文书档案组卷中若干问题的探讨，本文主要内容关键词为：若干问题论文,文书论文,档案论文,组卷中论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
立卷是整个档案工作的基础，具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的填写、装订，案卷目录的撰写等，其中组卷最为重要。组卷又包括分卷和卷内文件的排列，它决定档案的材料是否齐全，组成是否合理，对今后的保管、利用及检索工具的编制影响很大。不科学的组卷会造成某些材料“石沉大海”而无法查寻。文书档案材料由于其组成及相互关系的复杂性等众多因素的影响，其难度更大，技术性更强。
一、组卷中常见的问题。通常的立卷原则与方法实际上绝大多数是针对组卷而言的。这些原则与方法对正确指导组卷工作起到了积极的作用。但是，在实际应用中，由于情况的复杂性以及人们对这些原则与方法的理解程度的不同，这些原则与方法的正确掌握有很大难度，一般有以下几方面的问题：
1.由文书部门立卷所产生的档案质量的差异、重卷、缺卷的问题。
2.关于如何有序地整理众多文件的问题。
3.保持文件间的有机联系与区分开不同保管期限文件的矛盾。
4.方便保管和便于利用的矛盾。
5.根据“六个特征”组卷，感到比较抽象，不易掌握。其中最常见的三大问题：一是形成的案卷较大；二是文件的分类较难掌握，分类不合理，分类界线不清；三是一份文件涉及到几个内容就很难处理。
6.针对“六个特征”的组卷方法所存在的问题，有人提出“一事一卷”的组卷方法。该方法简单，容易掌握，便于利用、保密、鉴定和销毁，但也存在许多问题：一是文件太零散，不易保管，同时也降低了组卷的意义；二是案卷过多，造成人力、物力的浪费；三是近似的案卷名称过多，造成混淆，给管理和利用带来不便；四是“一事一卷”中有的相关材料保存价值相差太大。
二、组卷规律与措施。在实际工作中，根据立卷原则与方法的精神，通过几年的工作经验的积累，我们逐步摸索出一些规律和相应的措施。
1.由档案部门参与组卷，必要时还要叫有关的承办人员参加组卷。
实行文书立卷是我国文书工作与档案工作的一项基本制度。实践证明，部门的文书人员对本部门的材料形成数量、来胧去脉、相互关系都比较清楚，文书部门组卷，可使档案材料较齐全，能较好地保持文件材料有机的内在联系。但部门文书人员对整个单位形成的档案情况没有全面的概念，对档案知识了解不深，加之各部门文书人员水平不一，或部分文书人员只考虑本部门的利益，或立卷权限不清，或对具体承办情况也不清楚，从而造成重复、缺卷及质量问题较多。由档案部门参与组卷，必要时叫有关的承办人员参加，可以使这些情况有所改善。档案部门参与组卷的形式可以是多种多样的，我们通常采用以下几种形式：（1 ）联合共同组卷；（2）指导组卷（包括集中指导或逐个指导）；（3）检查把关。
2.根据不同情况逐步划分文件，合理分类，组成适当大小的案卷，便于保管和利用。
制定分类方案要根据各单位、各部门形成的文件数量、利用方式及文件的重要性来定。一个单位在工作中形成大量的文件材料，种类繁多、形式多样，如果按文件形成的自然规律和内在联系，把文件分成几大类，就能使零乱的文件变得比较有序，操作起来比较简单。一般大的单位或形成文件较多的单位（年形成材料上千份以上）以职能部门为单位立卷，有的职能部门内有特殊的业务工作，与同部门的其他业务工作的内在联系较少，又可单独分开立卷。
文件的分类：一般文件数量多的要细分，少的可粗分。分类一般按内容为主，适当参考其它特征的情况较常见，而按其它五个特征为主分类的较少用，一般针对特殊的用途或特定的文件材料。如文件汇编可按文号（时间）分；会议记录和少数的办法、条例、规定等也常按文种分。少数部门一年只形成1—2卷的一般只把不同保管期限的文件分开组成杂卷。案卷的大小要根据不同的情况来决定，一般的案卷可以相应厚些，较重要的案卷要尽量薄些，重要的事或形成材料较多的事要一事一卷。如每年省农业厅有关品种审定的发文对农业科研单位非常重要，如果其中有本单位的品种，必须单独立卷，不能立在上级有关品种的案卷中。涉及几个内容的文件因分类有困难应抽出单独立卷。如关于新造铁路通过本单位地段有关试验地、房子的调整处理材料，这件事先排除其重要性不讲，其涉及到二个单位，铁路、试验地、房子几项内容，应单独立卷为好。组卷时对本卷的案卷标题要做到心中有数，对同一卷内无法用适当的案卷标题表达清楚的文件都必须取出另行组卷。
3.正确处理好区分开不同保管期限的案卷与保持文件间有机联系的关系。
其原则是从利用出发，立足于本单位，同时考虑进馆后的结果，根据文件的性质来决定。（1 ）一般上级普发文件：这类文件一般单位都有，考虑到进馆后不必要的重复，一般把这类上级文件与本单位的同类文件分开立卷。这类文件一般保存价值比本单位同类文件低，根据文件的重要性及与本单位文件的内在联系，绝大多数定为短期，极少数定为长期。（2 ）上级特发文件：针对本单位特发的文件（如关于本单位机构设置的批复等），这类文件的保存价值一般大于或等于本单位同件事的文件，这类文件要根据文件的内在联系与本级文件组合在一起，重要的在前，不重要的在后，其保存期限有差别的按高的靠，这时就不应该过分强调区分文件的保存价值，否则将会以后的利用带来极大的不便。（3）上级发文中包含本单位有关事情， 这类文件同第二类文件同样处理。（3）专业性较强的上级发文：这类发文就本省、本地区来说， 重复收文单位并不多。重复入馆的概率并不高，这类文件根据文件的保存价值、本省（或本地区）的重复收文率及与本单位文件的内在联系程度，可以与本单位的同类文件合并或分开立卷。保存价值相同、重复收文率低、与本单位文件的内在联系密切的合并立卷，否则分开立卷，其保管期限较普发文件高。
4.视利用情况可适当重复。
一般为了减少人力、物力的浪费，不重复立卷，但是，有时出于某种目的或对少数特别重要的文件，或为了方便利用也可以适当重复。如本单位一个新的机构产生，本单位最高文书处理部门一定要立卷，但是新机构也产生了一些有密切相关的材料，这些可以在新机构的档案中重复存档，与其本机构的材料形成一个较完整的案卷，便于利用。又例如对于本单位的文件，我们除了以内容为主进行组卷外，还有按文号进行组卷的文件汇编，一方面便于利用，另一方面也可以保证文件万无一失，文件进馆时可以把文件汇编转为档案室的资料，也不会造成重复进馆。但是重复立卷一定要慎重，以免造成不必要的浪费。
总之，档案工作的目的就是为了利用。因此，组卷应从利用出发，并考虑保管等其它因素。通常的立卷原则和方法是较宏观的立卷指导思想，涉及到复杂的具体事情，就不能死板套用。而少数立卷方法又因为它太具体了，不能对复杂的具体事情都适用，因此我们不主张强调某一原则和方法，而是主张应根据自己的具体情况，灵活运用各种方法。
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