摘要：随着我国经济的迅速发展，各种现代技术也在不断的更新和升级。计算机技术在办公自动化中的应用，能够有效改善办公水平、办公效率，提高企业经济效益、社会效益。计算机技术是实现办公自动化的基础与核心，正向处理图形化、智能化的方向迈进。本文在此从几个不同的角度对计算机技术在办公自动化中的应用做了详细研究。
关键词：计算机；应用形式；办公自动化
前言：随着现代科学技术的迅猛发展，计算机网络信息技术已经被越来越多的应用到人们的工作、生活中，办公室往往需要处理一大堆信息，借助于计算机，可以及时、方便、准确的整理好信息，从而大大提高办公效率。
一、计算机办公自动化技术的分析
作为当前新的办公方式，计算机办公自动化技术的出现和应用逐渐受到了更多的认可和关注。计算机办公自动化技术的应用，通过构建一套以计算机技术和网络技术为核心的现代化办公体系，实现了对各类信息的存储、传输、操作等多方面的需求。在当前技术不断发展的过程中，计算机办公自动化技术在应用上展现了更多的优势，同时伴随着更多新技术的发展和完善，也实现了更多的功能。通过计算机办公自动化技术的应用，让办公活动的开展更加明朗、清晰、简洁和效率，同时对传统的办公体系和模式进行了优化和调整。
二、办公自动化的主要应用形式
1、搭建网络信息平台
办公自动化依托计算机技术和网络通信技术，因此能够构建网络信息交互平台。网络沟通方式大大降低了办公过程中的沟通成本，使异地沟通、即时沟通等成为了可能。同时也实现了不同层级的员工之间有效的沟通，还可以利用留言板、讨论区等形式提供了一线员工反应意见和建议的渠道。另外，依托网络信息平台还能优化一些工作流程和环节，提高工作效率。数字化方式的信息存储，给企业的信息查询、分析和应用等提供了可能。
2、利用计算机功能提高工作效率
计算机强大的功能能够大大提升工作效率。例如图片处理功能，能够使工作的展示和沟通手段更多样化；文字处理功能，例如word、ppt、excel等，为企业内部制度、信息和通知等的分发、流转、编排等提供了高效的手段，也大大节省了纸张和印刷工作，为企业节省了成本；电视电话会议等，能够实现异地办公人员的即时会议，减少了差旅等费用；视频监控等功能为有效的监督和管理提供了实现的可能。大量的计算机技术为办公自动化提供了服务，从而能够大大提升企业的办公效率。
三、办公自动化中计算机技术的具体应用
1、办公流程自动化
计算机网络通信系统可以在办公场所内部建立起内部网络，内部人员可以利用网络随时的将自己收集到的信息公布上去，对于一些遇到的问题也可以公布上去，内部人员之间可以通过网络随时的进行交流，实现资源共享，从而大大提高了办公效率。利用计算机网络技术还可以对工作的全流程进行实时的跟踪和监控，有利于实现工作流程的自动化，改善内外部流程，优化并合理的利用资源，解决多种岗位、多个部门之间的工作问题，从而能够大大的提高工作效率、提高工作的灵活性和适应性，给办公带来极大的方便。
2、改善档案管理，提升档案作用
无论是政府机关还是企业单位在进行日常办公的过程中都要涉及到档案管理工作。传统的档案以纸质为主，不仅占据了大量的空间，并且也不利于查找，通常情况下档案归档后，就很难被再次进行应用，浪费了档案信息资源。因此在构建办公自动化的过程中，电子档案逐步的代替了传统的纸质档案，工作人员在工作的过程中只需要将档案信息输入计算机中即可完成档案的编写工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆并且随着现代计算机技术的不断提升，通过专门软件的应用编撰完成后的电子档案还可以根据工作人员的设置，按照时间、内容、部门的不同进行自动归档。同时，计算机技术中的信息共享功能，也使得档案信息资源得到了充分的应用，相关部门如果需要进行档案信息的查询，仅需输入登陆账号和密码，并在搜索引擎中输入要查找的内容即可。降低了档案查找的难度，使得档案的作用得以充分的应用。
3、远程接入
在实际办公过程中，往往少不了出差、休假等不在岗的情况，对于一些急需处理的办公事项，传统的交流联系方式更多的是采取电话、传真等方式，无论是效率、还是实用性都不尽人意。利用先进的计算机远程接入技术（例如VPN技术），远程用户仅仅需要一条网线和一台终端电脑便可以参与到公司的会议决策、事项处理等具体的办公业务过程中来，无论是对于公司（或单位）管理者进行远程管理公司，还是外出的员工处理办公应急业务，其便捷性与可靠性不亚于在局域网内进行办公，这种远程接入功能同样是目前办公自动化中计算机技术应用方法的集中体现。在可预见的未来，随着云计算平台的构建和不断完善，办公环境如果搭建于远程的云平台之上，办公人员只需要登录云账号便可以随时随地的处理日常办公业务，这对于办公便捷化更是一种质的提升。
4、数据备份、恢复技术
在日常办公过程中，经常会有工作人员出现误删数据、操作失误等问题。而计算机技术的数据备份技术则可以对这些常见的失误问题进行数据备份与恢复，从而有效的减少因失误问题造成的损失。通过运用计算机数据备份、恢复技术，自动扫描电脑中的个人数据如doc、txt、pdf等后缀文件的文件平，甚至包括QQ等存档文件，可以备份文件并自动上传到网络硬盘，通过设置备份频率，采用增量备份，在发生意外情况下，就可以查看历史备份记录。当存储设备出现故障，无法存诸情况下，可以利用计算机技术的数据恢复功能，对当天丢失的数据日志备份进行恢复。通过有针对性的恢复操作，使办公自动化中的存诸数据更安全。
5、数据存取管理技术
计算机数据存取技术由两个单元组成，即用户认证和访问监控。用户认证通过用户身份验证、身份识别来认证用户身份。办公自动化通过数据身份认证技术来识别和认证用户的身份，这样可以有效避免一些非法用户访问数据库，因此，用户身份识别技术增加数据的安全性。访问监控技术，当用户进入计算机数据库后，会根据当前的访问人数，限制当前用户的访问权限。如果办公自动化用户未设置使用权限，有时候会导致系统崩溃，也会有一些非法用户会篡改数据库中的数据，设置权限后，访问者只能进行简单查询，而无法编辑数据，而且不法用户登录后也会有记录，可以实时监测数据的安全。
四、办公自动化未来发展方向
办公自动化这一人机系统、人、机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。伴随着企业信息化发展的浪潮，组织流程的固化、改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升，OA也在不断求新求变，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型自动化的OA”将成为未来的发展方向，将更关注组织的决策效率，提供决策支持、支持挖掘、商业智能等全面系统服务。最终办公自动化（OA）将发展为更加人性化、无线化、智能化。
五、结语
综上，对于现代办公需求不断提升和发展来说，计算机办公自动化的应用已经成为了重要的发展趋势。在各个环节之中，合理应用不同的计算机技术，将软件硬件有效结合，针对计算机技术的数据备份功能、远程传输、共享等技术，推进办公自动化快速发展，进一步推进企业的市场竞争能力。
参考文献：
[1]柴宝芹.计算机技术在办公自动化中的应用[J].Oriental Enterprise Culture，2012（20）：57-58.
[2]吴小军.计算机办公自动化技术的应用与研究[J].电脑知识与技术，2012（02）.
论文作者:刘二全
论文发表刊物:《基层建设》2017年第30期
论文发表时间:2018/1/16
标签：办公自动化论文; 计算机技术论文; 技术论文; 计算机论文; 档案论文; 用户论文; 信息论文; 《基层建设》2017年第30期论文;