替代或不可替代关系——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之三，本文主要内容关键词为：理论论文,文件论文,之三论文,生命周期论文,关系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论和文件连续体理论之间的关系，国内外档案学者都有过一定的分析，但没有形成统一的认识。就现今研究状况而言，表露出两种相当对立的关系理解：一种认为文件生命周期理论可以被文件连续体理论所代替；而另一种理解则反之，认为文件生命周期理论继续有存在与发展的必要。
一、替代关系：可以终结文件生命周期理论
所谓替代关系，就是文件连续体理论可以取代文件生命周期理论，成为文件管理的主要指导思想。这一观点持有者的主要依据就是文件生命周期理论（特别是线性地划分文件运动阶段）不适合电子文件管理。
美国电子文件管理专家戴维·比尔曼指出，为了迎接电子文件带来的挑战，档案人员要改变传统的做法，尽早介入文件管理中，“只有在电子文件生成生产之前就积极参与确定系统需求，设计电子文件管理系统乃至参与系统的运行与维护，才能对电子文件实施有效的管理。”（注：戴维·比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，王健等译，中国人民大学出版社2002年版）他主张打破传统文件生命周期模式的阶段划分，把文件管理阶段和档案管理阶段结合在了一起。作为国际电子文件管理专家，比尔曼先生虽然没有专门地研究文件连续体理论，但他一直主张要发展新的文件保管模式。2001年11月在杭州召开的“办公自动化与电子文件管理”国际学术研讨会上，他坚定地认为文件连续体理论与文件生命周期理论没有共同之处，电子文件管理时代将没有文件生命周期理论。
文件连续体理论的始创者之一、澳大利亚学者阿普奥德认为，20世纪文件管理模式的主要思想大都描述在生命周期模式中，但随着时间和空间关系的变化，文件生命周期主导性地位已经下降，“新的导向性理论——文件连续体理论正在形成当中。”（注：Frank Upward:"Structing the Record's Continuum Part two:Saturation Theory and Recordkeeping"Archices and Manuscripts24(2).www.rcrq.dsct.edu.au）在他看来，随着电子文件实践的开展，理论导向不可避免地会发生转移，文件生命周期所描述的实践情形将不再是实践的主流模式，因而，文件生命周期及其理论也将退出主导地位，让位于文件连续体理论。
英国学者费林总结了阿普沃德等人的研究，认为文件在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而不是一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累，因而，“文件连续体模式拓宽了文件生命周期模式对文件和文件保管体系解释的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者实际工作的各种当前状况以及档案和文件使用的各种背景。”（注：Flynn,Sarach J.A.(2001)"The Records Continuum Model in Context and its Implications for Archival Practice".Journal of the Society of Archivists.22(1):79-83转引安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社2003年版）
戴维·罗伯斯则把文件生命周期模式与文件连续体模式的差异，总结为十个方面，指出两者有呈下表显示的巨大差异。在他看来，显然后者比前者更有活力及实践的适应性。
图1.文件连续体模式同生命周期模式的比较（注：David,Robers.(1999).“Continuum and Life Cycle Models”转引安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社2003年版）
安小米博士是我国最早研究文件连续体模式的学者，她认为“生命周期模式用生死过程来描述文件运动要经过的一系列阶段，其文件管理的框架支离破碎。它将文件管理和档案管理的任务人为分开，将文件管理者与档案工作者的责任人为拆散，就保管而言，其思想局限于狭隘的鉴定准则，其视野局限于纸质世界和静态环境下的有形物理实体。”（注：安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社2003年版。）而且在用生命周期模式管理电子文件时存在严重问题，“就电子文件而言，按生命周期模式的观点，将文件看成物理实体，有一系列性质截然不同，不相关联的运动阶段，困难重重，电子文件的性质及其易变性使这一方法无效。”（注：安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社2003年版。）从而认为，就电子文件管理理念而言，“文件连续体模式比文件生命周期模式更适宜”（注：安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社2003年版。）。
另外，也有学者从其他角度否定文件生命周期模式，如澳大利亚档案学者苏·麦克米希认为，在澳大利亚之所以要利用文件连续体理论代替文件生命周期理论，原因在于澳大利亚“国家档案馆基于证据性的文件保管文化已经出现，风格明显类似于詹金逊及欧洲的登记制度传统，而且明显是对谢伦伯格及北美文件生命周期的否定。”（注：Sue McKemmish:"Placing Records Continuum Theory and Practice",Archival Science 2001,(1.)www.rcrq.dstc.edu.au.）在麦克米希看来，登记室原则在澳大利亚的再现，也是导致文件生命周期模式失效的原因。
综上可以看出，主张用文件连续体理论替代文件生命周期理论主要是欧美国家学者。我们认为，作为出现在欧美国家的文件生命周期理论，被欧美学者视为不适合实践的发展，需要用同样出现在欧美国家的文件连续体理论来替代，这种自我否定，其中的原因肯定是深刻的。
二、不可替代关系：文件生命周期理论可以继续存在与发展
显然，坚持文件生命周期理论仍具有生命力，并不意味着文件生命周期理论不需要修改和发展。恰恰相反的是，大多数持这一观点的学者认为文件生命周期理论需要进一步调整与补充，才能适应实践的发展。持这一观点的学者包括我国的黄霄羽博士、何嘉荪教授以及阿根廷的巴斯克斯教授等。
黄霄羽博士认为传统文件生命周期理论需要修改，才能应对电子文件的挑战。但是她进而认为，文件连续体理论正好补充了文件生命周期理论的不足，指出文件连续体理论“选择了全新的研究角度、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转换的可能性，从而更好地适应了电子文件运动的特点，使文件生命周期理论得以进一步完善。”（注：Sue McKemmish:"Placing Records Continuum Theory and Practice",Archival Science 2001,(1.)www.rcrq.dstc.edu.au.）因而，文件连续体理论是“文件生命周期理论在电子文件时代的补充”。（注：黄霄羽：《文件生命周期理论在电子文件时代的修正》，《档案学研究》，2003年第1期。）
一直专注于文件运动规律研究的何嘉荪教授认为电子文件运动仍然具有阶段性，因为文件运动阶段并非是人为划分的，而是文件运动客观规律的自然显示，因而文件生命周期理论有着继续存在的理由，但他指出，“文件生命周期理论描述的并非文件运动规律的全部，为此有必要借鉴文件连续体理论，对整个文件运动理论作更进一步的全面探索。”（注：何嘉荪、叶鹰等：《文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二》，《档案学通讯》2004年第1期。）何教授的努力在于把传统的有关的档案学理论，如全宗理论、文件生命周期理论、文件价值理论和档案信息服务理论中的相关概念有机地架构在同一个多维化模型之中，从而使文件运动的研究更为直观，如他在借鉴文件连续体理论的基础上，也划出了一个文件运动理论模型。（注：何嘉荪、叶鹰等：《文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二》，《档案学通讯》2004年第1期。）
阿根廷档案学者曼纽尔·巴斯克斯教授则坚持认为，即使在电子文件管理时代文件生命周期理论继续有着活力，甚至在杭州召开的“办公自动化与电子文件管理”国际学术研讨会上，他与戴维·比尔曼就这一问题发生了激烈的争论。虽然近来他并无有关文件连续体理论的论著发表，但作为研究文件生命周期理论的代表人物之一，我们也不能把他的观点仅仅理解为对于自身研究成果的固执、或者恋栈于文件生命周期理论的表现。
综上所述，持文件生命周期理论有继续存在的必要和发展的可能的观点，主要是我国学者，其中的原因也同样是深刻的。
三、如何评价替代与不可替代关系
欧美学者以否定文件生命周期理论为主，我国学者以肯定文件生命周期理论为主，这种理论探讨现象看起来很有趣，但这绝不是一个简单的中外认识有别的问题，也不能仅仅归结到结构与解构、现代与后现代的哲学思潮影响上。
以上两种截然相反的观点，我们认为都有一定的科学依据，而且都有相对侧重的研究出发点。但在本文中，我们的结论是，相对于文件生命周期理论，文件连续体理论应该更符合文件管理理论高级阶段的表现特性。具体理由分析如下：
第一，两种理论的实践基础具有不同时代特征。
文件生命周期理论的实践基础是20世纪40年代以来的以纸质文件为主要对象的文件管理，其管理重心是如何处置、精简文件，减少库房压力，由此建立的文件中心及运用一系列管理方法都以此为主要目的；另外，传统的文件与档案管理侧重于实体结构的有序性，作为智能控制的数据也主要来自于相对固定的工作环节，而非整个工作流程。因而，强调线性、单向的运动，是这一生命周期模式的主要特征。
相应地，文件连续体理论的实践基础则是20世纪90年代以来的电子文件管理。这一时期的文件管理重点因电子文件自身属性的变化而相应发生了变化，文件数量问题不再是文件管理者关注的焦点问题，焦点转移到了如何利用现代信息技术动态地管理电子文件，以及电子文件的“档案化”问题。
两种理论的实践基础，具有时代发展的不同特性。显然，从发展的眼光看，尽管纸质文件还将长期存在，但以数字化生存的电子文件将逐渐占据主导地位，文件管理的重点也将是电子文件管理。从这个意义说，欧美学者基于电子文件管理建立起来的文件连续体理论，更具有新时代意义。
第二，文件连续体理论对于纸质文件管理环境也具有适应性。
如果承认文件生命周期理论对文件连续体理论不可替代，那意味着文件连续体理论肯定在某些方面不能解释文件生命周期理论论述的原则与描述的现象。鉴于生命周期理论长期以来主要作用于纸质文件的管理环境，因而，我们需要论证的命题是：文件连续体理论对于纸质文件管理环境有否适应性？
在文件连续体理论的多维坐标体系中（注：参见《理论核心问题：原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二》图2所示。），我们可以看出，文件保管轴也与传统的文件管理一样，关注的是文件数量的变化状态，指出在保管过程中有着文件、全宗与档案等的量的规定性，另外，文件连续体理论较之于文件生命周期模式的线性一体化管理，更表现出全程管理与前端控制的思想，也更强调跨时空、跨行业领域的合作关系，并主张文件工作者把握文件特征，利用“反思性监控行为”(reflexive monitoring of action)（注：Frank Upward:"Structing the Record's Continuum Part Two:Theory and Recordkeeping",Archives and Manuscripts,25(1).www.rcrq.dsct.edu.au.）补充和完善文件管理模式。因而，我们有理由说，文件连续体理论能够适应纸质文件管理的环境需要。
第三，需要明确在两种理论关系理解上的中外有别，源于中外对于文件生命周期理论的不同理解。
欧美学者构建文件连续体理论的直接目的，在于用它来替代文件生命周期理论成为电子文件管理的理论指导，他们的设想是完全建立在欧美国家文件生命周期模式“失范”基础上的。在前文我们曾经论述过，欧美国家的文件生命周期理论研究长期主要关注文件运动阶段线性划分，以及论证文件中心与文件暂时保存（又称休眠、半现行）阶段的合理对应上，甚至在欧美学者的论述中，基本上只有“文件生命周期”或者“生命周期模式”的说法，而不是“文件生命周期理论”这一用词；其理论指导作用基本集中在中间环节的文件管理范畴，对于文件形成阶段与永久保存阶段的管理行为不具有强烈的约束力。因而，欧美国家学者认为以电子文件管理为重点的文件管理，需要有基于跨时空管理、全程管理基础上的文件连续体理论的指导。
相比较于欧美国家，我国的文件生命周期理论研究要深入得多，而且我国学者对它进行了档案学的“洗礼”，使之成为档案学的特色理论之一，同时又将它与全宗理论、档案价值鉴定理论“三位一体”于文件运动规律研究之中，成为档案学的理论核心。因而，这种理论研究的广度与深度，使得我国的文件生命周期理论研究也有可能如同欧美的文件连续体理论，成长为文件管理理论的“高级形式”，在电子文件管理时代仍然能够发挥指导作用。
总而言之，实践的发展必然推动理论的变革，至于是“重起炉灶”还是在原有研究上深化发展，这种分歧并不重要，重要的是最后的结局应该是“异曲同工”或者“殊途同归”。