上海市20000
摘要：目前，火电项目工程文档管理普遍存在竣工文件组卷与工程建设不同步、无法及时完成竣工文件归档移交的现状，主要原因在于大多数项目采取将过程中产生的文件按照文种进行保管，待工程结束后才按照归档要求，大批量进行文件归档工作，这导致了文件的过程管理与文件归档工作的严重脱节，无法及时完成竣工文件归档移交现象。
关键词：项目；文件；自动归档；研究；应用；PAP系统
一、背景
1. 项目文件未在信息系统中得到充分控制。
随着时间的推移和公司业务的扩大发展，项目档案管理信息系统暴露出诸多问题如程序繁琐、部分功能形同虚设、批量操作性不强、各个模块的隔离导致重复工作等，档案管理信息系统的落后制约了项目档案管理水平，无法适应公司的长远发展，因此，公司决定对项目档案管理信息系统进行升级，同时开展项目文件自动归档的研究，借助信息化手段，提高项目档案工作效率，规范档案过程管理。
2.目前公司PAP系统中工程文件与竣工档案模块相对独立，文件、档案未真正实现一体化管理。
先在竣工档案管理模块立卷，然后在归档的工程文件中查询需要组卷的文件后导入竣工档案模块，此方法用来组按文种组卷的文件尚可，但是按单位工程组卷的施工文件类型多样，主题词多样，与其一一查找导入，不如直接著录方便，这就造成了文件的重复著录，使我们在工程过程中早已完成的工作在竣工档案组卷时归零，变相增加了工作量。
3.文档人员流失率高，新进文档人员业务能力欠缺，更无法有效指导技术员开展归档组卷工作。
项目工作流动性较强等因素造成项目文档人员流失率较高，新到岗的文档人员业务水平参差不齐，面对竣工档案组卷工作时往往无从下手，在加强培训和完善公司档案工作指导手册的同时，需要利用档案管理信息系统使档案过程管理更规范，组卷流程更清晰，归档结果更直观，能较好地引导工作经验不足的文档管理人员按照系统的操作流程规范地完成工作。
二、思路及目标
三、关键技术及创新点
1. 建立文件类型与档案分类号之间关系
基于DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及归档整理规范》里归档组卷要求，利用当前不同文件类型按照专业、材料、单位工程等不同的组卷形式，将目前在系统中生成的文件与分类号进行一对一、一对多、多对一等形式的匹配，建立起文件类型与档案分类号之间的关系，从根本上实现文件的自动归档。
2. 建立文件、预归档、归档三层架构
借助信息化管理手段强化项目文档过程管理，在文件类型与分类号匹配的基础上，形成文件、预归档、正式归档三层架构，在项目文件形成后即按照归档要求进行预归档，改变传统的文件与档案割裂开来的做法，真正实现文档一体化管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3 .在PAP系统各业务流程中增加文件归档节点
依托PAP系统的质量管理支持系统、安全管理支持系统、工程文件模块已固化的管理流程，在原流程基础上增加文件归档节点，即打印/申请归档节点和分发归档节点，系统根据文件类型识别档案分类号，文件自动进入选择的相应分类号下，文档人员对分类号下的归档文件进行检查、调整，并在预归档库中进行分卷、组卷等一系列操作。
4 引入大卷的概念，在分类号与案卷之间增加大卷这一层级
编制“文件类型-分类号-大卷关系表”，不仅建立起文件类型与分类号之间的关系，还增加了与大卷之间的匹配、映射，使文件在过程中归档更加方便、快捷、上手快、好理解、易于操作。大部分文件在分发归档节点只需根据常识即可判断处文件应归属于哪个分类号、哪个大卷，部分文件的归档需要文档人员进行培训即可，即使分类号选错，文档人员亦可在预归档库中进行及时调整。
5 组卷整体版面采用Windows系统资源管理器的设计理念
在文档相关标准规范基础上，借鉴Windows资源管理器的界面样式，在文件过程归档分卷过程中增加拖拽功能，实现将文件拖拽至相应案卷、文件拖拽排序等功能，大大提高了文件归档的便捷性。
6借助二维码技术实现工程文件的批量著录操作功能
在PAP系统中对火电项目过程中使用的所有标准表式及验评表式预先二维码化，在电脑端即可批量将项目各流程中签字、打印、而后批量扫描后产生的单个复合PDF文件自动分解成若干单个流程PDF文件并挂接到相应的文件产生的源流程上，同事自动著录二维码所携带的文件属性信息，大幅提高工程文件的处理效率和规范性。这在当前电子签名技术应用在重大施工项目应用尚处于挚肘的情况下，无疑是一个良好的替代解决方案
七、社会经济效益
1 显著提高项目技术人员工作效率
项目技术人员只需经过系统培训即可上手操作，方便快捷；将文档管理人员从繁复的文件整理组卷工作中解放出来，主要对文件的分卷、著录进行检查，大大提高项目文档工作效率，从而节省大量人力物力，可以有更多精力投入工程建设中，进而提高整个工程项目的工作效率，满足项目工程的高标准建设。
2 工程文档管理状态可控在控
（1）简化了工作流程，提高了工作效率
项目文件实现自动化归档后，很多组卷流程可通过后台的设置完成，专业及档案人员仅需要选择简单的选项即可将审批完成的文件自动至竣工档案管理模块，有效整合了两个系统，同时将竣工档案工作贯穿整个工程建设过程，简化了工作流程，提高了工作效率，同时可以大大减轻竣工阶段组卷压力，缩短竣工档案组卷时间。
（2）调动了现场工作人员的归档积极性
项目文件自动归档前，文件归档后只能在工程文件模块中查找，尤其是施工文件，对竣工档案组卷工作的意义不大，重复且繁琐的工作使工作人员将档案管理信息系统视为其工作的负担多过于工作的好帮手，导致项目专业技术人员对文件的归档工作存在抵触情绪，积极性不高，自动化归档后，过程中做过的工作能转化成竣工档案工作，有效减轻竣工档案的著录和扫描压力，加之操作便捷性的提高，调动了现场工作人员的归档积极性，确保的文件归档工作的顺利进行。
八、结语
项目文件自动归档系统是公司文档一体化建设的又一进步，我们要积极转变意识，利用档案管理软件做好项目档案信息化建设，使档案管理更好地为工程建设服务。
参考文献：
[1]张奇,严文昊.关于电子文件自动归档的几点思考[J].科学大众,2009(01):147-148.
[2]饶红旗.工程项目电子设计文件自动归档的方案研究[J].中国勘察设计,2006(11):79-80.
论文作者:刘大勇 肖贝 赵晓芳
论文发表刊物:《科技新时代》2019年6期
论文发表时间:2019/8/15
标签：文件论文; 档案论文; 项目论文; 工作论文; 分类号论文; 文档论文; 工程论文; 《科技新时代》2019年6期论文;