“区域国家”电子文献管理一体化模式的构建_档案管理论文

“区域—国家”电子文件管理整合模型构建，本文主要内容关键词为：文件管理论文,模型论文,区域论文,国家论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

       DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2015.03.019

       1 “区域—国家”电子文件管理整合总体构架模型

       1.1 总体构架模型图

       模型构架用来反映事物间的基本结构关系。电子文件管理整合模型框架构建可以更清晰地认识电子文件管理整合这个庞杂系统中的层级、要素及其互动关系。

       电子文件管理整合涉及多种元素，既包括电子文件管理所必需的技术条件，也包括电子文件管理研究和实践所形成的人文环境，同时这些元素随着时间的推移而不断变化。本文将我国电子文件管理涉及的各个元素之间的关系看成一个多维度多角度的立体空间，将不同的元素进行层次以及空间的划分和分类，构建出如图1的总体架构。

      

       图1 “区域—国家”电子文件管理整合模型总体架构示意图

       如图1所示，“区域—国家”电子文件管理整合模型将我国电子文件管理所涉及的众多元素从横纵两个层面解构。在横向层次结构中，主要涉及的是我国电子文件管理主体的地位及关系，即将我国电子文件管理机构设计为电子文件管理的整合层次。事实上，我国管理体制下的电子文件管理机构已形成了结构性的层次关系和职责划分，这为电子文件管理整合提供了良好的基础。

       在纵向结构中，主要涉及影响电子文件管理不同层次的变量元素，本文称之为整合要素。图中纵横交错，就如同在地球仪上每一个经度纬度都能精确地定位任何一个地点一样，每个纵横交织点都定位于某一层次上某个要素。

       1.2 整合层次的界定

       本文将整合的层次划分为顶层、中层和底层。

       1.2.1 顶层 电子文件管理整合的各个层次存在自上而下的控制关系，对整个体系起支配作用的最高层次即为顶层。

       我国国家档案局(中央档案馆)统领我国档案事业的发展，是我国档案事业国家控制力和凝聚力的重要体现。因此，从国家整体层面来说，国家档案局(中央档案馆)可作为电子文件管理整合的“顶层”。顶层的界定基于“顶层设计”的理念，电子文件管理由于缺失顶层设计而带来的隐患越来越明显。“国家层面整体设计、统一规划、战略部署与方法指导的缺失，导致我国电子文件管理整体水平提升缓慢，对电子政务的支撑力不足，档案馆实施集中管理障碍重重，信息孤岛现象逐步加剧，电子文件的真实、完整与国家控制力面临大量风险。”[1]基于此，冯惠玲、钱毅提出了顶层设计设想，构建了基于管理层次、管理流程、管理空间和功能管理的内容框架，并提出了“总体规划、基础先行、稳步推进的路线”。[2]因此，顶层不仅体现了其物理位置的重要性，更隐喻了其对于电子文件管理国家控制力的影响。

       1.2.2 中层 根据国家统计局统计的数据，截至2013年，全国共有国家综合档案馆3325个，国家专门档案馆240个，部门档案馆218个，企业档案馆189个，文化事业单位档案馆274个。从这些数据中可以看出，我国除中央级档案管理机构外还有众多地方级档案管理机构。从国家层面上看，地方级档案行政管理机构可界定为电子文件管理整合层次结构的“中层”。除此之外，还应将国家档案科研机构作为电子文件管理整合的中层。科研机构是指由国家或部门根据经济社会发展需要建立并资助，由占有一定空间与设备条件的各级各类科研人员所组成的科研工作单位，包括国家设立的科学院、研究中心、中央或地方政府部门所属的科研院所、实验室等。[3]档案科研机构不仅是解决档案管理难题的核心力量，也是制定档案工作方针政策的智囊团。同时，档案科研机构还是档案管理人才的培育基地，将科研机构纳入中层元素中是其在档案事业发展重要作用的体现，也是巩固中层力量的需要，中层的设计还体现了其“承上启下”的整合作用。

       1.2.3 底层 底层往往是指等级结构链条中最基础的部分。电子文件管理整合中的“底层”是相对于整合层次中的“顶层”、“中层”而言的，它代表的是电子文件管理整合层次中比较基层的部分。

       本文将基层档案管理机构(一般为档案室)作为电子文件管理整合层次中的“底层”，这与作为“顶层”的国家档案局、“中层”的档案管理机构相呼应。将基层档案管理机构具体化即为包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部机构。

       信息化时代，基层档案管理机构在业务活动中形成了大量的电子文件，它们的电子文件管理工作是实施电子文件全程管理的源头和进行前端控制的重点。无论是采用“双套制——双轨制”管理办法还是对电子文件在线接收系统的尝试，基层档案管理机构都在不断探索管理电子文件的有效模式和方法。然而，作为档案管理体系底层的基层档案管理机构在传统档案管理上就存在着差距，再加之地方基础设施、人员职业素养以及组织政策的贯彻能力等方面各异，导致不同地区、不同部门(专业)的基层档案管理机构的电子文件管理水平参差不齐。基层档案部门档案管理水平分化，使得我国电子文件管理迟迟不能形成一个良好机制。电子文件管理整合层次中底层元素的控制和发展关系到整个电子文件管理体系的根基建设，关系到发挥电子文件管理整合策略的效用，因此，底层本身的整合不容忽视。

       1.3 整合要素的划分

       本文将我国电子文件管理要素划分成宏观要素、中观要素和微观要素，这些要素在电子文件管理中发挥的作用是不同的。宏观要素诸如电子文件管理整合目标、结构体系、体制与文化等；中观要素包括电子文件管理组织、管理理论、合作平台、标准与法规等；微观要素则关注电子文件管理流程、电子文件管理系统与电子文件管理整合技术等。在定义了整合层次关系和要素之后，它们纵横交织的节点就是某一层次的电子文件管理机构与电子文件管理中某一要素的对应点，这一对应点所映射的是相应电子文件管理机构的管理现状、内容等，也是电子文件管理整合的关键。

       在图1中，技术与合作是两个特殊的要素，它们既不同于横向的层次，也不同于纵向其他要素，而是横穿整个半球体，也就是在任何层次任何要素的整合中都需要它们来支撑。这里的技术主要是指与电子文件管理整合相关的新一代信息技术，包括网格、云计算、大数据、移动互联、Web 3.0等。合作在电子文件管理整合中的作用是举足轻重的。合作可以在不同层次、不同区域、不同领域中进行，可以进行技术合作，如建立科研联盟；平台合作，如使用统一电子文件管理软件；业务合作，如互相作为异地备份地点以及资源合作，建立共同的大数据中心等。因此，合作与技术一样，纵横贯穿于电子文件管理整合的方方面面，贯穿于电子文件全生命周期，是电子文件管理的核心要素。从世界范围来看，电子文件管理合作正不断升温，国际社会都不同程度地从合作的视角探索电子文件管理的整合之路。

       2 要素间关系子模型

       模型中的各要素纵横交错，关系错综复杂，本文选取管理体制、管理组织、管理流程3个涵盖宏观、中观和微观的要素，解构它们之间的相互关系，作为对总体构架模型的一个注脚。

       2.1 要素含义

       2.1.1 管理体制 管理体制可以简单地认为是规定某一系统内各方面的管理范围、权限职责、利益及其相互关系的准则。它强调的是组织机构的设置、管理模式的运行、管理准则的建立。体制是属于上层建筑的组成部分，对底层要素具有制约作用，如体制建立在制度之上，一旦产生就会对制度产生制约作用，而制度将制约具体的行为方式。所以，管理体制必须跟进市场发展速度，进行及时的改革、创新以促进生产方式的改进。电子文件管理体制关乎电子文件管理的整体组织与运行状况，完善的电子文件管理体制将对电子文件管理起促进作用，而如果上层管理体制落后于底层实际水平将会阻碍管理的发展。因此，体制的改革是适应市场化、社会化的有效方法，如近两年举行的“全国人民代表大会”和“中国人民政治协商会议”(简称两会)，最大化地实行了国家体制改革以迎合市场经济的发展。

       2.1.2 管理组织 组织是一个静态、动态相结合的有机系统，组织整合是体制有效运行的保障。静态上，组织具有一定目标，按照一定原则建立，具有一定环境改造能力，并且以人为主体；动态上，“组织是指管理的一种职能，它要围绕一定的目标，设计并建立组织机构，安排好群体成员的职位，确定出职责、职务、职权及其相互间的协作关系，从而使群体具有较高的生产力和工作效率。”[4]组织是具体管理活动实现的主体，是国家意志的推行机构，而组织结构的设置关系到管理体制的有效推行、管理流程的优化改善。

       管理整合是实现管理运行和管理飞跃、提高管理绩效的根本途径，而其中组织机构又是资源配置和运行的承担者。因此，组织机构整合是电子文件管理整合的重要内容之一。

       2.1.3 管理流程 电子文件管理的阶段包含现行利用阶段、半现行休眠阶段、档案永久保存阶段3个阶段，也可称为电子文件管理全生命周期。流程整合更多的是管理方式或理念的整合，即针对电子文件管理流程实行全程管理与前端控制的管理理念，流程的整合优化将从管理模式与方式上提升电子文件管理质量。电子文件管理流程再设计将建立全程管理的电子文件业务流程重组，从多个层次、多个维度进行整合。

       2.2 要素间关系子模型

       本文将体制、组织和流程这三个层面要素之间的关系设计成一个三维空间，其中X轴代表流程，Y轴代表组织，Z轴代表体制，如图2所示。

      

       图2 电子文件管理整合要素关系子模型示意图

       从图2中可以看出，三维空间中的二维空间代表着相邻两个要素之间的关系。例如，流程设计与组织整合层面的关系是：流程设计的最终是为了优化组织结构，而并非只是流程上的整合；组织结构的整合则必须以流程为导向。组织结构与管理体制层面关系则为：管理体制最核心的部分其实就是组织机构的设置、组织内部权限的划分，组织结构的优化将促进体制的完善。管理体制与流程设计层面的关系可以理解为：流程管理的方式直接影响电子文件管理的模式，管理模式以及电子文件管理的运转形式是管理体制必须考虑的重要因素之一。要素间关系的解构体现了整合模型的整体性和融合性。

       3 模型适用性解析

       关于本模型的适用性，需要补充说明四点：

       第一，在本模型中，“顶层”、“中层”和“底层”的概念是相对的，在每个层次范围内也可以再划分顶层、中层和底层。比如在省级范围内，可以将省档案馆看做是顶层，市档案馆看做是中层，而机构档案室就是底层。如图1所示，在电子文件管理整合层次中，从顶层到中层再到底层，其包含的主体范围逐渐扩大，横向的层次结构所包含的内容则越来越广。

       第二，该模型是一个具有嵌套结构的模型。嵌套结构常用于程序设计中，主要是指在一个控制结构中含有本身或其他的控制结构。例如，一个选择结构可以表示为：

       If〈条件〉

       〈语句序列1〉

       Else

       〈语句序列2〉

       Endif

       所谓嵌套，就是在实际编写程序的过程中，〈语句序列1〉或者〈语句序列2〉中还可能包含IFELSE-ENDIF结构或者其他控制结构，也就是结构中套有结构。本模型的嵌套性是指模型可以不断展开，总模型中套子模型，子模型中还可以再套子模型。模型之间的关系类似于面向对象方法论中类的概念，也就是说，子模型对父模型具有继承作用，父模型和子模型之间只是参数的不同，结构基本相似。嵌套不仅仅发生在一个层级中，还可能发生在其他较低或较高层级中，甚至发生在层级之间。

       第三，该模型是一个理想类型。理想类型(Ideal Types)是德国政治经济学及社会学大师马克斯·韦伯为了克服德国人文主义和历史学派过度个体化和特殊化倾向而提出的一个概念工具，并非字面上的“理想”含义。“理想类型是研究者思维的一种主观建构，它既源于现实社会，又不等同于现实社会。”[5]它只是一种有关社会现实的抽象的、近似的概括。“理想类型的建构是研究的手段而不是目的，借助理想类型可以对现实情况或行动做出比较和观察，从而说明其某些有意义的成分……例如‘理性经济人’这个概念，并不是指某种类型的人的一般概括，而是一种理想类型的构想。”[6]总之，理想类型来源于经验事实，但又不同于经验事实，而是高于经验事实。因此，现实中的各种事实和过程都可以看做是“理想类型”的某种“偏差”，使用“理想类型”认识和解释现象，也就是以“可能性”为中介探讨事物的“现实性”。[7]

       理想类型是社会科学的一种重要分析范式。本文对于“区域—国家”电子文件管理整合模型的建构就是试图构造一个关于电子文件管理整合的“理想类型”，以此作为概念工具来演绎当前我国电子文件管理战略和发展趋势。由于我国电子文件管理国家化的推进与开展还有一些困难与隐忧，因此需要针对现实情况灵活运用该模型。模型既是电子文件管理实践的反映，但又有偏离性。因此，在实际运用模型的过程中，要根据实际情况适当矫正模型，不能完全照搬模型。

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