试述档案馆全宗化管理体系的建立，本文主要内容关键词为：档案馆论文,管理体系论文,全宗化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、建立全宗化管理体系的必要性。
改革开放以来，照片、录音、录像、光盘等愈来愈深入到人们日常的工作和生活之中，所形成的各种声像材料也越来越丰富，这部分载体形式特殊的档案成为文书档案重要的补充，如何保管和整理这些档案就摆到了档案工作者面前。过去我们多是沿用传统的文书档案整理方法，如将照片贴放在案卷内，将录音带装放在案卷内等，然后把它们同文书档案排列在一起进行编号直到送到库房为止，显然从保管条件到整理方法都是不科学的。
鉴于各类特殊载体档案与文书档案一样自成一体的基本情况，参照文书档案的管理方法，根据全宗原则，在档案馆内建立全宗化管理体系对各类档案进行统一有序的管理是十分必要的。
根据全宗原则，按照档案的形成者（来源）把馆藏档案首先划分不同管理单位（全宗），进行分类整理和保存，符合档案形成的客观规律，能够最大限度地保持档案之间的联系。多年来的工作实践表明，各级档案馆采用全宗原则对所保存的文书档案进行科学管理是十分有效的，同样，对照片等特殊载体档案的管理也可以采用全宗原则来进行，从而在档案馆内建立一个对各类档案进行科学管理的全宗化管理体系。
二、建立全宗化管理体系的实践性。
档案馆的全宗化管理体系应该如何建立？其在实践中的可操作性如何？我们云南省档案馆采用的是以数字开头来区分，具体做法是，以文书档案为基础，将各类载体形式的档案分别按照形成来源、内容划分为文书档案所属的各个立档单位，文书档案的全宗号不变，并以此为基本数字，将照片、录音、录像等各类档案的全宗号与文书档案的全宗号相对应，再在其全宗号前用数字来区分，如我馆“4 ”开头的全宗号代表照片档案，“5”开头的全宗号代表录音档案等，这样用4位数来组成各个全宗体系内的全宗号（不足4位数的补0），既符合国家规定的全宗号编制规范，又与文书档案紧密相连。例如，“89”为我馆内省妇联的文书档案的全宗号，根据我馆的规定，“2 ”开头的全宗号代表文书档案，则其文书档案的全宗号为“2089”，其单位形成的照片及其他地方收集来的妇女专题照片都归入该全宗的照片档案，全宗号为“4089”，若该单位有录音档案，则全宗号为“5089”等。这样，档案馆内保存的不论是文书档案，还是照片档案、录音档案、录像档案等特殊载体形式的档案都能自成一体，又密不可分，且各自都有与文书档案相对应的全宗号，既解决了特殊载体档案的归属问题，又在全馆范围内形成并建立了全宗化的管理体系，无论是什么载体形式的档案或是按内容，或是按立档单位都能找到自己的全宗的归属，并且成为该全宗文书档案的重要补充，使得该全宗的档案更加完整齐全，更能全面揭示和反映本单位的职能活动。因此，无论是用数字，还是用拼音字母、其他符号等来区别，目的都是在本馆范围内建立一个除文书档案以外多门类档案的管理体系，即全宗化管理体系。
三、建立全宗化管理体系的意义。
在档案馆内，各类档案实现全宗化管理，建立全宗化管理体系有着重要的意义：
1.分类保管，延长寿命。各类档案因形成材料不同而保管条件也不同，过去各类档案混杂在一起保管，极大地影响了特殊载体档案的寿命。建立体系后，各类档案可各自按形成材料的不同以全宗为单位进行保管，使不同载体形式的档案在不同的库房、不同的温湿度条件下得到很好的管理和维护，既有利于管理，又有利于延长档案的寿命。
2.分类整理，体现价值。特殊载体档案过去多是按文书档案的整理方法进行整理、编目，造成内容混杂、方法混乱，特殊载体档案的真正价值没有得到充分的体现，甚至埋没了其价值。建立体系后，既解决了特殊载体档案的归属问题，也有利于分类整理、编目，可以做到特殊载体档案有多少，收多少，分别归入其所属全宗，按照国家有关的规定进行整理，方便简捷，不会因为其数量的增加而影响档号的编制。
3.重点接收，丰富馆藏。档案的接收工作多是以文书档案为重点，其他载体形式的档案一般随文书档案有多少收多少，这就造成各立档单位重文书档案的归档而轻其他载体形式档案的归档工作，也就影响了档案馆接收档案门类的多样性。建立体系后，可促进其他载体形式的归档和征收工作，以引起各立档单位对这部分档案的重视，从而保证各立档单位所形成档案的完整性及进馆档案的多样性，极大地丰富馆藏。
4.方便查阅，提高效益。过去由于文书档案与特殊载体档案混杂在一起进行保管、整理、各个全宗究竟有些什么类型的档案也难以反映出来，需要先查目录来证实，极不方便提供利用。建立体系后，只要一看全宗号即可一目了然，因特殊载体档案自成一体，每个全宗都有档号标识，有目可查，若是实现了机检，查找起来就更加简便，极大地提高了利用效益。
总之，档案馆建立全宗化管理体系是全宗原则在档案管理方面的继续应用，也是我们在实践中探索出来的一个设想，目的是为了适应新形势的发展，使各类不同载体的档案得到科学有序的管理。
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