新形势下医院档案管理工作新思路探究
文/青岛大学附属医院 卢芳
【摘要】 现如今，信息技术的发展日新月异，传统的纸质档案管理模式已无法适应新时代的需求。与此同时，新医改方案的实施也加速了医院档案管理工作的变革。本文将分析当前医院档案管理工作中存在的常见问题，并探究新形势下管理工作的新思路，以期提高医院的服务水平。
【关键词】 医院；档案管理；新思路
一、传统医院档案管理工作中的不足
（一）对档案管理工作的认识不足。在医院的日常工作中，无论是医院领导，还是直接管理人员，普遍缺乏对档案管理工作的正确认识，错误地认为档案管理分属后勤，是一项无关紧要的工作。事实上，档案管理与医疗护理在医院提供的护理服务中具有同样重要的地位，医疗档案详细记录了病患的就诊情况，能使医疗工作有迹可循。但是目前相当一部分医护人员没有对该项工作提起足够的重视，导致档案管理工作难以得到创新与发展。
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（二）档案管理人员专业素养不足。目前，我国许多医院都更加重视医护人员的综合素质与技术水平的提升，尚未着力于培养专业的档案管理人员，其中很多医院没有设立专门的档案管理部门，同时缺少专业人员参与档案管理工作，行政人员、管理人员代为管理档案的情况时有发生，导致档案管理工作经常经由数人之手，相当一部分难以得到妥善的保管与整理。此外，档案管理人员工作态度随意、没有正视该项工作的重要性，也严重阻碍了档案的有效管理。
（三）缺乏有效的档案管理机制。在档案管理工作由纸质化过渡到信息化的过程中，医院的档案管理面临着工作量大、无效信息多、信息记录不详或重复的问题，在这种特殊时期，高效有序的档案管理机制起着至关重要的作用。然而，现阶段很多医院都是根据自身喜好开展档案管理工作，有着非常强烈的主观随意性，更有甚者，为了方便而选择操作简单方便的方法来开展档案管理工作，没有结合自身实际的需要，进而导致较多的有用信息被遗漏。除此之外，许多医院在管理机制的设立、档案管理人员职责的划分等方面有明显不足，导致档案管理工作十分混乱，出现问题相互推诿的现象也屡见不鲜，十分不利于医院服务水平的提升。
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（四）信息化水平较低。在新形势下，传统的医院档案管理模式势必会向信息化建设转型，但是仍有许多医院尚未建立科学的信息管理系统，使得大量档案信息仍以书面形式存在，不利于重要信息的妥善保管，关键时刻如若无法及时调取以往的重要信息，很可能对患者的生命造成危险，严重影响了医院工作的正常进行。由于不少医院的数据信息系统未能及时更新，电子档案数据错误、内容丢失的情况也难以避免，对医疗服务质量的提升造成了不利影响。
二、新形势下医院档案管理工作的新思路
（一）强化档案管理工作意识。为了进一步推动医院档案管理工作的创新与发展，医院首先要强化全体医护人员对待档案管理工作的意识，使其认识到档案管理工作的重要性、尊重档案管理工作，从而积极投身于档案管理的相关工作中去。医院应当采用多种方式向员工普及档案管理的重要性，如集中培训、主题演讲等，并以各部门组织会议的形式向员工传递缺乏档案管理的严重后果，帮助医护人员强化档案管理意识，从档案的记录到保管，督促每一环节的医护人员参与进档案的管理中去，只有医疗档案的每一环节都处于稳步进行的状态，才能更好地推动档案管理工作进步。档案管理意识的转变还包括从传统管理模式向信息化管理模式的转变，医院必须高度重视新形势下档案管理的趋势，顺应时代发展的潮流，摒弃旧有的纸质管理模式，积极推广电子档案管理的新模式。医院应当权衡好两种档案管理模式的利弊关系，判断出较大的前期投入是否能取得较高的回报、引入数字化档案系统是否可以大幅提高医院的工作效率，在得到肯定回答之后，应逐级、逐部门地推广电子档案管理系统的使用，强化各级人员的档案管理意识，推动电子档案的快速普及与发展。
（三）优化完善档案管理机制。为了促进新医改的有效进行，完成现代化医院的基本使命，医院必须紧密结合档案管理工作的实际情况，分析当前工作中存在的主要问题，以为人民提供更优质、便捷的医疗服务为目的，优化完善医院档案管理机制，投资引进先进的档案管理系统，采用系统化的流程对档案的保管、借阅、归档与销毁进行规范化管理。针对部分医院严重缺乏档案管理机制的情况，首先应当设立专门的档案管理部门，建立综合档案室，并将其纳入医院的综合管理体系中，使档案的完整性与连贯性得到保证。此外，医院必须针对当前档案管理工作中存在的具体问题，与情况相似的医院进行交流讨论，吸取经验教训，学习他人所长。再者，良好的档案管理机制必须合理分配工作任务，明确各岗位的职责所在，将责任具体至个人，避免相互推诿造成的效率低下。与此同时，有力的监督也是档案管理机制中不可或缺的部分，医院应当建立统一的考核标准，将档案管理工作纳入考核范围，严格考核档案管理人员的出勤情况与操作规范，如是否存在私自销毁重要档案的情况，对工作优异者予以嘉奖表扬，对违规操作者予以严惩，为档案管理工作的发展与创新起到良好的监督促进作用。
（二）提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员是档案管理工作的直接参与者，他们的专业素养与思想意识影响着档案管理工作的质量与效率，因此医院必须提高相关人员的综合素质，以此提高医院的整体服务能力。医院应适当引入档案管理方面的相关人才，对档案管理工作进行科学的规划与指导，尽量避免盲目尝试与无效指挥。此外，医院必须加强档案管理人员的培训工作，对相关岗位的工作人员进行系统化的培训教学，规范个岗位的工作要求，帮助其建立起基础的档案管理知识体系，使其具备一定的专业素养，从而更好地适应新形势下医院发展的需要。在培训过程中，工作人员思想道德意识的培养也不容小觑，医院必须端正档案管理人员的工作态度，使其树立良好的工作作风，坚决摒弃档案管理工作无足轻重的错误想法，做到对工作负责、对患者负责。由于新时代档案信息化的需要，医院的档案管理人员应当具备一定的信息技术，并能够熟练掌握电子档案管理系统的操作。如果在拥有先进信息系统的前提下，不能满足相关人员的配备，那么会使电子档案系统沦为摆设，造成更严重的资源浪费。因此，医院应满足档案系统信息化的需要，适当吸收计算机领域的档案管理人才并进行培训，安排其负责医院的电子档案管理系统，包括系统的日常使用与简单的维修保养，最大限度地提升档案管理水平。
3.企业可承受融资成本水平低。企业产品定位不高，以低价抢占市场的策略导致产品利润率低，可承受的利率水平不高。据广西某药业集团有限公司反映，其生产的药品市场同质化产品较多，竞争激烈，唯有通过压低价格获得市场优势，企业销售利润率在8%左右，可承受的融资成本在5%以内。
（四）推动档案管理数字化建设。在信息技术快速发展的今天，电子医务系统的使用简化了医务工作的诸多手续，大幅提高了医院的工作效率与服务质量，档案管理作为医院后勤工作中不可或缺的部分，也应加快数字化进程，更好地适应时代发展潮流。在档案管理工作的数字化进程中，首先需要用电子档案替代传统的纸质档案。纸质档案有着不易保管的缺点，如果遇到人为破坏或者自然灾害，极容易被损毁，而电子档案易于保存、便于携带，可以更好地保存重要资料。医院应当加大投资力度，引入合适的电子档案信息管理系统，培养具备一定计算机素养的管理人员，逐步取代纸质档案管理模式。在使用电子档案管理模式时，医院必须注意管理人员权限的使用，禁止无关人员随意操作管理软件，同时做好备份工作，以防万一。此外，医院档案数字化建设离不开政府的支持与帮助。政府还需建立区域内的医疗档案共享平台，实现各医疗系统之间的信息联网工作，打破信息闭锁的限制，实现区域内的档案信息共享。只有政府起到良好的牵头作用，才能实现医疗数据的整合，使医疗档案系统步入“大数据”时代，医疗信息的有效整合能够最大限度地节约患者跨院或转院治疗所需的时间，有利于医生第一时间诊治危重病患。
三、结语
随着医疗改革的日趋成熟与信息技术的快速发展，医院档案管理工作的创新是时代发展下的必然趋势。在新形势下，医院必须正视以往工作中的不足，及时改变当前档案管理的方式方法，比如加强档案管理人员的专业素养、完善档案管理机制以及推动档案管理数字化建设等，充分调动相关人员的工作积极性，提高医院档案管理工作的整体水平，以期达到提升医疗服务质量的最终目标。
【参考文献】
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[3]张琳.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国管理信息化,2016,19(20):180.
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