摘要：信息技术的快速发展、信息技术成果的全面普及，使企业发展的多个环节与信息化技术形成了密切联系，不可分割，而且近年来，大数据、云计算等高端信息技术的出现，使全球信息化发展迈入了新阶段，我国企业也面对新的挑战。为了借助信息化技术优势，响应 中央企业“走出去”的号召，践行“一带一路倡议”，建立属地化、全球化的网络办公环境成为主流趋势。基于此，顺利时代发展潮流，企业应积极开发信息化办公软件、综合管理平台、协同办公平台，加强信息化应用系统之间的联动，提升办公质量与办公效率，以便形成稳定的内部局面，提高自身综合能力，应对市场以及同行业发出的挑战。文章结合中国电建集团海外“三步走”战略，以及其新办公系统的优势，针对企业发展中办公自动化系统的具体实施提出几点建议，以供企业参考。
关键词：办公自动化系统；企业；信息技术
随着信息化与我国企业发展结合程度的加深，信息化管理已成为企业发展不可或缺的一部分，我国企业也对信息化技术的研发、信息化发展给予了更多关注。从目前信息化技术发挥的作用来看，其打破了企业内部各部门独立办公的状态，加强了部门之间的联系，使信息的交流与传递更加便捷，而鉴于在未来企业发展与信息化技术将有更深程度的融合，应从企业发展需求角度考量信息技术的实践与应用。因此，依托于信息技术提出了开发办公自动化系统，其提升了企业内部综合办公水平，使企业办公突破了部门与层级的约束，全部按照规定流程进行，但对于如何科学应用办公自动化系统、充分开发办公自动化系统功能仍然存在探究空间，文章从这个角度为办公自动化系统的实施提出几点建议。
一、企业办公自动化系统实施现状
现阶段，办公自动化系统在诸多企业办公中已有所实践，整体来讲，作为社会经济的重要组成部分以及发展载体，我国企业的信息化意识有了大幅度提升，但引入办公自动化系统后也暴露出了诸多问题，办公自动化系统在功能上、使用价值上的缺陷更加明显。具体来讲，主要体现在以下方面：
一是，系统功能与用户需求不符。实施办公自动化系统十分复杂，需要根据企业的发展需要与信息化服务企业对接，开发与构建办公自动化系统，但在这个环节出现了诸多问题。一方面，企业信息化改革经验不足，对于自身的信息化需求无准确定位，导致开发的办公自动化系统在很多功能上与企业发展需要不匹配，闲置的功能不仅影响着办公人员的日常使用，也占据着大量的资源，造成了浪费[1]。另一方面，现阶段办公自动化系统开发服务企业发展并不成熟，在企业应用新办公系统时，并不能全面对系统功能与特点进行总结。这些情况导致办公自动化系统开发、调试时间延长，需要通过长时间的过渡才能实现系统的熟练应用。此外，由于开发企业后续服务不完善，系统维护、更新、升级等工作在后续开展过程中都存在问题。
二是，办公自动化系统流程过于复杂。传统办公模式中，企业的申请与审批以纸质形式来完成，可以由管理层通过人工判断进行批示与回复，但自动化办公中，这一流程需要改为电子版，根据办公系统程序给出的选择进行判断，这就需要开发环节完善判断条件的设定，并正确连接多元流转路径，从而增加了系统开发难度。而流程的复杂性不仅在于其各路径为非线性路径，审批内容也存在串联、并联情况，很多审批还需要多个人完成，一旦在系统上出现错误，会导致整个审批环节秩序混乱，影响办公效率，尤其很多工作人员在最初应用时由于不熟练经常出现错误，导致审批需要反复几次才能通过，大大浪费时间。
三是，受人为因素影响，办公自动化系统快速熟练应用存在困难。系统开发完成后，经过技术部门的检测与调试，能够正常使用后开始在企业内部全面推广，并对工作人员进行培训，强化其信息技术操作能力，以便企业内部全体人员熟练操作办公自动化系统。但要系统的适应到熟练使用都耗费了大量的时间，主要原因在于，办公自动化系统的使用代表工作人员要重新更换办公逻辑，适应系统，很多工作人员因已熟练掌握原工作方式，彻底改变存在困难；同时“怀旧心理”也将导致人们无法快速适应新的办公自动化系统，从而也在一定程度上阻碍了办公自动化系统的推广与应用。
二、企业办公自动化系统实施建议
（一）做好系统规划、完善系统设计
为了保障办公自动化系统的顺利实施，从系统研发到最终的应用都应做出详细的规划，保障每个环节的可靠、合理，从而设计安全、高效、实用性强的办公自动化系统。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其中，在规划过程中，需根据企业的需要，了解管理环节数据呈现方式与形式需求、智能管理部门办公程序需求、海外业务部门办公输入需求、企业业务发展需求等，形成详细的系统设计，按照设计逐步落实系统开发工作，开发环节需要企业内部办公人员通过试用向开发人员反馈意见，根据反馈意见开发人员会对系统进行反复调试，以便能够满足企业预期要求。
在设计环节，从系统结构来讲，作为办公系统，功能必须具备以下内容：用户登录管理、考勤管理、邮件收发管理、日程事项管理、人力资源管理、办公用品管理、系统维护管理、公文与公告管理；而基于办公自动化系统应用目的，便于企业各部门连接与沟通，在拓扑结构上应以操作灵活为目标，设立企业机房作为信息处理核心，并配置防火墙与企业内网交换机连接，保障办公的安全性，内网交换机运行稳定性；在层次设计上，明确办公自动化系统应用范围与应用目的，表现层应体现数据、用户需求、数据处理，服务层应体现功能项，基础数据层应表现数据库、安全层、网络数据；此外，为了使系统操作更加灵活、简便，在系统架构设计上，应从安全与方便角度进行考虑，为用户直观的呈现应用模块，尽量以简洁的形式表现授权、用户登录、流程等内容，减少复杂感，避免影响办公人员心情[2]。
设计还包括办公自动化系统软件与硬件，这部分的设计应根据企业的实际需要进行，尤其是硬件设施设计，满足企业办公正常需要即可，切勿盲目引进高端设施造成经济浪费。其中需要注意的是，很多企业会涉及到境外业务，需要考虑到软件兼容问题，针对这一环节应与开发人员展开更为详细的沟通，并加强安全防护。
（二）制定办公自动化系统实施规范
办公自动化系统实施是企业信息化改革的重要举措，但其本质是服务企业，提高企业办公效率，因此，实施过程中应坚持以人为本理念，提高设计的人性化水平。但这并不代表系统的某项功能需要完全以某个人的行为习惯做导向，而是从人正常办公思维出发，尽量减少复杂而多余的设计内容、流程，以便实现办公的高速化、简洁化。基于此，为了督促办公人员能够规范应用系统，也需要制定一定的规则，使办公人员行为活动得到规范。其中以下几点必须严加规范：涉及到企业内部关键、重点信息的部分管理层会针对个人进行授权，严格其泄露信息内容，与企业签订保密协议，系统操作必须保持独立性，不可随意向其它工作人员授权登录权限；系统中不同的功能适用于不同的部门，但部门之间禁止私下交换权力、代替行使权力，或通过授权交换快速获得反馈信息，必须按照办公流程进行，否则造成办公秩序混乱，失去了办公自动化系统提升办公效率的价值[3]。
（三）加强网络安全管理
办公自动化系统实质上是一项以信息技术为支撑的软件工程，其可以正常使用的基础条件为互联网连接顺畅，但这也是滋生网络安全问题、威胁企业发展的一项重要因素，一旦企业内部网络遭受病毒的攻击，办公自动化系统中防火墙丧失抵御能力，很容易导致系统无法正常运行，企业大量信息数据丢失，造成直接的经济损失。因此，对于复杂的网络环境，开发办公自动化系统时必须加强安全建设，提高IP地址定位的精准性，在访问中如果出现其它IP地址，一律禁止访问。
（四）强化办公人员综合素质
办公自动化系统科技含量高，其对企业内部工作人员的能力也提出了新的要求，如熟练操作信息化系统等，因此，需要企业根据办公自动化系统的运行需要组织人员接受培训，掌握相应操作技能，并学习系统常见异常处理、故障处理，从而即使系统出现问题与故障也能够快速做出判断与反应，做好资料存档处理，尽可能降低对正常办公的影响。
结束语：
综上所述，随着全球信息化发展水平的提升，办公自动化系统在企业发展中将实现越来越普遍的应用，而我国企业的发展也需要办公自动化系统的支持不断拓展企业规模，实现与国际接轨。为此，文章针对企业实施办公自动化系统提出了几点建议，以便企业能够吸取经验教训，利用完善的设计、高效便捷的系统提高企业的办公效率与办公质量，从而增强企业的综合能力；同时，也希望企业在办公自动化系统应用中，总结更丰富的经验，为完善系统设计、开发系统功能提供更多具有实践价值的信息，以期全面提升办公自动化系统的使用价值，为企业发展提供更完善的服务。
参考文献：
[1]杨俊莹.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].赤子,2019,39(11):202.
[2]王灿灿,李莉.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用浅谈[J].装饰装修天地,2019,28(6):365.
[3]郭德龙.企事业单位办公自动化的应用与发展探析[J].办公室业务,2019,41(12):182.
论文作者:王薇
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/18
标签：办公自动化系统论文; 企业论文; 系统论文; 企业发展论文; 信息技术论文; 功能论文; 企业内部论文; 《基层建设》2019年第23期论文;