电子文件的归档及其管理方法，本文主要内容关键词为：文件论文,方法论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自1996年起，我们先后对全市各区、县档案局（馆）、宝钢、市港务局、静安区区属单位共108家，进行了计算机应用和电子文件管理情况的调查，就《电子文件归档及管理方法研究》课题开展研讨工作。本文主要谈谈我们在电子文件归档及管理办法问题上的一些见解。
一、对电子文件等几个概念的重新解释。
欲对电子文件的归档及管理办法进行研究，先必须对有关的概念作一界定。
1.国际档案理事会在档案术语中对电子文件定义为：通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理，这就是电子文件。”国际档案理事会电子文件委员会对电子文件定义为：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件，并具有文件一般定义。”而美国联邦法规定义为：“电子文件包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义。”国家档案局的《征求意见稿》中将电子文件定义为“能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在网络上传递的代码序列。”
为了实现计算机科学与档案学的衔接，综合上述观点，我们进行比较分析将电子文件解释为“适合于数字计算机操作、传递和处理的文件”。
2.《征求意见稿》中认为归档电子文件是“作为档案保存的电子文件，并包括其相关软件，及相应的软、硬环境和其它相关数据。”
课题组认为这一概念外延应当拓展。所以我们把归档电子文件解释为“具有保存价值的，并经过归档处理的正式和非正式电子文件”。为了确定归档的重点，课题组引入两个概念：即正式电子文件和非正式电子文件。正式电子文件是以电子方式履行其文件职能的电子文件。非正式电子文件是以非电子方式履行其文件职能的电子文件。
之所以要划分正式电子文件和非正式电子文件，主要考虑到下面两个因素：①缩小了电子文件的管理范围。确定以正式电子文件作为管理重点，以一定的技术条件支持正式电子文件，在更大程度上保证其真实性，给正式电子文件以更大的发展空间。以最小的投入，形成最佳的管理。②经过归档处理的非正式电子文件不作为电子档案，但为了文件被利用的需要，也应该强调归档管理。这既减轻了档案部门在进行计算机管理档案时的输入工作，也促进立档单位的计算机应用和归档电子文件管理。
3.《档案学词典》中将电子档案定义为“存入计算机中的由计算机读取处理的档案。”《征求意见稿》中把电子档案定义为“由数字计算机处理的档案”。
其实，通过计算机处理的档案浩如烟海，若不经过技术处理，其可靠性就没有保障。由于电子文件的信息和载体的可分离性，容易改变电子文件的原始性。因此对于电子档案应该强调的是其真实性而淡化其原始性。这里面涉及到技术问题、管理问题和法律问题。在电子档案的法律凭证问题还没有得到解决的情况下，只有在管理上创造条件，利用现有的技术手段，通过一定的管理程序，由形成电子文件的责任者证明其电子文件的真实性，以确保电子档案的凭证作用。所以课题组认为电子档案“是经过归档处理的正式电子文件，其凭证作用应有有效的技术手段给予支持和保障，并由正式电子文件的责任者给予证明”。这样的解释使电子档案的范围和技术管理要求更加明确。
二、对卸载式归档与在线式归档两种归档方式的研究。
“卸载式归档”和“在线式归档”名称的由来。课题组在研究物理归档与逻辑归档中译英时，发现这两种英文翻译其含义与中文的内容不贴切。英文off-linefiling译为卸载式归档；on-line filing译为在线式归档更为确切。
我们认为在线式归档指“按一定要求，将运转在主机或具有一定规模网络中的电子文件，经过归档处理，集中存放在主机或指定的网络服务器中的规定区域，并向档案部门移交的过程。”
卸载式归档指“按一定要求，把数字计算机中的电子文件经过归档处理卸载至规定的可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。”
归档是档案学的一个重要专业术语。从管理上讲，归档是档案部门对办结文件接受管理的开始。电子文件归档也是档案部门运用档案管理的方法，根据电子文件的特点对办结的电子文件进行管理。我们认为电子文件只有一次归档，但有两种归档方式。即卸载式归档和在线式归档。
卸载式归档方式已经被大部分人所认同，在这里我们着重讲述在线式归档的可行性、必要性。
有人认为电子文件的在线式归档安全可靠性较差，而否定在线式归档方式。但我们认为运用在线式归档方式归档的电子文件的安全可靠性是可以通过管理措施和技术措施来保证的。
1.管理措施：制定存取归档电子文件的管理制度、利用权限和操作规则；严格执行《上海市行政机关计算机信息系统安全保密管理暂行办法》。
2.技术措施：用网络技术对该区域（即某一逻辑盘）进行设置，规定读写的权限范围；用磁盘管理工具或汇编语言编写专门程序获取归档电子文件存放的物理地址；实行磁盘镜像技术或其他各种手段；运用或编制专门软件定期检测磁盘和储存数据的可靠性。
因此，通过管理和技术措施使电子文件的在线式归档成为可行的。电子文件在线式归档和电子文件在线式的利用具有方便、快捷的特点，发展前景广阔，所以在线式归档也是必不可少的。
我们认为在线式和卸载式两种归档方式是有相同点和不同点的，只有了解了两者相同点和不同点，才能更好地采用两种归档方法。
两者的相同点：
1.都是一种物理性质的归档，归档电子文件都必须存放在规定的载体上。
2.都应由文件责任者和档案人员共同核对文件内容的真实性。
3.都要通过定期转存，实现归档电子文件的长期保存。
两者的不同点：
1.归档时间不同。在线式归档采用即时归档；卸载式归档采用定期归档。
2.有效性保证措施不同。卸载式归档的电子文件在长期保存过程中要定期抽查载体上的电子文件的可机读性，定期解决载体的替换，不断处理软硬件设备升级时应用软件的兼容性；在线式归档的电子文件是在线式保存，通过磁盘管理工具或开发专门软件进行日常的归档电子文件的管理和维护。由此可知卸载式归档的电子文件是具有手工作业性质的，而在线式归档的电子文件是用计算机作业，那么在有效性保证措施的作业方面，两者的工作效率是明显不同的。
3.安全可靠性不同。卸载式归档的电子文件是脱机保存，可采取物理措施保证数据不被篡改，防止病毒感染，归档电子文件不容易被窃密。在线式归档的电子文件比较容易受到攻击，安全性差一些，但随着计算机技术的提高，它的防御能力也会逐步增强。
三、对归档电子文件管理的探索。
本课题组认为电子文件可以用卸载式归档和在线式归档两种方式作为最终归档方式。所以我们对采用这两种归档方式的电子文件真实性的保存和利用提出了一些新的管理方法：
1.在管理体制方面，我们主张应由档案人员和网络管理员共同负责对电子文件的管理。这是对归档电子文件真实性保证的管理措施。共同负责指网络管理员应把存放在指定服务器中的归档电子文件的物理地址记录下来，交给档案人员，并与档案人员共同进行监督检查。
2.在归档电子文件转存方面，我们设计了《归档电子文件登记表》、《归档电子文件转存、移交登记表》，它们不失为一种归档电子文件保存的保真措施。
我们设计的《归档电子文件登记表》，有25项。这张表记录了电子文件的原始归档方式，归档方式软硬件环境，文件特征、移交等信息；《归档电子文件转存、移交登记表》有34项。这张表记录归档电子文件归档方式的转存过程。通过这两张表格填写以证明这些归档电子文件的真实性。
我们认为归档电子文件的两种保存形式的转存是客观存在的。在线式归档在受到硬件设备的限制时，可根据在线储存容量，制定脱机保存的计划，做好脱机保存形式的准备。
对采取卸载式归档的电子文件，其内容在一定时期内利用率较高，也可转存到指定的服务器中用在线形式保存，以保证利用工作的需求。
但有一次转存就须填写归档电子文件转存登记表，在转存登记表中除了保留文件特征、软硬件环境等必填项之外，还要用表号的连接把归档电子文件保存形式的变化串连起来。使归档电子文件整个的转存过程客观记录下来。
四、对信息时代档案部门发展趋势的预测。
通过电子文件，归档方式和保管利用诸问题的研究，我们由衷地感到传统的档案工作，正在受到电子文件的冲击，档案部门的组织、职能、权限必须适应时代的需要，才有前途和生命力，一场档案工作的革命即将发生！
1.档案信息部门应该合而为一。
随着计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，一种全新的无纸化办公方式展现在我们眼前。如果档案部门的管理对象仍株守着传统文件，那么档案部门存在的意义将逐渐缩小，甚至消失。面对这一危机的挑战，档案部门唯有把眼光投向电子文件、电子信息，才能生存并获新生。但是这必然和信息部门的工作发生交叉。但信息部门又不善了解档案部门的业务，而且办公文件本来就属于档案部门的管理范畴，现在的文件只不过是形式发生了变化，其管理通过网络进行而已。所以最佳的解决途径就是将这两个部门合并，成立档案信息综合管理部门。这样既可以克服两个部门业务不一，管理交叉的困难，而且还可以精简机构收到较好的规模效益。所以档案、信息部门合而为一将是一种发展趋势。
2.档案部门应注重接受归档电子文件的管理权限。
有了计算机网络，电子文件可以采用在线式归档方式。立档单位无需向档案部门移交电子文件的载体，档案部门也无需为保存这些载体而大费人力、物力。因为通过计算机网络便可实现异地数据控制，所以档案部门可以通过加密或其它计算机技术管理和利用电子文件，立档单位向档案部门移交的是对归档电子文件的管理权限。
我们所谓的立档单位向档案馆移交归档电子文件的管理权限是指对社会开放档案的查阅控制权和对立档单位保管归档电子文件的监督权。归档电子文件由立档单位保存，负责实施归档电子文件的有效性保证措施。立档单位应定期向档案馆移交归档电子文件目录清册。档案馆掌握本馆进馆范围立档单位所归档电子文件的目录，通过软件来分别管理开放的不开放的归档电子文件。根据密级设置用户等级，使归档电子文件在开放利用时，必须通过档案馆准许，才能接立档单位的归档电子文件库，进行查阅。
这就是对接收立档单位移交管理权限上行施的对归档电子文件的异地数据控制的管理。“虚拟”档案部门的出现将不会太远。
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