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摘要：档案是历史的真实再现，也是文明、服务社会、造福人民的重要工作。没有档案就无法了解历史；不了解昨天，也就无法谋划今天，更谈不上科学预测未来。因此，档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。同时，档案又是重要的信息载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证，更是科学发展、科学决策不可缺少的历史依据。
关键词：档案；管理；问题；对策
一、目前档案管理工作中存在的主要问题
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益和业绩，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至既无廉职人员也无工作分工，领导无人过问，档案仅凭秘书平时顺便积累，有多少就算多少。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。首先是大部分人员没有经过专业的档案培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员属身兼数职，捎带办理或是老弱病、不上班等较低素质人员。对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理、科学归档，严重影响了档案管理水平。其次是一些归档的材料还不够真实和准确，甚至缺陷。
3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，还有麻袋装、就地放也实属存在，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。
4、重储存保管轻开发利用。档案工作“贵在于活，重在于用”，档案资源信息的价值不在储藏，而在于利用和传播；现在多数档案成为沉睡在库房的“死档案”而没有变为服务社会的“活信息”。
5、尚未形成完善的档案管理法制法规
尽管我国相继颁布了《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》等法律法规，但是，目前建筑工程档案管理工作的法律环境仍然不够浓厚，法律保障仍然欠缺。建筑工程档案与相关法律法规的衔接不够紧凑，地方性法规较多，全国范围内缺少统一的法律法规来规制建筑工程档案管理工作。
二、组织文化对组织成员有着突出的导向、凝聚、激励和约束作用，会外化表现在组织成员的活动中
把知识服务的理念融入组织文化，就是要在档案机构中形成一种崇尚知识、倡导学习、创新服务的理念。档案机构应鼓励员工提高工作能力，加强专业知识学习，并愿意把自己的知识贡献给机构其他成员和档案利用者，实现知识共享。
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对于档案馆、档案中介机构这样的独立机构来说，要加强各部门之间的交流与沟通，培养大家的合作意识，分享知识管理中的经验，提高服务质量：对于档案室档案信息中心等一些组织的内部子机构来说，其服务对象相对固定，即组织内部人员，他们所追求的知识共享更倾向于提供档案信息服务，以满足本组织对档案信息的需求，支持组织正常运转。这里的广泛合作还有更深一层的意思，即档案机构之间的知识共享和合作。一个机构的档案信息资源是有限的，为了更好地服务用户，应该开展机构间的合作甚至是联合，扩大知识共享范围。
现代信息技术不仅在档案实体管理中发挥着重要作用，在档案机构的管理中也是如此。无论是实体档案机构还是虚拟档案机构，信息技术都是其实施知识管理必不可少的基本条件(尤其是对于数字档案馆和档案网络联盟本身就是依仗着计算机技术和网络技术的发展才出现的新生事物来说，信息技术甚至是其生存之本)。举例来说，办公自动化系统在档案机构的应用，可以提高其工作效率，节省资源消耗；知识管理系统能对海量数据进行存储和提供利用，为实现知识共享提供了技术支持。同时，也使档案机构更具知识创新能力。
三、档案管理工作的对策
1、提高档案管理人员的综合素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取解于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，档案管理质量，积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步、发展的社会提供有利的资源。
2、健全档案管理制度。档案工作必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方实用、简便易行、可操作性强为目的。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使其所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好了为单位和社会服务。
4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
5、强化服务意识，提高服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。
结束语：
总之，在新的历史条件下档案工作者必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，不断研究和改进服务水平，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的有效作用。
参考文献：
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[4]魏延晓.做好工程档案管理确保建设工程质量[J].城建档案,2010(3):35-37.
论文作者:张甜
论文发表刊物:《基层建设》2018年第7期
论文发表时间:2018/5/23
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