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中国商业自动化在10年的发动和试点之后,随着商业的高速发展和结构性变革,近几年来逐渐走向高潮。“九五”期间,中国商业自动化将进入一个新的发展阶段。商业自动化已成为商业技术进步的核心内容,成为科教界、产业界高度重视的领域,成为社会的一大热点。
商业自动化(CA—Commerce Automation)是三大自动化领域之一,与其他两个自动化领域即办公自动化(OA—Office Automation)、工厂自动化(FA—Factory Automation)互相联系而又自成系统,有自己特有的目标、标准规范与技术体系。
商业自动化是国民经济信息化的重要组成部分,它的发展影响着国民经济信息化的发展,商业是与国计民生关系极为紧密的行业,商业自动化的发展与社会的进步密切相关。
在提高商业的组织化程度和现代化水平、实现商业两个根本性转变的过程中,商业自动化将起到巨大的作用,商业自动化不仅会推动和引发商业的结构性变革,而且更重要的是会对人们传统的思维方式产生重大的影响,人的思维方式现代化是商业现代化必不可少的因素,是实现两个根本性转变、实现商业现代化的先决条件。因此,可以说商业自动化也是商业的一场革命。
正因为如此,商业自动化日益得到国家的重视,在“九五”计划中,商业自动化成为国家“九五”攻关和其他计划的重要内容。
如何推进我国商业自动化的持续发展?这既是政府和各级行业主管部门关心的问题,也是商业企业管理者和科技工作者关心的问题。既要认真深入地研究商业自动化的发展规律、发展政策和发展计划,也要大力提倡学术民主,提倡探索与创新。商业自动化是自然科学、技术和社会科学等多学科相互交织而成的综合体,是一庞大的工程技术系统。只有加强理论探索和实践,搞好不同部门的、不同技术的和不同学科的优势互补与集成应用,提高科技工作的组织化程度,才能保证商业自动化取得更好的经济效益和社会效益。
内贸部作为行业主管部门,在长期组织商业自动化的过程中,感到许多好的经验值得总结和推广,同时也感到对有些基本问题需要进行深入地讨论,通过讨论,使人们对一些问题的认识更为明确,对一些问题认识达到相对统一。我们认为,这对于更有效地组织起各方面力量,更好地推动商业自动化工作是非常必要的。
一、关于商业自动化的对象、内容与目标
商业自动化的研究与应用,是以商品流通过程为对象的。
商品流通过程是通过买卖的交易形式,实现商品从生产领域向消费领域运动的过程,是商流、物流、信息流的内在统一。所谓商流(Flow of Exchange),是指商品价值通过买卖活动完成形态变化及商品所有权的转移,这种变化及转移就是我们常讲的交易;所谓物流(Flow of Material),是指商品实体通过运输、储存、加工等环节,实现商品从生产领域到消费领域的实际转移;所谓信息流(Flow of Information),是指反映商流、物流过程的信息——由合同、票证、单据、销售数据等所反映的原始信息和由各类统计、分析所反映的加工信息的运动。
商流、物流是两种紧密联系的运动,信息流则是这两种运动的反映。商流是物流的前提和动因,它推动和带引物流的形成和运动,物流则是商流的结果和物质依托,信息流是商流和物流的重要条件,是商品流通过程的重要内容。
商流包含了企业系统内部的一段资金流(Flow of Cash)。资金流是金融流通的核心内容,尤其是在我国金融政策条件下,资金流动必须通过银行系统进行,资金流管理是银行信息系统的主要部分。
与商品流通过程密切相关的还有顾客人流。人流研究对零售业和服务业极为重要,其中既有与市政交通相衔接的部分,也有店堂内人流疏导、商品结构与促销、顾客管理等非常细致的工作。人流研究也是大型商场建筑学设计的重要基础之一。
可见,研究商品流通过程,直接的就是研究商流、物流和信息流。
商品流通过程一般分为三个阶段。商品从生产领域进入流通领域的开始阶段,集中体现了商业同工农业生产部门的关系;商品在流通领域内部运转的中间阶段,集中体现了商业内部各环节之间的关系;商品从流通领域进入消费领域的最后阶段,集中体现了商业与消费之间的关系。与这三个阶段相对应,商业有批发、储运、零售等不同业种形式。随着商业的发展,零售又形成了连锁经营、综合百货、大型购物中心、超市、专卖店等不同的业态(Type of Operation)。在计算机信息技术支持下,零售业发展活跃,新的业态形式不断出现,如仓库式商场、价格俱乐部等也开始在我国出现。业态分流,成为当今世界零售业发展的趋势之一。
商流、物流、信息流是商业作业要素,商业作业的不同运作方式,是商业业态的要素。商品流通过程的三个阶段是商业业种要素,如果把商品流通过程系统以外设定为环境,那么,我们就可以这样来讨论商业自动化的内容:
商业自动化是一个庞大的工程技术系统,它以商品流通过程为对象,综合应用现代管理技术、计算机技术、信息技术、网络通讯技术、自动化技术和系统工程技术,对不同业种和业态的商流、物流、信息流进行控制,实现企业经营作业的程序优化和自动化,并支持商业的企业与企业之间、企业与环境之间的电子商务作业;商业自动化的目的是提高商品流通的效率,推动企业、行业乃至国民经济的技术进步。
从以上讨论可以得出几点结论:第一,商业自动化是一个工程技术系统,是人—机系统,商业自动化工程实施是管理变革与技术相互促进的互动过程;第二,商业自动化包括零售、批发、储运等不同业种和不同业态的自动化系统,这些不同业种和不同业态的自动化系统是以信息技术为主线的综合集成;第三,商业自动化有赖于社会信息服务网络的支持,商业系统内企业之间、商业系统与社会环境之间通过增值网络服务(VAN)或其他网络服务形式,应用电子数据交换(EDI)技术实现电子订货(EOS)、电子转帐(EFTS)以及电子购物等作业。
日新月异的计算机信息技术、网络技术将不断引发新的商业经营形式,产生新的商业业态,出现新的技术系统。
商业自动化这一技术系统将随着商业和技术的发展而变化。
值得说明的一点是,所以要提出商业自动化的对象、内容与目标这样的问题,是因为这仍是需要经过讨论和实践逐步弄清的一个基本问题,能否全面地、系统地分析这个问题,关系到能否正确地制定商业自动化的发展方向和工作方针,这不但对政府主管部门来说是重要的,对商业企业管理者来说,对从事商业自动化工程开发的科技工作者来说也是重要的。提出这个问题的另一个目的是倡导开展广泛的实践和理论探讨,逐步构造中国商业自动化的理论框架,深化实践,走出一条有中国特色的商业自动化的发展路子。
二、实施商业自动化的一些基本原则
10余年的实践使我们对商业自动化有了初步的认识,积累了不少宝贵经验。商业自动化是一项复杂的人—机系统,是成千上万的企业在各自基础上的实践,实施起来难度很大。为了保证商业自动化的健康发展,应当把握一些基本原则。
(一)商业自动化应当服务于行业调整,推动企业进步,支持商业企业的两个根本性转变的过程
商业流通行业正处在结构性调整的重要时期,这种结构性调整至少包含两方面的内容:企业结构的调整和商流、物流、信息流运动方式的变革,譬如建立现代物流(配送)体系,发展规模化、规范化的连锁经营业,批发行业的代理制、订单制改革。商业自动化应当服务这个逐步调整的过程,从实际需要出发,提供适用的、先进的技术支持。没有商业自动化工程技术的应用,就不会有真正意义上的现代物流(配送)中心与连锁经营、批发代理。商业自动化科技工作者和企业管理者,应当特别注意研究企业之间的商流、物流与信息流的管理问题,注意企业之间乃至行业之间进行数据通信、资源共享的条件问题,国家有关部门应当及早完成商业信息服务网络体系的建设规划,支持社会化的商业信息服务网络的建立,奠定现代商品流通的重要技术基础。
商业自动化推动企业进步,就是推动企业管理模式的变革,推动企业经营组织与作业的重构。这是企业实施商业自动化工程计划的最本质的意义。目前,传统的商业管理模式普遍存在着经营粗放、权力过于分散、企业组织化程度不断降低的问题。这些问题导致企业商品结构不合理、经营效率低和国家、集体财产流失等成为顽症难以得到根本的治理。应当说,这些问题是市场经济的初级阶段和落后的、粗放的手工管理模式相互作用的一种产物,是生产力水平低下的一种表现。
实施企业商业自动化,就是要以提高企业的组织化程度,提高企业的现代化程度为目标,针对存在的问题,调整企业的经营决策权力结构,相对集中经营决策和减少企业组织的结构层次,推行先进的核算方法,优化、规范作业流程,强化对企业经营系统监控,提高企业经营规模,提高企业资产的运作效益,提高企业全员生产率,减少企业的跑冒滴漏。离开这一目标,用先进的技术手段去模拟落后的手工管理作业是没有意义的。实现这一目标,对企业来说是一场管理革命。由于它意味着对传统观念的冲击,意味着对一些局部利益与局部权力的调整与剥夺,意味着对管理漏洞的一次较为彻底的清理,这场革命的阻力往往是很大的,实施商业自动化有时会是新旧观念的一场较量。因此,我们反复强调“一把手挂帅”的原则,强调比资金准备更重要的思想准备,强调首先要理清楚管理进步的目标,强调企业决策层的决心与意志。另一方面,商业自动化工程实施的过程也是经营观念、管理模式与作业和技术相互作用的结晶过程,因此,我们也强调商家和开发商之间的互相配合。
商业企业实现两个根本性转变,实施商业自动化工程是一个重要契机。我们也应当从这个高度来对商业自动化提出要求。
(二)商业自动化的技术路线应与商品特性及其流通方式相统一,这在发展网络交易时尤应注意
商品流通涵盖几十万种商品,由于商品特性不一样,交易方式也不一样,商流、物流、信息流三流作业流程也因此不同,因而必须采用不同的技术路线。
譬如,鲜活商品(Fresh Produce),是使用价值短暂的易腐商品,同时又是消费必需品。随着生活水平提高,需求不断变化,品种变化加快。同时,鲜活商品生产脆弱,周期又长,所以不管运输长短,均要求流通迅捷,产销与消费密切结合。在流通过程中,保鲜养护要求的条件高,供货响应要求及时,储运周转要求迅速,因此多采用三流合一的现货拍卖批发,连锁销售的形式。
又如大宗标准商品(Commodity),粮食、钢材、水泥、汽油、化肥等,因是基础商品或称原材料,分类标准明显,保质期相对长,故多采用商、物流分离的批发、代理及期货贸易的形式。在现货交割及物流中多采用大型专用设备、特种物流技术或散装运输等技术。
又如消费时尚商品(Consumer Goods),时装、鞋帽、高级加工食品等,多是以消费趋势为导向的商品,一般采用看样订货的订单制生产组织方式和专卖的零售方式,多采用在销地的物流配送技术,使繁多的商品及时送到众多的零售商中去。
又如大件耐用商品(也称技术商品High-Techspecialty),多是技术含量高,专业性强,售后技术服务要求严格的商品,因而多采用厂商密切结合或直销专卖为主的流通形式。
可见,商品的特征决定其流通方式,而不同的流通方式必然对商业自动化提出不同的软件、硬件和网络要求。实施商业自动化工程必须研究这些特殊性,突出不同的应用技术,如EDI技术、电子订货、电子撮合、电子交易等电子商务技术,提出不同的技术路线和解决方案。
(三)商业自动化标准规范的研究与体系的形成应与发展相适应
商业行业的管理特点使得商业难以像银行、铁路行业那样迅速地、统一地采用某种技术,分散实践是商业行业实施商业自动化计划的特殊性。这种分散实践容易导致低水平重复开发和技术混乱。多年的实践证明,减少这种现象的最有效的办法之一就是完善商业自动化标准规范体系。
商业自动化标准规范的研究,应当是对实践的总结和提高,是对国外先进技术和发展经验的集中借鉴,是一种适度超前的设计要求。经过持续的努力,逐步建立标准规范体系,形成对商业自动化实施的技术指导和技术约束。
商业自动化标准规范的建立过程也是商业自动化发展的技术法规环境的建立过程。如果在大的方面,在关键的环节上有了大体完整的标准与规范,商业自动化就有了健康发展的保证。
商业自动化标准规范的主要研究内容是商业管理及作业流程规范、商业信息规范、技术(产品)功能要求、评价指标体系、指导商业企业及开发商的行为规范等几大类。开展商业自动化标准规范研究并建立标准规范体系,是一个涉及许多部门的复杂工作。应当在总体设计大体清晰的基础上发挥各部门,其中首先是商业主管部门的积极性,逐一地开展标准与规范的修订工作。
商业自动化标准规范体系的建立与完善,是一个持续的过程,标准与规范必须伴随着实践的深入、新型作业的建立、技术的发展而不断更新。优先采用国际标准,尽量与国际惯例接轨,这应当是一个工作原则。
(四)总结、提高、推广通用的应用系统,加快技术成果商品化进程,提高商业自动化的应用水平
上面已经提到,分散实践容易造成技术混乱和低水平的重复劳动,这是一种局限性。此外,还有另一种局限性,这就是因为分散定做系统多是根据特定用户要求而设计的,由于认识和经验的局限而有可能影响到应用系统的功能。
聪明的系统开发商则是在不断设计定做系统的过程中,总结、规范和提高相同业态或业种的商业需求,使之更具有一般性,并据此开发出通用的应用系统或开发平台。显然,这更具有一般性的需求设计反映了多家的经验和教训,减少了特定企业实践的局限性,因而更有可能丰富应用系统的功能,更接近产品化,有利提高应用系统的水平。还应强调一点,产品化过程中也应当认真借鉴国外同类产品的成功经验。
行业主管部门应当组织这样的产品化开发活动,提高技术成果的商品化程度。同时,也应当积极引导用户,优先选择那些在商业上有实践经验的开发商,首先研究并借鉴已有技术成果的长处,使自己的系统开发建立在更高的基础上。
积极组织通用技术系统或开发平台的研究开发活动,加快商业自动化技术产品化的进程,加强对产品的检测,支持成熟产品的商品化,逐步形成主导的技术商品系列,创出民族的品牌,这既是商业用户的希望,也是内贸行业商业自动化管理的重要工作与目标。
除了上述四点之外,还有关于建立与流通产业相适应的技术体系,关于坚持开放、合作,发展民族高科技产业,关于人才战略和建设合理的科研、开放与服务队伍结构等基本问题,限于篇幅,这些问题另文讨论。
三、关于商业自动化的几个具体问题的讨论
(一)关于POS系统及其应用
近几年,POS系统的应用发展很快,有力地支持了零售企业的商品管理,但也应当指出,由于对POS系统理解不一致,而有些理解又是不准确的,因此也对POS系统的应用带来一些负面影响。
POS(Point of Sale)系统是商场MIS中的前台系统,它的最重要的功能是在收款的同时支持商品单品管理的实现。POS系统是商场MIS的有机部分,不能简单地用POS+MIS表示。
POS系统可以有多种网络形式,具有通信功能的在线收款机(On Line ECR)和电脑收款机(PC-Base ECR)都可以组成POS系统。选择什么网络形式的POS系统,要从各应用单位的实际情况出发,不应有也不会只有一种模式。
POS系统水平的高低应当主要取决于它所实现的功能、性能/价格比、可靠性、可维护性等,其中功能是最主要的。说到底,POS系统功能由系统开发所决定,它不取决于是否选择在线收款机或电脑收款机。正由于此,所谓低配置的POS系统可以通过系统开发得到较为满意的功能,所谓高配置的POS系统也会由于系统开发不够或商业作业管理没有配套而只发挥出系统潜在功能的一小部分。目前,在我国这两种情况都是存在的,而且后一种情况比较严重一些。一个商场自动化系统的先进性不在于系统的潜在功能,而在于系统的实现功能,在于商家投资后得到的系统的使用价值。因此,应当特别注意POS系统功能的开发与实现。
不应把PC—Base收款机叫作“POS机”,即使是在只使用一台PC—Base收款机建立POS系统时,也不等于就出现了“POS机”。
进行以上讨论是想强调说明,提倡企业开发应用POS系统是在提倡企业实现商品的单品管理,而不是要求企业都去买什么“POS机”。一些企业甚至一些开发商有这样的误解,所以出现这种误解恐怕和一、二、三代收款机的说法有关。按照通常的理解,新一代(或高一代)的技术是要替代旧一代(或低一代)的技术,即所谓的更新换代。收款机的发展确实经历过机械式、机电式和电子式三代机具的转变,而普通型(ECR)、在线型(On Line ECR)与电脑型(PC-Base ECR)均属于电子收款机的类型,它们之间是不存在这种替代关系的。由于商业规模的不同和发展的不平衡,决定了这三种类型技术(以后还会有其他类型)将长期得到应用,不可相互替代。而且技术多元化,也将是中国商业自动化的基本特点。
因此,应当尽量减少有关POS的一词多义的混乱,诸如POS、POS系统、POS技术应当统称为POS系统,POS终端、POS系统终端、POS机、三代POS机等如果都是指机具,则应分别称为在线型收款(On Line EcR)或微机型收款机(Pc-Base EcR )或POS系统终端机,放弃POS机、三代POS机等不科学的叫法。
(二)商业自动化与商业信息化
商业自动化是一特定的概念,正如办公自动化是一特定的概念一样,商业自动化是以商业信息加工处理为主要内容和主要基础的,也犹如办公自动化是以办公信息化为主要内容一样。所不一样的是商业自动化所包含的技术领域和内容远比办公自动化要丰富得多,复杂得多。
商业自动化的技术目标不仅仅是应用计算机技术对原始信息流进行处理,而是要在此基础之上实现管理的自动化和最优化,实现一些自动作业的目标,如一些单据台帐的自动生成、自动订货、分拣自动化、安全监控、人流疏导等等。
如前所述,商业自动化是一个多学科、多技术交叉的工程技术系统,商品流通过程的复杂性决定了这一工程技术系统的复杂性,决定了它研究的问题大量是非结构化的,它既有大量的信息化处理问题,也有大量的机电一体化问题、工程自动化问题、系统科学问题和软件科学问题,如此构成商业自动化基本内容,而且随着技术的进步和社会的发展而不断丰富。因此,商业自动化是一个比商业信息化要庞大得多、复杂得多、丰富得多的技术领域。切忌将商业自动化、商场自动化与信息化混淆。我们应该在明确技术领域内涵和定义的同时,全面推动商业自动化的发展。