确保电子档案的完整与安全，从而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式。
（二）电子文件档案化管理具有的优越性
1.电子文件的归档方式。电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期定期统一归档。电子文件形成部门通过网络将电子文件传送到档案部门，并采用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号、设定访问权限级别，以便分类保存和将来用户查找利用。随时归档符合电子文件自身的形成特点，快速便捷，可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏，并可以避免文件漏归，保证了电子文件的归档率和完整率。
2.便于归档整理和检索查阅。电子文件归档后即为电子档案，其管理方式与传统档案不同，因为电子文件可以方便地实现文件级管理。所以，档案部门在接收到电子文件的同时，就可以马上给每份文件编制一个惟一的文件号和相应的分类号和档案号，同时根据上下级行文之间的联系，再标出相关的文件号，所以在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询电子档案信息。用户查阅时，只需给出文件分类号或主题词，即可以检索出相应的文件和相关的上下级行文及其附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。
3.有利于信息整合和开发利用。大量的文件资料转化为电子文件归档后成为电子档案，可充分利用目前企业和政府机关现有的计算机资源，对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，克服手工信息加工模式从文件资料形成积累到开发“二次文献信息”时间长的缺陷，缩短信息整合加工的时间，提高了档案信息利用的时效性；与纸质档案信息相比，电子档案信息传递更快捷、更方便，因此，建立一个合理的电子文件档案管理系统，便于信息资源的流通和信息价值的实现，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥。
二、影响电子文件档案化管理的不利因素
（一）电子文件易受外界环境影响，对保存条件要求较高
电子文件的载体材料是磁质物质和光盘，它们具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，一旦保存不好，会影响信息再现，而且它们极易受到外界磁场的影响而导致退磁、消磁。因此，电子档案载体的保存寿命要比纸质档案载体短5至15年。其影响主要来自于：
1.灰尘的影响。灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤载体表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起载体腐蚀、降解等化学作用，造成信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者和培养基地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏载体，使数据丢失。灰尘一旦对电子文件载体造成危害，会致使载体上的信息丢失，在计算机上无法读出原始信息，那么该电子文件及其载体也就失去了保存价值。
2.外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果；机械震动会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，破坏信息记录。
3.光线和有害气体的影响。光线，特别是紫外线能使电子文件载体发生光氧化反应，破坏磁性载体的稳定性，导致信号衰减，影响信息的读写；有害气体具有酸性和氧化性，会腐蚀、破坏信息载体，致使载体老化、变质和磁粉脱落，对电子文件的破坏力较大。
（二）电子文件的寿命与技术革新息息相关
电子文件是通过计算机和网络与载体结合在一起形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消亡；二是由于商业性原因，使生产或销售的电子文件载体设备，因厂家的破产或变更生产而难以找到配套产品。技术过时，影响着电子文件载体中数字化信息的长期存取，严重危及电子文件的安全。
（三）电子文件的信息保护面临着巨大的安全隐患
有些电子文件是需要保密或限制利用的，因为一些信息属于机构内部机密，内容不允许其他机构人员知悉；当然，也有些信息可有偿利用。电子文件进入网络后，其复制是极为便利的，随着网上窃密技术的不断提高，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。同时，电子文件信息安全保护方面还面临着一个不可忽视的隐患——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过网络传播来修改其它程序，把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致文件的盗窃失密或篡改、销毁。另外，电子文件信息与载体的可分离性，也使文件信息随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。电子文件的安全性得不到保障，势必会造成电子文件真伪难辨的问题，严重影响到机构信誉或经济权益，甚至还可能引发法律纠纷。
（四）电子文件档案化档案管理缺乏高素质的管理人员。实现电子文件档案化管理，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理技术复合型人才就更奇缺，大部分档案人员技术水平偏低，尽管引进了现代化的技术设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上电子文件的档案化管理了。
三、对策
（一）解决好电子文件的保存问题
由于电子文件是新生事物，产生的时间短，目前还缺乏实际贮存效果的验证。对于需要长久保存的电子文件，应定期进行复制，防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前，电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后，对那些参考作用大、情报价值高的档案，可采取以磁、光介质归档为主，纸质载体归档为辅的做法；对那些凭证价值较高的档案，可采取以纸载体归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少库存档案的体积，缓解库房紧张状况。
鉴于目前电子文件载体和信息技术的不稳定性及电子文件的易修改性，为确保数据安全，电子文件、纸质文件转化为档案保存可采取“双轨制”，归档文件实行“两套制”，即纸质文件与电子文件两种不同类型的文件一起归档，形成内容相同的两套档案。归档时应使用不同的编目方法和存贮装具，档案部门应分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项中注明相对应的文件档号及存址，以便利用时参照互补。
（二）做好归档电子文件的技术处理工作
对于电子文件真伪的甄别问题，我们认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时，只知道该文件内容，而无法知道该文件的条码，同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。
档案工作者为保护电子文件的原始性，可通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写、不可更改的文件。
此外，保护电子文件信息不被篡改、盗窃、删除的技术途径还有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为外人难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法，把作者的标志（如印签、花纹等）隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的，可保证电子文件的惟一性；数字时间印章法主要是用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害。
（三）提高档案人员自身的业务素质
现代社会已进入信息时代，电子文件档案化管理对档案部门、电子文件形成部门都具有现实意义。档案人员应加强现代档案管理意识，提高对电子档案信息重要性的认识，尽快掌握电子档案信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件档案化管理的重任，共同推进电子文件的标准化、自动化、网络化管理。同时，还应大胆地进行服务创新，努力开发电子档案信息资源，积极采用现代化手段开展档案服务工作，不断满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。