试论档案馆利用率不高的原因，本文主要内容关键词为：档案馆论文,不高论文,利用率论文,试论论文,原因论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在展开正式论述之前，有必要先澄清一个事实：笼统的称“档案利用率不高”是不科学的。因为各类原始文件经立卷、归档而成档案以后，又历经档案室暂时保存和档案馆长久保存两个阶段。在档案室阶段，档案的利用者绝大部分是其形成者，外部需求极小。因为本机关要不时查用档案信息，利用的频率和人数其实是很高的。而只是到了移交档案馆之后，档案利用率不高的问题才逐渐凸现出来。所以，通常所指的“档案利用率不高”，是针对档案馆保存阶段而言的。那么，到底是什么原因阻碍了档案这一重要信息资源的广泛利用呢？本文试图从文献传播的角度，较为系统地加以考察，研究各种尚需加强的工作环节，以使档案信息资源在信息社会中更大限度地发挥其作用。
文献传播学认为，整个文献传播过程包括三个基本要素：即传播者、文献和受众。文献传播的效率和效果要受到这三方面因素的直接影响和制约。当然，其他如传播媒介、传播渠道、传播方式等也是不可忽视的因素。档案馆工作的整个过程实质上也是一个档案文献信息的传播过程。在这里，传播的主体是档案馆，传播的内容是档案文献信息，传播的客体是广大利用者。现代传播学强调整个传播过程是传播者和受众之间的双向交流过程，因此，档案馆和利用者在档案文献信息传播中实际上是互为主客体关系。过去，我们将档案馆定位在国家科学文化事业单位上，并没有重点突出档案馆作为文献传播机构这样一种角色。而实际上，档案馆的档案利用率不高首先是一种档案文献信息传播不畅的表现。因此，从文献信息传播的角度来探讨“档案馆的档案利用率不高”这一问题，可以发掘出一些真实原因来。
第一，档案信息自身不利于广泛传播的特点。
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成，保存备查的文字、图表、声音及其他各种形式的原始记录。原始记录性是档案的本质属性，并由此派生出档案信息的一般属性。
1.内向性。档案文件直接形成于各机关、单位的实践活动中。最初保存档案的目的也只是为其形成者以后的日常查考、利用提供服务。因此，在档案室阶段，档案信息主要是面向其形成者的，外部需求不大也不现实。到了档案馆阶段，档案信息的价值扩大到全社会范围。然而，来源决定了其形成者依旧是一个利用大户，只不过相对于学术研究者而言已退居二线。从这个意义上讲，档案馆阶段的档案信息主要服务于少量的学术研究人员，表现为另一种内向性。于是，档案文献信息在方便少量用户直接利用的同时，却不足以实现全方位的开放。
2.专门性。档案文件形成于各种特定的部门，记录和反映了有关的事实和情况。因此，档案信息不同于时下广泛流行的普及型信息，如经济、生活、娱乐、修身、成功方面的。同这些信息比起来，档案信息的直接服务面要窄得多，并不具备广泛流行的社会基础和通俗性。这种专门性突出体现在档案信息的主要利用类型——学术利用中。至于“档案信息面向全社会，得到广泛应用”的提法确实诱人，但实行起来往往是一厢情愿，效果不佳。这也常使得人们误会档案工作不利。其实，在目前整体国民素质仍旧不高的国情下，专门从事研究的学者和科研人员只占总人口的少数。然而，这些人都已构成档案利用者的主体了。因此，专门性制约了档案文献的广泛传播。
3.机密性。档案信息不同于其他信息资源的一个很重要的特点就是它具有机密性。档案信息中有很多是涉及国家安全、社会秩序、个人隐私秘密的内容。考虑到国家及个人的权益，许多档案并不是全面开放的，而是在国家规定的一定时限内拒绝向社会公众提供利用，给档案设置一定的封闭期及密级。这显然又将可利用的档案信息人为减少。虽然从长远来看，没有永久封闭的档案，解密乃至全面开放只是时间问题。然而，在当今人们越来越重视信息的时效性的情况下，待到若干年后，封闭档案公诸于世，也难引人注目了。机密性也一定程度上阻碍了档案信息的有效、及时、广泛传播。
4.本源性。档案信息直接产生于社会实践中，是对当时活动的一种原始记录，是一种本源性的信息，具有真实性、可靠性、权威性。然而，在此基础上派生出来的信息往往更能满足用户多方面、多层次的需求，适应面更广。这些信息经过有目的、有秩序、有针对性的再次加工，以图书、杂志等形式传播，取得了广泛的社会影响。这也常使得人们直接接触的信息多为经过加工处理的信息，容易忽视最初的源信息。档案信息的本源性使其距离用户甚远，妨碍了信息传播。
5.回溯性。档案信息可以说是一种历史记录。它记录和反映了已经发生的活动、事件及其过程，是用来追溯以往的信息。通过它可以利用前人的劳动进行创新，也能为现实的研究、决策和未来的预测提供基础。然而，这种回溯性的特点，也使档案提供的信息内容有限。因为按时间特征，信息可分为历史信息、现实信息和有关未来的信息。档案信息主要是回溯性的，这无疑也给档案信息的传播带来了限制。
6.无序性。档案信息是在社会实践中自然形成的原始信息。一方面，它具有真实可靠的特点，另一方面，它又不免显得杂乱无章，不似图书信息那样系统、完整、有序。因为档案信息来源广泛，内容丰富，最初又是为了方便形成者查用而进行保管，所以档案文献在整理、组织方面形式多样，芜杂无序。虽然在立卷、归档时遵循一定的原则、标准进行组卷。但是，在文书、档案界，标准不仅制定不易，操作起来也是主观随意性太强，难以把握，案卷质量大打折扣，从而使原本就庞大杂乱的档案材料更加显得混乱不堪。面对如此陈旧、繁杂的信息，恐怕连学术研究者利用起来都颇费心神，普通用户更是望而却步了。
既然档案信息本身具有这么多不利于广泛传播的特点，我们就不应该单纯以档案利用率不高来对档案部门横加指责，甚至不恰当的同图书馆进行比较。在传播过程中，盲目攀比利用率是不可取的，关键应着眼于自身特点，尽可能提高档案利用率。
第二，档案利用者对档案利用率的影响。
档案利用者在档案文献信息传播中处于客体地位，但它又不是被动的、无足轻重的。因为被传播的档案信息只有最终为利用者所接受并反映到其以后的实践中，这一传播过程才算真正完成。而且，较为明智的传播主体总是想方设法从利用者那里收集各种有用的反馈信息，借以改进传播过程。
1.档案利用者的需求影响。
档案保管的最终目的是服务全社会。从这个意义上讲，档案用户群体可以说涵盖了整个社会，因为每位社会公众都可能有机会利用到档案。如果不是出于行政命令或强制措施，文献传播中这种利用的可能性应该是平等的。差异只在于不同的文献传播机构如何结合自身特点，提高这种可能性，使潜在的文献信息价值更易于转化为现实价值的程度不同上。利用者需求研究显然是文献传播工作一项重要课题。
档案信息的用户需求是用户对档案信息的内容、数量、质量和形式等的需求和具体要求。对于档案用户而言，其利用需求可以作不同的分类：按信息的不同性质，可分为知识型需求、消息型需求、数据型需求、事实型需求；按不同的利用目的，可分为求知型需求、研究型需求、证实型需求、解疑型需求、娱乐型需求；按所需信息的显隐程度不同，可分为实际需求、认识到的需求和表达出的需求。在档案利用者的需求结构中，研究型需求、证实型需求是主体，其他如解疑型需求、求知型需求及娱乐型需求显得相当缺乏，当然难以象图书、情报机构那样能够着力满足不同类型、不同层次读者的需求。用户需求狭窄，直接影响到档案的利用率。高层次的科研人员、专业工作者出于实际工作的需要对于档案信息的需求稳定，量大面广，但总数是极为有限的。而与广大社会公民密切相关的档案，如人事档案、户籍档案、医疗保健档案等也无须直接从档案馆查用，因为这些档案一般都就近保存于机关、单位的人事部门、公安部门、医疗机构中。对于档案馆，一般公众罕有涉足。于是，档案用户需求这一重科研、轻普及的特点，使得档案馆的档案利用率难有大提高。
2.档案利用者的类型影响。
档案利用者需求决定档案利用的不同类型。一般档案利用可概括为学术利用、实际利用和普遍利用三种类型。其中，档案学术利用属于思想范畴的推理性利用，主要是与思想意识形态有关，利用者从档案中查找和选择所需要的资料，以供智力转化之用。学术利用者主要是各种学科的学者、专家、教师、大学生及其他研究者，他们构成了档案利用者主体。实际利用是一种实用性利用，主要是与行动有关，利用者从档案中得到可直接用于作出决定的信息资料，而并非为了获得知识。普遍利用是一种资料性利用，包括使档案资源为普通人所利用和利用档案馆藏进行宣传教育，其目的是使少为人知的档案财富真正成为向广大公民宣传民族文化传统和成就，进行历史教育的媒介。在这三种基本利用方式中，学术利用在档案馆阶段是主体，实际利用占有一定的比例，普遍利用相对不足。于是，多数利用者集中于专家、学者及相关人员构成的少数群体，使得档案馆日益远离普通用户。这显然制约了档案馆社会作用的发挥。虽然经过学术利用所创造的知识成果影响到广大社会公众，但是这种间接效应的取得却是以档案馆作用的被忽视为代价的，也使得档案部门遭受到不公正的评价。利用类型的局限客观上也影响了档案利用率的提高。
3.档案利用者本身的思想认识及素质水平的影响。
目前，我们社会的档案意识还亟待加强，档案的利用水平还有待提高。陈旧、繁杂、庞大的档案信息是难以为普通用户接受的，人们需要的是经过精加工的、适合自己口味的、能迅速带来实惠的信息消费品，档案信息遭受冷遇本是应有之意。档案信息从其形成来看，存在诸多传播障碍，再加之档案利用者群体利用档案的整体水平较低，这更影响了档案信息的传播。
第三，档案信息传播者方面的不足之处。
档案馆在档案信息传播过程中充当的是传播者的角色，是档案信息传播的主体。档案利用率不高的主要责任常被加到它身上。那么，档案馆方面到底有哪些不足之处呢？
1.档案馆方面思想认识不足。“重藏轻用”的观念影响根深蒂固。然而，现代社会的发展对档案信息的利用提出了更高的要求：不仅要更广泛的开放，而且要适当的降低保密期限，实现及早开放。因为作为重要信息资源，档案信息的时效性日益为人所关注。但是，档案馆给人的总体感觉仍是“神秘”、“庄重”，不是大众服务机构，不能像图书馆那样得到广泛承认与接受。
2.档案馆信息资源开发不够。不同的档案馆收藏有不同特色的档案信息资源。如果不经过档案工作者的整理、保管、开发、利用，原始的档案文献利用面极为狭窄，利用效果也不佳。不是档案信息资源太少了，而是能够提供给用户的有效信息太少了。信息开发的手段落后，方法单一，脱离实际，常使得大量的档案信息资源埋没在故纸堆中，难见天日。
3.档案馆技术设备不新。档案馆属国家财政拨款为主的科学文化事业机构，在经济建设大潮中，虽然其作用日益显著，然而投资极为不足，尤其是在利用各种先进的现代技术设备进行馆藏资源建设、提供档案信息资源服务等方面显得很落后，许多工作基本停留在手工操作的水平。这是同档案信息资源的广泛、有效利用极不相符合的，制约了档案利用率的提高。
4.档案馆前期准备工作不利。在传统的文书处理部门立卷制度下，处于立卷主导地位的文书部门档案知识较为欠缺。因此，接收入馆的案卷质量不能保证，这势必影响到之后一系列的档案工作，也增加了利用工作的难度。特别是电子档案的急剧增加，使得档案前期准备工作显得尤为重要。
以上我们分别从档案信息传播过程的三要素分析了档案信息传播不畅的原因。那么，面临日益信息化的新时代，我们该如何提高档案利用率呢？
首先，我们应该端正认识，客观看待“档案馆档案利用率不高”问题。档案馆是一个档案信息的传播机构，其工作的最终目的是将档案信息提供给用户使用，实现档案信息的价值。它既有一般信息传播机构的共性，如服务性、信息共享性等，又有其特殊性，这主要是由档案文献的原始记录性所决定的。这是档案信息不同于其他类型信息的地方，既是优点，又不免产生局限性。又由于档案馆的历史渊源，使得它在社会上依旧保持一种较神秘的形象，不象图书馆那样几乎全面开放。既然档案信息及档案馆工作有其自身的特殊性，我们就没有必要非用图书馆或其他开放式文献传播机构的高利用率来贬低档案馆工作，而是应该借鉴其他同类信息传播机构在开发信息资源方面的经验，结合档案及档案工作自身特点，正确定位档案工作，以使档案信息能在有限控制的范围之内得到最广泛的应用。
其次，我们要积极采取各种措施，力争提高利用率。
1.继续做好档案馆的档案收集、整理、鉴定、保管等基础工作，为档案信息资源的开发、利用奠定良好的基础。强化前端控制思想，把握好档案的源头质量，积极主动的参与文档运动的全过程，并逐步过渡到文档一体化管理。
2.大力开展档案信息资源的开发、利用工作。首先，要改变观念，重塑档案馆文献信息传播机构的形象，强调“开放”、“利用”、“现代化”意识，注重档案信息潜在价值的实现；其次，要积极利用各种先进的技术、设备及方法进行档案信息的实体管理及开发、利用工作，密切结合档案及档案工作的特点，以满足不同方面、不同层次的需求。
3.研究用户需求及利用状况，及时处理反馈信息。真正将用户看作档案信息传播过程的重要组成部分，档案信息的价值实现最终在用户身上完成。利用用户反馈进一步改进档案工作，以吸引更多、更广泛的用户群，以大幅度提高档案利用率。
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