商贸企业电商业务会计核算的探讨，本文主要内容关键词为：会计核算论文,商贸论文,商业论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国外贸企业进入电子商务领域，极大地推动了电子商务产业链的发展，传统的外贸企业和国外客户沟通主要通过电子邮件传真等通讯手段，这些商业活动，涵盖了产品研究、客户意见交流、合同签订等。电子商务的出现，将这一系列的商业活动纳入电子平台中，极大地方便了供需双方的商务活动，提高了商业效率。从传统的内贸企业来说，电子商务的出现，规范了此前庞杂的商业模式，产品推广、订单流程、产品配送等商业环节逐渐专业化与产业化。商贸企业利用多年的贸易经验和电子商务这个平台，发展了不同于以往的经营模式，商贸企业委托电子商务平台(如广播、电话、移动通信、电视、计算机网络等)销售产品，同时自行组织生产商品或寻找合适的供货商合作供货。 商贸企业在多年发展中，形成完备的生产制造产业链，其中处于产业链最重要环节的制造商，主要由于资金与营销禀赋的不足，开拓业务主要依赖各大商贸企业集团。在向电子商务进军的过程中，同样沿用了这一模式，商贸企业原有的供应链发展到电商环境下，形成了这样的一种业务形式：制造商向商贸企业供货，商贸企业与电商平台签署销售协议，转手向电商平台供货。在商贸企业与供货商的结算中，又分为买断供货商货权和供货商委托销售模式，买断形式与传统的商品营销并无太大区别。本文所要讨论的是供货商委托销售模式，即供货商保留货权，并向下游各级客户包括消费者提供退换货服务。供货商在发货之后，商贸企业要按照约定比例向供货商支付预付款，待商贸企业委托的电商平台将货物卖出后，且电商平台已向商贸企业支付货款，商贸企业再向供货方结清剩余货款。 此项业务的本质是商贸企业接受供货商委托进行受托代销，同时商贸企业又委托各电商平台进行委托代销，这是一个连续的过程，会计核算中存货变动与成本变动不同于传统的商贸会计，这种新型业务的出现，对于商贸企业的会计核算和管理提出了新的挑战，本文就此类电商业务为例，在会计核算和管理方面进行初步的探讨。 一、电商业务的会计核算和处理 在整个业务流程中，在供货商和电商平台之间，商贸企业既扮演受托人的角色，又扮演委托人的角色。在这种情况下，商贸企业将货物从供货商的仓库发给电商平台后，既不能做采购库存的确认，也不能确认收入。但是会计上仍然要核算出这个过程来进行管理控制，这就给商贸企业传统的会计核算和会计处理提出了新的挑战。 (一)商业流程和会计处理 1.预付货款 电子商务平台发出要货通知单，商贸企业让供货商将货物发往电商平台的仓库，电商平台验收入库后，供货商将在电子商务平台上的入库单据提交给商贸企业，按照约定比例，商贸企业向供货商预付部分货款。 例：电商平台的第2013NX0001号订单是印花衬衫100件，每件价格为298元，商贸企业和供货商约定的预付金额为电商平台订单的70％。该业务的会计处理如下： 借：应付账款(供货商) 20860(298×100×0.7) 贷：银行存款 20860 同时，按预付款，预估货物的入库和发出 借：库存商品——受托代销商品 20860 贷：应付账款(供货商) 20860 借：库存商品——委托代销商品 20860 贷：库存商品——受托代销商品 20860 “库存商品”会计科目下新设了“受托代销商品”和“委托代销商品”两个二级科目。“受托代销商品”用来核算商贸企业接受供应商的委托进行销售的商品。“委托代销商品”用来核算商贸企业委托电商平台进行销售的商品。 2.货物卖出，收取采购发票 电商平台的货物卖出以后，电商平台在网站上向商贸企业公布相应的对账单，商贸企业按对账单向供货商发出开票信息，供货商开出增值税票给商贸企业。接上例，电商平台的对账单见表1。
商贸企业和供货商约定的利润为电商平台开票金额的2％。则供货商按照单价为298×(1-0.02)=292.04元给商贸企业开具增值税专用发票。商贸企业在收到税票后做相应的会计处理如下： 首先，红冲预估货物的入库和发出： 借：库存商品——受托代销商品(红冲)-12516(298×60×0.7) 贷：应付账款(供货商)(红冲) -12516 借：库存商品——委托代销商品(红冲) -12516 贷：库存商品—受托代销商品(红冲) -12516 根据收到的采购发票，进行真实的商品入库和发出： 借：库存商品——受托代销商品 14976.41(292.04×60/1.17) 应交税费——应交增值税(进项税额) 2545.99(14976.41×0.17) 贷：应付账款(供货商) 17522.40(292.04×60) 借：库存商品——委托代销商品 14976.41 贷：库存商品——受托代销商品 14976.41 3.销售开票 根据电商平台提供的对账单(表1)，商贸企业开具增值税发票给电商平台，会计处理如下： 借：应收账款(电商平台) 17880 贷：主营业务收入 15282.05(17880/1.17) 应交税费——应交增值税(销项税额) 2597.95 同时，结转成本： 借：主营业务成本 14976.41 贷：库存商品——委托代销商品 14976.41 4.收取电商平台货款 商贸企业在开票一段时间后收到电商平台的货款。接上例，商贸企业收到货款17718元，会计处理如下： 借：银行存款 17718 贷：应收账款(电商平台) 17718 5.电商平台费用结算 电商平台为商贸企业先行支付的费用，如制作费、检验费、包装费等，由电商平台开具费用发票给商贸企业。接上例，电商平台开具了6％的增值税专用发票162元给商贸企业，会计处理如下： 借：销售费用 152.83(162/1.06) 应交税费——应交增值税(进项税额) 9.17(152.83×0.06) 贷：应收账款(电商平台) 162 此处计入应收账款的原因是各电商平台一般不直接与商贸企业发生费用的实际结算，而是从货款中直接扣除。 6.供货商费用结算 按约定，供货商实际在销货过程中发生的所有费用，这部分费用可在下次采购时通过销售折让扣回或者由商贸企业开具费用发票给供货商的方式进行扣除。这里我们采取比较简单的方式，即商贸企业开具相应的费用发票给供货商。接上例，供货商要承担162元的费用，商贸企业开具6％的费用发票给供货商，会计处理如下： 借：应付账款(供货商) 162 销售费用 -152.83 贷：应交税费——应交增值税(销项税额) 9.17 或者，也可用“其他业务收入”进行核算： 借：应付账款(供货商) 162 贷：其他业务收入 152.83 应交税费——应交增值税(销项税额) 9.17 此处计入应付账款的原因与上面相同，这些费用一般也是从货款中扣除。 7.代销结算 商贸企业收到电商平台的货款，向供货商支付已销商品的剩余货款，即剩余的28％的货款扣除商贸企业替供货商垫付的费用。例如：紧接上例，28％的货款为5006.4(17522.40-298×60×0.7)元，应扣除的费用为162元，会计处理如下： 借：应付账款(供货商) 4844.40(5006.4-162) 贷：银行存款 4844.40 8.退货 供货商的产品出现质量问题或者电商平台进行商品清退，由电商平台将货物退回给商贸企业，商贸企业将产品退回给供货商，供货商将预付款退回给商贸企业。接上例，电商平台退回印花衬衫5件到供货商的仓库，价格为298元，商贸企业在电子商务平台找到相关单据，理论上供货商应该将这5件的70％的预付款退回给商贸企业，做出相应的会计处理如下： 借：应付账款(供货商)(红冲) -1043(298×5×0.7) 银行存款 1043 库存商品——受托代销商品(红冲) -1043 贷：应付账款(供货商)(红冲) -1043 借：库存商品——委托代销商品(红冲) -1043 贷：库存商品——受托代销商品(红冲) -1043 在实际操作中，为了减少与供应商之间的银行划款费用，一般退货要求退回的预付款，如果供货商持续给商贸企业供货，商贸企业会在供货商下一批货入库时的70％的预付款中予以扣除。 (二)会计核算项 在以上的会计分录中，各个会计科目下需有相应的会计核算项，这些核算项可以辅助财务人员进行更精确的管理控制。下面介绍几个主要的会计科目的会计核算项。 1.应付账款、应收账款 应付账款和应收账款科目的核算项必须要有部门人员、客户、金额、合同号、业务发生日期。 2.库存商品——受托代销商品、库存商品——委托代销商品 库存商品——受托代销商品和库存商品——委托代销商品科目的核算项必须要有部门人员、商品名、数量单位、数量、单价、金额、合同号、业务发生日期。 3.应交税费 应交税费科目的核算项要有发票号、部门人员、业务发生日期。 4.主营业务收入，主营业务成本 主营业务收入和主营业务成本科目要有的核算项有合同号、部门人员、商品、业务发生日期。 5.银行存款 银行存款科目的核算项要有部门人员、现金类别、账号、支票号、业务发生日期。 二、电子商务业务的管理控制 目前ERP系统在各商贸企业已基本建立起来，本文基于ERP环境探讨电子商务业务流程的管控，控制的主线是合同号和商品。上述业务的成本核算方法采用个别计价法，要求能控制到每个合同中每个商品的情况。在进行管理控制时，往来款细分到合同，库存商品、成本和收入要细分到合同下的商品，区分商品则需要通过商品名和单价两个属性进行判断。 (一)业务流程的ERP控制 ERP系统的核心是流程化管理，基于这一特点，电商业务的每个业务步骤都应建立相应的独立管理流程，并基于流程建立纵观全局的管理表。在总观的管理表中需要明确地反映每个合同的执行情况，包括已发出货物数量，已销售货物数量，已付供应商货款，还需支付供应商货款，已收电商平台货款，还未收回电商平台货款，垫付费用等，并总观地反映各家电商平台剩余库存数量，各家供货商提供商品的数量，各家电商平台的销售数量和销售额等。具体管理过程仍然采用第一部分的例子予以探讨。 1.以销定购，做销售合同和采购合同 在电商平台发出订单时，商贸企业需要在ERP系统中生成一个销售合同和一个采购合同。如第一部分中的例子，做一个销售合同号为2013NX0001的销售合同，商品名为印花衬衫，单价为298元，数量为100件；还有一个采购合同号为2013NC0001的采购合同，商品名为印花衬衫，单价为292.04(298×0.98)元，数量为100件。总观管理表中该合同呈现的状态如表2、表3。
2.货物到库，做入库单和发货单 货物从供货商的仓库发到电商平台的仓库后，商贸企业在ERP上做相应的入库单和发货单。采购合同2013NC0001对应的入库单为2013NC0001-01，商品名为印花衬衫，单价为292.04元；销售合同2013NX0001对应的发货单为2013NX0001-01，商品名为印花衬衫，单价为298元。2013NX0001-01发货单相对应的入库单为2013NC0001-01。总观管理表中该合同呈现的状态如表4、表5。
3.供货商要求预付款 供货商在拿到相应单据后，在商贸企业ERP上做相应的付款申请，要求预付约定的70％的货款。预付款细分到相应的合同，按合同与供货商和电商平台进行结算。则上例中，预付款付完后，采购合同2013NC0001中，已向供货商付款20860元。总观管理表中该合同呈现的状态如表6、表7。
4.收取采购发票 商贸企业收到供货方的发票后，将发票录入到ERP系统中。发票录入时，需选择相对应商品的入库单进行核销。相同商品采用先进先出的方法，进行入库单的核销。则第一部分的例子中，则选择入库单2013NC0001-01，数量为60件。则经过核销后，入库单2013NC0001-01未收票数量为40件。总观管理表中该合同呈现的状态如表8。
同时，采购发票录入后，就会产生对供货商的应付款，通过ERP系统处理，只会核算出每个合同此次开票数量的相应的结算金额，即为上例中60件印花衬衫应付给供货商的剩余28％的货款，核算的公式为： 此次结余款=此次采购发票金额-预付款金额×此次采购发票数量/合同中商品数量 如果一个合同中有多个商品，需要按照商品分别计算然后合计在一起。则上例中，2013NC0001采购合同下产生应付款5006.4元。总观管理表中该合同呈现的状态如表9。
5.销售开票 商贸企业收到需开票的信息后，必须在ERP系统中做相应的开票申请，需选择相对应商品的发货单。ERP系统通过程序处理，将已收到采购发票的入库单对应的发货单显示出来，我们需要从这些发货单中进行选择，这样才能保证每张销售发票的开出都有相应的进项发票，从源头上控制了虚开和多开发票的现象。上例中，则选择发货单2013NX0001-01，数量为60件。 销售开票申请生成以后，交由财务部开票，财务部开完票，将发票录入ERP系统中相应的开票申请中做账。总观管理表中该合同呈现的状态如表10。 6.收取货款 商贸企业将销售发票开出后，产生了对电商平台的应收款。细分到每个合同的应收款。收到电商平台的货款时，商贸企业需要在ERP系统中做收款登记，将收到的货款分拆到相应的合同里。如上例，将收到的货款17718元分拆在2013NX0001销售合同中，即2013NX0001销售合同已收到货款17718元。总观管理表中该合同呈现的状态如表11、表12。
7.电商平台费用结算 商贸企业收到电商平台费用发票时，将费用发票录入ERP系统，并分拆到相应的销售合同中。如上例中，费用发票162元分拆在2013NX0001合同里。总观管理表中该合同呈现的状态如表13。
8.供货商费用结算 按约定，供货商承担电商平台为商贸企业垫付的费用。商贸企业将应扣供货商的费用登记到ERP系统中，分拆到相应的采购合同中。如上例，将162元分拆到2013NC0001中。总观管理表中呈现的状态如表14。
9.代销结算 商贸企业向供货商支付已销商品的剩余货款，其中有28％的货款5006.43元和扣除的费用-162元，则2013NC0001采购合同还应向供应商支付4844.40元。商贸企业需在ERP系统中做付款申请，待支付过后，总观管理表中该合同呈现的状态如表15。
10.退货 退货的流程类似以上1-3流程，只不过退货时是在原先的合同中做负数的数量，所以这里就不详细介绍。 (二)财务、业务相结合的检验控制方法 通过上述业务上严格的控制，商贸企业可以保证业务上数据的正确性。同时，财务上也有相应的会计数据。财务数据理论上与业务数据应保持一致，但是可能由于某些原因，会产生差异及错误，ERP系统需要运用相应的公式检查其正确性。 1.受托代销商品 “受托代销商品”是“库存商品”下的二级科目，用来核算商贸企业接受供应商的委托进行销售的商品。从第一部分的会计分录中得出检查的公式如下： 受托代销商品的借方=采购发票的不含税金额+(入库数量-采购发票上的采购数量)×入库单价/0.98×0.7 受托代销商品的贷方=受托代销商品的借方 借方检查公式的右边都是业务上的数据。从第一部分的会计分录看出，受托代销商品入库后一一都相应转为委托代销商品，则受托代销商品的贷方等于借方。 2.委托代销商品 “委托代销商品”是“库存商品”下的二级科目，用来核算商贸企业委托电商平台进行销售的商品。从第一部分的会计分录中得出检查的公式如下： 委托代销商品的借方=受托代销商品的贷方 委托代销商品的贷方=销售发票上的销售数量×成本不含税单价 =采购发票上的采购数量×成本不含税单价 =采购发票的不含税金额 从第一部分的会计分录看出，委托代销商品的借方都是由受托代销商品的贷方转入，所以委托代销商品的借方等于受托代销商品的贷方。委托代销商品的贷方就是成本的结转，又由于整个过程是以销定购，所以收到的采购发票的采购数量就是销售发票上的销售数量，所以委托代销商品的贷方等于采购发票的不含税金额。 3.应付账款 应付账款记录商贸企业与供货商之间的往来情况。从第一部分的会计分录中得出检查的公式如下： 应付账款的借方=供货商向商贸企业提交的付款申请的实际付款金额+扣款的金额 应付账款的贷方=采购发票的含税金额+(入库数量-采购发票上的采购数量)×入库单价/0.98×0.7 应付账款的借方应该是商贸企业付给供货商的货款，但付款申请中的扣除了一部分的代垫费用，所以需要加上扣除的代垫费用。应付账款的贷方应该是预估未开票部分加上已开票部分的采购发票含税金额。 以上几个科目是比较容易弄错且重要的科目，其他科目与这三个科目都有相应的对照关系，在保证这三个科目完全正确的情况下，就不易出错，故这里就不一一例举。 (三)财务上的风险控制 除控制好每一个合同的过程外，还需纵观整个业务的资金状况来进行风险控制。 从现金流的角度来看，整个业务的过程中有预付款，结算款和应收款三项内容。对供货商进行预付款时，商贸公司有相应的货物进行保证，风险相应得到减少。但是，货物的长期库存势必占用商贸企业大量的资金，所以商贸企业需要对库存量进行严格的控制，压缩滞销品的库存量，及时对滞销商品进行退货处理。 在对供货商进行结算付款时，也是在收到电商平台的货款以后才对供货商结算货款，同时目前合作的电商平台均具有相当的规模，应收款无法回收的风险很小。但是，对于电商平台的应收款，商贸企业主要控制的是账期，货物销售后及时对账，确保应收款及时收回。 通过ERP系统可以对以上的问题进行实时的监控：委托代销商品的借贷差是商贸企业在电商平台处货物的预估价值，实际上也就是供货商占用商贸企业的资金，因此就可以实时统计各家供货商所占用的资金状态，并参照各家供货商提供的产品的销售规模进行相应的分析和控制。同时，系统可以实时统计出各个电商平台处剩余的库存，对于一些不必要的库存量让电商平台尽快进行退货处理，减少供货商对商贸企业的资金占用。此外，商贸企业在ERP上也可以对电商平台的销售情况和应收款进行监控，实时核算出各家电商平台的销售情况和应收款的账期，及时进行应收款的催收。商贸企业可以从这两项来衡量其资金成本，选择优良的电商平台进行销货。
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