企业电子公文管理中的问题与对策
王 珂
（中铁大桥科学研究院有限公司，湖北 武汉 430034）
[摘 要] 随着信息技术和网络技术的飞速发展，办公自动化逐步得到人们的重视，电子公文应运而生，并在企业中广泛应用。结合工作实际，对电子公文管理中的问题进行探讨，并提出有针对性的应对措施。
[关键词] 企业；电子公文；管理
伴随信息技术水平的快速提升及协同办公产品的应用普及，越来越多的企业开始采用电子公文处理系统，尤其是规模大、组织结构复杂、分支机构多、地域分布广的企业。这种信息技术与公文工作的深度融合为企业公文管理注入了新的活力，产生了深刻影响。电子公文之所以得到广泛应用，是由其自身具有的特点和优势决定的。然而，电子公文应用的时间相对不长，企业在管理过程中难免存在问题，妥善解决这些问题，才能充分发挥电子公文的作用。
2.3.2 ICC 结果(表4、表5)显示：208例ICC患者中，年龄、肿瘤大小、γ-GGT水平、肿瘤包膜是影响总体生存的独立因素(P<0.05)；肿瘤大小、γ-GGT水平和肿瘤包膜是影响术后复发的独立因素(P<0.05)。
1 电子公文的特点和优势
电子公文是运用现代信息管理技术，在数字设备及环境中形成的，可在计算机、局域网等存储、传递，且具有规范格式的公文的电子数据。在信息技术、通信技术和无限网络技术高速发展的当下，电子公文系统实现了公文的审核、拟办、流转、存储、统计、查询等工作的电子化，信息的载体发生了重大变化，信息传播从纸质等可接触的有形媒介转变成了网络中传输的无形电子码流，个人计算机、手机、移动设备等都可以成为处理公文的工具[1]。电子公文突破了时间与地域的限制，实现了公文流转的信息化以及公文流转与归档一体化，极大提升了企业公文的处理效率，保证工作顺利进行，这是传统的纸质公文无法做到的。
在现实工作中，电子公文的信息化有助于企业节约办公耗材，降低管理成本；电子公文的流程化、规范化有利于提升企业公文的质量水平；电子公文流转过程的可追溯便于公文的督查与考核；电子公文在网上流转完成后，可直接进行归档，处理过程简单方便；电子公文系统的文档浏览与查询检索功能可以有效提升文件资料查询的速度与质量。
2 电子公文管理面临的问题
公文具有权威性、保密性、完整性、真实性、不可抵赖性等特点，这就要求企业的公文管理必须严谨、规范。然而电子公文的应用还处于发展阶段，受企业管理水平、相关人员的素质、网络环境等因素的影响，电子公文的管理还存在一些问题，归纳起来，主要有以下4个方面。
2.1 管理制度不健全
伴随信息化建设的持续推进，很多大型企业都搭建了电子公文系统，实现了公文工作的电子化，但是人力、物力、财力的投入却十分有限。系统的硬件如计算机、服务器等产品一般5至8年需要更新一代，硬件的升级必将带来软件的兼容性问题，软件也需要不断地升级完善。相当一部分企业的电子公文系统软件不是自己开发的，而是从服务商处购买，易出现软件更新不及时导致系统无法正常运行或问题得不到及时解决等情况。另外，在信息化环境下，公文管理工作人员受知识结构、自主学习能力、接受水平等因素影响，计算机与网络知识的水平参差不齐，而很多企业重视程度不够，导致人才的培养力度不足。
2.2 资源投入不足
电子公文虽然已经广泛应用，但相较于传统的纸质公文，它仍是一个新生事物，部分企业在思想观念上对电子公文的重要性认识不足、重视不够、管理滞后，相关的管理制度和办法缺失或不完善，电子公文管理岗位责任淡化，谁来管、如何管没有明确的规定，导致实际工作中无标准可依，工作行为和规范缺乏有效的约束[2]。
2.3 流转控制存在隐患
电子公文在流转的过程中，会经过不同的部门与工作人员处理，安全性遭受威胁。一方面来自网络，电子公文经由网络进行远距离的传阅和接收，网络的广泛性、复杂性使得电子公文在传输过程中很容易遭受黑客攻击或病毒破坏，电子公文面临被复制、截取、篡改、删除等风险。另一方面来自管理，公文管理系统授权不严格、维护跟不上、监管不到位，都会为公文的管理工作埋下安全隐患。
2.4 归档管理不完善
无规矩不成方圆，完善的规范制度对电子公文的管理工作有着至关重要的作用。企业可以依据《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）以及上级单位的电子公文管理要求，建立健全本单位的电子公文管理制度。制度应着眼于电子公文的整个生命周期，明确电子公文系统的管理部门及职责分工，确定系统管理员、模块管理员、部门管理员、普通用户等各类用户及职责，规范电子公文系统的使用管理、授权管理，明晰电子公文的处理、归档、安全保障，并加强制度的宣贯、培训和监督考核，全面确保电子公文的真实性、完整性、可用性、安全性。相关部门还应结合电子公文的特性，完善网络环境下的保密管理制度，加强相关培训与检查。
3 加强电子公文管理的措施
电子公文的应用，不仅是企业积极响应无纸化办公、信息化办公的要求，更是加强软实力建设的重要举措。企业应提高认识，主动推进电子公文管理工作，将电子公文系统的正常运转与持续升级维护所需要的经费纳入企业信息化预算中，并及时足额划拨，专款专用。在具体的资金投入中，要重视运行期相关设备的更新及资金的合理安排，避免重硬件、轻软件，重建设、轻维护，重配备、轻培训等不良现象。在大型企业中，应成立信息化管理部门，建立专业的技术人才队伍，应对电子公文系统的日常维护工作，如果企业的技术支撑足够强大，也可以尝试替代性开发。无论是使用服务商的软件还是自己的软件，对相关技术人员及使用人员的培训、考核评估是不可缺少的。要加强复合型文书人才的培养工作，文书处理人员不仅要掌握本专业的基本知识，还要强化计算机技术、档案管理等方面的知识，不断提升自身的综合素质。
3.1 建立健全并全面落实管理制度
受传统习惯的影响，电子公文的归档管理还存在不少问题。首先，纸质公文档案管理模式和手段在一部分公文管理者和档案管理者头脑中形成了思维定式，使其对电子公文归档的意识不强，有些人甚至因为怕增加工作量而忽视对电子公文归档。其次，电子公文从信息采集整理到归档与纸质公文存在很大差异，不具有纸质公文的直观性，所以纸质公文管理办法并不完全适用于电子公文的管理。部分企业在电子公文档案管理中，存在重视不够、归档滞后、归档程序不明确、硬件设施配备不足等情况。
安全保障对于维护电子公文的原始性和真实性至关重要。一方面要加强网络的安全，采取安装杀毒软件、设置防火墙、路由控制等措施，对服务器的开放端口进行控制，限制用户访问端口的IP地址。另一方面是加强管理，一是控制访问权限，通过身份认证及权限管理等功能的使用，审核与筛选公文的访问者，授予其与身份相适应的权限。二是定期对电子公文进行安全检测，发现问题及时解决。三是维护好数据库，做好数据备份工作，四是电子公文流转时可采用加密技术、数字签名、数字水印等安全技术，并加强相应技术及电子印章的应用研究，确保电子公文安全。五是加强日志监控，对哪位用户什么时间访问了哪份文件、进行了什么操作进行记录，做到问题能够追溯，如果出现异常情况可以及时处理，确保电子公文始终处于受控状态。六是关键岗位的变动要及时报备，如电子公文系统的管理员、文书调整岗位，需及时更改权限。
3.2 加强资源投入
针对电子公文管理面临的问题，结合实际工作，可以从以下几方面着手改进。
3.3 加强安全保障
(2006-北京-20)在数列an中，若 a1,a2是正整数，且an=|an-1-an-2|,n=3,4,5,… 则称an为“绝对差数列”.① ②问略.③ 证明：任何“绝对差数列”中总含有无穷多个等于零的项.
刮刀的压力改变将对印刷造成重大影响。压力太小将使得焊膏不能有效抵达模板的开孔底部并且很好地沉积在焊盘上；压力太大将使得焊膏印刷太薄，更有损坏模板的风险。
3.4 加强归档管理
伴随信息化建设工作的持续推进，企业要不断提高对电子公文档案管理认识的高度，并结合自身情况建立健全相关的管理规定。要积极推动电子公文的归档工作，可参照《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号）、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，制定电子公文归档、借用等管理制度。要科学规范电子公文的整理工作，梳理出电子公文归档的步骤和方法，提出电子公文档案管理的机制并严格执行。要加强相关软硬件设施建设，如实现电子公文系统与电子档案系统无缝对接，根据不同载体保存环境的要求选择适宜的保管条件。要提升相关工作人员电子公文的归档意识，督促跟进电子公文的定期归档，特别注意电子公文与元数据应同时归档。电子公文归档一般备份三套，一套库存，一套提供借阅，另一套异地保存。归档时，应进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由责任人确认。归档后，要定期对电子公文的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。
4 结语
电子公文是社会发展和进步的产物，在信息化办公中具有优势，能够带来便利还能提升效率，但也存在一些管理问题。本文从管理制度、资源投入、流转控制、归档管理4个方面分析企业在电子公文管理中存在的问题，并结合实际提出了应对措施，希望为电子公文的全生命周期管理奠定坚实的基础。
病蛙活动能力较差，表现为呆滞状，食欲减退甚至丧失，腹部膨胀。四肢腹面明显充血、出血，后肢红肿，可见红斑或红点。部分病蛙还伴有皮肤溃烂、肛门红肿等症状。对病蛙解剖，腹腔内有大量淡黄色或微红色腹水，肝、脾、肾等实质器官肿大，表面有出血斑，严重者表现黑紫色。
【参考文献】
[1]李峥.浅探公文电子化管理优势与挑战[J].石油化工管理干部学院学报，2018，20(02)：57-61.
[2]孙颖飞.电子公文发展面临的问题与对策[J].现代国企研究，2018(22)：103.
[中图分类号] C290
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)12-0221-02
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