摘要：随着高校毕业生人数不断突破新高，社会不得不面对的一个问题就是关于高校毕业生档案的转递和报到派遣手续的办理。随着新时代信息技术的发展，高校毕业生档案信息化建设工作也成为和谐社会建设的重要工作。因此，加快人力资源部门档案信息化建设迫在眉睫，尤其是高校毕业生档案的管理。本文从高校毕业生档案信息化建设存在的问题展开探讨，制定科学有效的建设策略，以此提高人力资源部门的高校毕业生档案管理工作水平，优化人力资源部门对高校毕业生档案服务效果。
关键词：高校毕业生档案；信息化建设；现状问题；对策研究
一、高校毕业生档案信息化建设的意义
从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看，进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。信息技术的发展，使得这一项目的建设满足了时代发展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源，单位、部门必须紧跟时代步伐，不断提高办公自动化水平，满足时代发展的需求，实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变；其次，满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务；最后，其能够更好地服务社会。高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠，对社会、企业的经济价值更大，进行信息化建设，可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务，实现高校档案资源社会共享。
二、高校毕业生档案管理的现存问题
1.信息化管理制度不健全，档案意识薄弱
在高校毕业生档案管理中，制度不健全首先体现在管理部门档案观念和意识不强，没有将毕业生档案管理列入领导工作议事日程，档案工作处于维持现状、被动应付的状态。其次，部门管理人员档案管理信息化意识薄弱。人事部门也没有将管理规章、归档内容、对应归档的材料及时送交学生档案管理部门。再次，人事档案部门对基层单位档案缺乏控制和制约，使得收集、归档、保存难以落实。此外，还存在档案转递方式随意、保密措施不力等漏洞。
2.缺少对档案信息化的专业整合
在对广东23所高校的调查中，仅有17.4%的高校正进行学生档案的专业整合，表明我国毕业生档案部门在专业整合档案网络信息资源方面才刚刚起步。学生入校后，档案管理部门既没有对全校学生档案资料等信息资源进行及时处理，又没有人员进行信息录入，是档案的信息录入管理处于真空状态，使专业整合既不能实现信息化检索，也不能形成规模，档案网络信息资源整合程度远远没有得到发挥，严重影响了毕业生档案信息资源的网络整合效果，档案资源普及率和利用率大大减低。因此，实现信息收集、管理和服务智能转变，提高毕业生档案管理信息化的专业整合，提高档案信息资源的合理配置与科学管理是今后高校毕业生档案管理的又一重要任务。
3.档案数字化人才资源匮乏
高校毕业生档案数字化建设的成效，很大程度上取决于数字化人才质量的高低。通过数字化之前的校对、整理和注释说明，以消除毕业生档案在内容方面存在的各种阅读、理解和利用障碍。所以，毕业生档案数字化建设是传统业务方法与现代科学技术紧密结合的一项专业工作，需要一批具有基础知识、掌握档案信息整理技能，并精通计算机技术的复合人才。而高校毕业生档案数字化建设中人才已成为制约档案数字化建设的关键问题。
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三、高校毕业生档案信息化建设的策略
1.加快档案信息化的专业整合
档案信息化的专业整合就是高校毕业生的专业档案信息资源进行数字化处理，分别建立档案信息资源数据库。将各专业档案信息资源数据库挂接到一个统一对的检索执行引擎，使其成为毕业生档案信息资源，检索时用户只需要通过检索查询处理器发出指令，利用执行引擎即可找到相应专业和个人信息。在专业整合过程中，可以通过专业分类或者目录方式进行整合，或以系部为单位进行整合。由于档案网络信息资源整合是一个庞大的系统工程，档案信息化成果需要相应的硬件设施来完善，需要真正符合我国国情的整合模式且注意整合过程中的知识产权与信息安全保护问题。档案部门要提高档案数字化建设水平，使更多的大学生能够利用高新技术、方便、快速、准确、全面的获取档案信息，从而提高档案信息的利用水平。
2.提高档案信息动态更新
电子信息的内容具有动态数据库这一特性，使得网络频繁更新，网络的更新将引起文件结构改变；内在内容的更新，将引起信息内容的改变，使得我们现在看到的信息。电子文件保存系统是一个便于文件保存，检索，使用与处置的电子系统，文件在该系统内被收集，组织和编目，它控制着文件的产生，管理和处置，以电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移
3.加快高校档案信息化人才队伍建设
做好高校档案数字化建设和利用工作，加快人才队伍建设是保证档案信息化建设取得成效并持续发展的关键。做为现代高校档案管理人员，不但要掌握一般的档案管理基本知识、专业知识、计算机技术应用基本技能，还必须掌握较先进的信息处理技术。在人才队伍建设方面，高校档案管理部门一方面要重视档案信息化专门人才的培养，注意引进档案管理专业人才；另一方面要加强在职档案管理人员的培训，提高他们计算机、网络技术和档案管理系统的运用能力，以便更好的开展高校档案管理信息化工作。
4.强化档案服务意识
档案服务意识的强化尤其重要，首先，高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得高校档案信息资源得到充分利用，档案信息资源能够共享，产生一定社会效益，这就要建立档案信息社会化的服务体系，促进档案信息资源的利用，通过强化意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，能够使档案信息物尽其用，资源共享；建立社会服务体系的运作模式，树立为社会广大利用者服务的思想，改善服务环境，完善服务手段，提高服务的速度和质量，使得档案信息能够被充分利用，实现档案信息化建设的最终目的
结语
为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”，人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制，了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发，制定科学合理有效的应对策略，同时，确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。
参考文献：
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[3] 董雪梅.高校毕业生档案管理问题与对策探析[J].兰台世界，2014（11）.
论文作者:刘佩琳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第4期
论文发表时间:2019/4/29
标签：档案论文; 高校毕业生论文; 信息化建设论文; 信息资源论文; 信息论文; 档案管理论文; 社会论文; 《基层建设》2019年第4期论文;