摘要：长期以来，企业职工档案管理工作游离于档案行政管理部门的视野之外，未能实施有效监管，导致职工的合法权益得不到保障等一系列问题的出现，影响了社会稳定。加强企业职工档案工作，是档案行政管理部门与企业自身实现科学发展的必然要求。本文探讨了企业职工档案管理中存在的问题及对策。
关键词：企业职工；档案管理；问题；对策
用人单位、职工档案管理机构及有关人员应提高职工档案法制意识，严格执行职工档案有关法律法规及业务标准，认真负责地做好职工档案材料的核查和甄别，认真负责地做好职工档案的收集、整理、归档及保管工作，以确保职工档案材料的齐全、完整、真实和有序流转，从而全面提高企业职工档案管理水平，为维护企业和职工合法权益服务，为构建和谐社会服务。
1 企业职工档案管理中存在的问题
1.1缺乏专业档案管理人员
目前国内大多数企业缺乏专业的档案管理人员，大多数档案管理人员身兼数职，导致没有足够的精力投入档案管理工作。另外，随着档案管理人员的离职与变动，交接过程导致档案管理混乱，有时甚至导致档案丢失等情况。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理技能，导致档案存放错乱，人员变动时不能够及时对档案进行调出或调入，不仅影响了员工的利益，也对企业的管理产生了不利影响。
1.2档案管理渠道多样化
计划经济时期，企业职工的档案一般都存放在企业内部，由企业管理，随着企业的改革与发展，人员流动逐渐加大，企业员工的档案也不再只存在于企业内部，部分职工的档案由劳动行政部门、专业的中介部门以及人才中心等部门管理。由于管理部门的多样化，必将导致管理不够规范，当员工或企业需要调动员工档案时，困难重重，直径影响着档案调动的进度，给企业和职工带来了一定的不便。
1.3缺乏统一的管理制度，意识淡薄
部分企业档案管理没有明确的制度要求，也没有花费精力建立一套明确的职工档案管理流程，导致档案管理混乱。由于部分企业忽视了职工档案管理，导致职工流动时，档案交接的滞后性，有时员工离职需要调走档案时才发现档案还未调入公司的档案管理部门，这对企业的发展以及员工的发展带来了很多的不利因素。
1.4管理方法及管理系统落后
随着社会科技的发展，计算机技术已经被广泛地应用于企业的管理工作，给企业管理带来了很大的便利。但是目前很多企业，尤其是小型企业，忽略了职工档案管理对计算机技术的应用，仍然采用原有的纸质材料保存文档，虽然一定程度也能够满足企业对职工档案管理的需求，但是很容易引起材料的丢失，而且管理耗费大量的人力资源和空间资源。
2完善企业职工档案管理问题的对策
2.1进一步完善企业职工档案管理的规章制度
加强职工档案管理的根本措施就是要进一步补充完善相关法律法规，将职工档案的管理规范纳入档案管理体系之中，规范企业职工档案管理，切实保障企业职工的合法权益。对职工档案的归档、保管、转递及由此产生的法律责任等加以规定，切实从制度上保障职工档案的安全保管、有效利用。
2.2进一步理顺企业职工档案管理体制
国家可以建立全国统一的劳动力档案管理体制，成立社会职工档案管理中心，集中统一管理职工档案，将职工个人档案号码和本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由用人单位负责职工档案内容的定期增加和更新，送交职工档案保管中心统一管理，一举解决食业职工档案分散管理的弊端。
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2.3切实加强企业职工档案的规范化管理
针对目前企业职工档案管理不规范问题，在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、改善，确保职工档案的完整、真实、准确，使企业职工档案管理更加规范化、科学化。要拓宽职工档案归档范围，注重职工在考核、招聘、录用、调动、劳动合同、奖惩、工资、任免、技术特长、诚信等方面材料的收集，以作为工资调增、工作变动、招聘录用以及办理各种保险时的凭证和依据。有条件的企业要实现职工档案的信息化管理，通过科学的管理，为企业和职工提供便利的服务。人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.4做好企业职工档案的收集和整理
要认真负责地为企业职工收集、整理、保管好档案材料，定期督促、检查，发现问题及时整改，保证职工档案资料的齐全、完整和真实。一是要把企业职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；进一步明确企业职工档案材料管理范围，主要包括职工的以下材料：履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料，评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料），政审材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励、处分材料，招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料，其他可供组织参考的材料。二是及时补充档案材料，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档。三是加强科学化和规范化管理。进一步提高档案立卷质量。对档案进行登记、审定、编号、入盒，并由负责人签字存档。按不同管理期限分别上架，做到专柜、专盒管理；编好人物卡，建立各种原始账簿和检索工具。同时，要做好职工档案的补救、补建工作，特别是对未按常规手续进入企业的高管人员的档案及时进行补建。
2.5加强档案的信息管理
在企业职工档案管理中，若想要加强档案管理工作首先需要保证职工档案的完整性和准确性。在对职工档案进行存档时，需要将档案信息与户口本、身份证内的信息进行核对，若出现差异应及时找当事人核实。如果是年龄出现的差异，应该将职工入厂的登记表找出，及时对其进行修改。在检查企业职工档案时，应注重注意档案是否存在涂抹、刀割的痕迹，若出现这些问题说明出现了假档案，需要进行一定的处罚。
2.6加强档案管理的设施建设
若想实现企业职工档案管理现代化的管理方式，就需要配有相应的管理设施。在企业应该设有专门的职工档案管理室，并配有计算机、传真机、复印机、扫描仪等相应的现代化设备。从软件设施方面来说，应该配备相应的档案管理软件，这样可以延长档案的存储时间、减小存储空间、方便档案的借调，进而促进企业职工档案的管理。
2.7加强档案从业人员档案知识继续教育，不断提高业务素质
面对当前档案种类繁多，档案管理载体多样化，形成档案的渠道也在发生着变化，就要求我们要不断学习业务知识和相关学科知识。同时各部门领导也必须重视档案管理从业人员的继续教育工作，加大对他们的培训学习，定期安排他们和同行业人员进行交流，从中不断汲取新的知识，学会新的技能，博采众长。在接收技术人员归档材料时，要运用自身所学的专业知识分析所归档的材料是否全面准确，是否缺失损毁，把好档案管理的入门关，提高归档材料的质量。及时对完结的工程项目催要归档材料，以免因时间过长资料丢失，切实负起档案管理的责任。
总之，企业职工档案管理水平直接影响着企业的管理，企业应该加强对档案管理工作的重视，建立能够满足企业改革需求的档案管理制度，使档案管理与企业改革相辅相成，这样企业才会更好更快发展。
参考文献
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[4]杨青.如何创新和完善企业的档案管理工作[J].办公室业务.2016(02)
论文作者:孙莉莉
论文发表刊物:《基层建设》2017年第25期
论文发表时间:2017/11/27
标签：档案论文; 职工论文; 档案管理论文; 企业职工论文; 材料论文; 企业论文; 管理工作论文; 《基层建设》2017年第25期论文;