摘要：随着现代化企业经营管理水平的整体提高，作为企业管理中重要组成部分的企业档案工作信息化建设，也越来越成为新时代发展下企业为提高自身经营水平能力必须思考的问题。在企业档案信息化建设的工作开展中针对时代要求下对于企业发展提出的新的战略性要求，发现企业在档案信息化建设中存在着的制约性因素，进行深入探讨以促进企业的良性发展。基于此，文章就企业档案信息化建设的制约因素进行分析。
关键词：企业档案；信息化建设；制约因素
引言
现阶段，加大对企业档案信息化建设的力度是很有必要的，其既能够提升企业档案工作水平，同时还能符合企业档案的规范化和合理化需求。目前，企业要想满足档案工作的基本要求，那么就应当做好档案信息化建设工作，充分考虑企业档案信息化建设的制约因素，提出针对性的解决对策，从而有效实施企业档案工作。
1 企业档案信息化建设的重要作用
我国自从迈入了信息化时代之后，便对企业提出了严格的要求，企业在经营管理期间逐渐朝着数字化和网络化方向迈进。企业档案是企业重要的信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。
现阶段，随着社会的发展，档案信息资源开发也在逐渐发展。实体档案尤其是纸质档案不仅耗费大量纸张，不符合环保要求，且保存难度大，储存空间要求高。诸类实际状况将会阻碍档案事业的进一步发展。应积极推进档案信息化建设，以现代化的管理手段提高档案工作的效率和质量，让档案事业发挥应有的作用。
2 企业档案信息化建设的制约因素
2.1 企业档案的职能分类中存在的制约性因素
职能性分类在企业档案文件分类中的应用，其定位不准确会对企业档案信息化建设工作的顺利开展造成重大的阻碍，因为随着现代企业的快速发展，部门分类也日趋详细，各职能分类分工也日趋细分化，虽然在一定程度上对于企业的职能有了更加明确以及细致的分类，但是在实际查找中由于分类过于细化，会加强查找难度，并且，在新的活动出现的时候由于企业中档案信息分类过于细化，很难找到目标分类文件，不利于后期对于企业档案内容进行的增加、删改等操作。同时，对于企业档案相关内容目录的频繁更改，会对企业档案信息建设系统的稳定性造成影响，对之后的档案整理工作的平稳顺利进行产生干扰。
2.2 企业档案整合难度大
随着互联网的普及和发展，很多企业对内部档案进行了信息化的整理，企业信息电子化、信息收集网络化、信息内容数字化等资源整合过程中发生的问题逐渐显现。在我国逐步走上世界舞台的光辉下，企业的发展达到了高潮，自动化的企业经营模式带动了档案信息化的发展。但不可避免地在大量的信息传输过程中，会出现各种程度不同的问题。
每个专业所处的市场环境不同，专业所对应的电子数据也就不同，那么，出现的问题就不一样，操作过程也千变万化，就会给档案部门带来各种困难，不能对档案信息文件进行技术鉴定。另外，每一个数据都会有对应的数据库，这就会有大量不同结构的数据库在档案录入时对系统的运转带来较重的负担。
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2.3 企业档案信息化建设工作的重要性被忽视
企业在成长发展的路上更多地关注的是企业经营水平能力的提高，也更加愿意将更多的精力和时间放到对于企业经济拉动的盈利项目上去，而忽略了企业档案信息化建设的重要性，从对档案工作的主体地位的忽视以及其价值被企业管理层忽视的主客观性因素来看，是最终导致了企业档案信息化建设工作未能在企业经营管理中得到重视的根本性因素，而且人员对于企业档案信息化建设工作的忽视，也会阻碍其工作在企业中的正常开展，降低其工作效率。
企业档案的主题作用被忽视，从一定程度上来看存在一定的历史性因素，由于我国在改革开放初期，国家发展刚刚起步，企业公司对于企业档案工作的准备一开始主要是以技术性档案为主展开的，并且在建国初期，由于我国经济情况的落后根本性因素，国家“一五”计划的提出使我国开始进入工业化进程，因此在企业发展中，国家对于档案信息管理提出了技术性更强一些的“技术管理体制”，在企业发展初阶段对于相关档案管理方面的人员配备，更多地偏向于技术性专业人员，而对于企业档案管理的信息化建设方便缺少专业性质，更多的是借鉴图书管理方式，因此在企业档案信息管理方式中存在一定的局限性。随着我国开放程度的提高以及国家经济能力的提升，虽然对于企业档案信息化建设方面开始有了一定程度上的改善，进行了一定程度上的调整，对于企业文档以及档案内容进行了相当大规模上的调整，但是企业内部在档案信息化方面工作的人员，其专业性知识的缺乏，导致了档案整理水平和质量的低下，以及在企业档案整理中所运用的相关方法有一定的落后性，不能够跟上时代发展下的新变化，不符合市场经济变动下主客观因素对于企业档案信息化建设所提出的新的要求。
3 加快企业档案管理信息化建设的方法
3.1 做好档案信息化建设的制度和规划
做好档案信息化建设的制度和规划，目的是落实企业档案信息化管理的长远目标和管理保障，明确档案信息化规划为了提升企业档案管理水平和企业信息化水平，符合企业长远发展目标。而相关制度的落实，则是保障企业档案信息化管理机制的构建，联合各职能部门的管理职责和考核办法，加强日常化管理，提升档案信息资源服务水平。
3.2 加强档案信息化基础设施和标准规范建设
要做好企业的档案信息化建设工作，一方面，做好基础管理工作逐步推进信息化管理进程，加强对档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，满足档案信息传输、交换和资源共享的基础条件；另一方面，要注意对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导具体实施，确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，保证档案信息的真实、准确、完整。
3.3 建设完善的企业档案信息化安全保障制度
现阶段，在社会信息化快速发展的背景下，档案信息能够使用的方法逐渐增多，这在一定程度上使得档案信息安全保障问题日益明显。因此，在这一发展现状下进行企业档案信息化建设工作的时候，大力健全和完善企业档案信息资源安全保障体系是很有必要的。对于企业来讲，需要从档案信息安全的多个方面入手，制定有效的安全预防策略，尽可能降低安全问题出现的概率，以此确保信息的安全性。此外，还要做好保密工作，落实档案信息化管理体系，优化相关的技术，在提升人员素质、优化管理理念的基础上来满足信息化发展背景下企业档案管理工作的基本要求。
结语
企业档案信息化建设作为企业经营管理的重要组成部分，也是企业在时代发展下对于提升本职工作，取得更好的发展前景的重要要求。本文深入探讨并分析了企业档案信息化建设过程中遇到的制约性因素，提出了加快企业档案管理信息化建设的方法，希望对企业的信息化建设的有效发展提供帮助。
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论文作者:张静
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/24
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