摘要：办公室档案的收集整理工作是办公室文书主要工作职责之一，做好档案收集和归档不仅有利于信息和机要文件的进一步管理，还能够确保信息和文件的随时取用，发挥档案管理的作用。信息化时代网络技术和计算机技术高速发展，在办公室档案管理过程中，应当运用先进的科学技术，使档案管理效率提升，满足企业发展目标，有效控制企业运营成本，使企业在开展业务过程中，能够搜寻有效的文件，从而为开展业务奠定坚实的基础。在此背景下，需将科学技术应用到档案管理中，从而实现档案管理的创新发展。
关键词：信息时代；档案管理工作；改革创新
1 引言
由于档案工作在我国重视程度比较低，所以很多企事业单位认为档案工作不是很重要，严重缺乏对档案的管理意识，影响着档案工作的效益。档案管理的不足也体现在管理制度方面，管理制度严重缺乏创新性，没有引进新思想。本文对档案工作如何管理和如何创新进行研究。
2 档案工作管理体制和运行机制的原则
第一，一定要对档案的材料进行探测和检验，并切合实际使相关制度得以实现，从而全面了解那些高技术高质量工作中的相关信息、明确工作中的主要内容以及相关属性，为了确保档案具有真实性，增加可信度和具有合法性以及在法律上具有作用，能得到法律的保护，才能在现场使当事人当面签字的基础上邀请这方面的教授或专业人员进行现场记录并制作档案。第二，为了保证档案的内容真实可靠、概念明确条理清晰、合理合法，不论哪种档案都需要严格认真地核对档案结果并让相关负责人进行签字，在面对具有大量内容的档案时，必须需要高级主管亲自主持相关会议与审计核对，对每条内容都要依次审查记录，防止出现遗漏的地方。
3 档案管理现状
信息化档案管理相比于常规档案管理差异体现在，此管理方式与信息技术和网络技术结合，实现数字化档案管理，使管理人员实现无纸化办公，控制企业运营成本，保证资源的合理利用。但是在现阶段我国的多数企业还在应用传统的档案管理方式，档案管理人员无法利用现代化工具开展工作，工作效率较低。特别是在信息化建设上还存在着很大缺陷，甚至一些部门单位对于信息化档案管理工作的认知还比较模糊，没有加大力度进行宣传推广，导致人员在工作的过程中很难将信息化技术应用到档案管理中。此外，在档案管理工作中，工作人员对很多互联网技术不熟，只会一些简单的操作，对于专业知识也一概不知。由于这些因素，所以导致目前信息化办公室档案管理工作发展缓慢，无法发挥出其真正的作用。
4 档案管理创新策略
4.1 提高档案收集与归档意识
档案管理体系的构建离不开各职能部门的基础工作，各部门对档案资料归档范围进行明晰对档案收集和归档至关重要，提高各职能部门工作人员的档案管理意识是构建档案管理体系的基础，也有利于办公室文书档案资料收集和归档工作的顺利开展。1.提高各职能部门档案管理意识。提高各部门档案管理意识是实现档案管理规范化的基础，通过制度和流程的制定，实行有效的监督是提高各职能部门档案管理意识的必要手段。公司的档案管理制度中往往忽视对档案管理规范性的考核，无法实现有效的激励，要提高各部门档案管理意识，就要建立起相关的激励机制，对各部门资料管理进行考核，将档案资料管理作为业务考核项目之一，这样才能够提高各部门对档案资料的重视程度。2.加强对各职能部门档案监察。档案资料收集和归档工作往往较为集中，有些单位每年仅进行一次档案资料的移交，造成资料过于集中，给办公室文书收集和归档工作造成巨大压力，这种集中移交方式往往造成存在的问题不易发现，发现的问题难以解决。要实现档案收集和归档工作的规范性，就要加强对各职能部门文件资料的监察，促进各部门资料管理水平的提高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆通过对档案资料过程中的监察，一方面能够促进各部门档案资料管理意识的提高；另一方面，能够对过程中档案资料管理存在的问题及时发现，及时作出调整，避免重要文件和档案资料的缺失。
4.2 因地制宜建章立制促进依法治档
在进行管理过程中，一定要根据规章制度管理档案，在法治的基础上提高工作人员的档案意识。首先，在通过法制管理档案的过程中应该提高建设性，根据地方特点制定相应制度，在规章制度的基础上推进依法治档战略。主要体现在我国的档案事业在法治道路上正式步入正轨，在现实管理中使依法治档策略得以实现，在档案管理中明确规定工作原则和规范每个职工责任，形成法制化管理模式，加大国家管理力度。其次，在法治管理的前提下，国家应遵循因地制宜、分类监管的基本准则，结合不同的特点制定对应的相关制度与细节，以《档案法》为核心标准，使管理工作有一定的章法。必须具有长远的目光，因为法制体系需要长时间来完成。因为在档案管理工作中不同的阶层情况有所不同，必须根据具体情况形成独具特色的适合自己的管理体系。
4.3 档案管理中做好保密工作
首先，单位应要求档案管理人员保密档案，如果发现管理人员不注重保密档案、文件，致使档案内容泄露，需要求档案管理人员承担责任和后果，进而使管理人员明确工作职责，从而高度注重保管、保密档案，以此防止有人盗窃档案，并杜绝出现档案丢失、档案泄露的现象，以做好档案保密工作。其次，单位应明确提出档案管理工作中需创新档案保密方式，档案管理人员清楚要求后，积极改变落后的保密方式，从而在加密档案时，管理人员注重设置档案文件的密码和权限，只有获取动态密码和权限才能查找档案内容，未获得权限和密码，打不开档案、文档，进而增强档案的严密性，有效杜绝出现档案被泄露的情况，因此，档案管理人员除了更新档案管理理念，还应依照要求和规定落实创新的档案保密方式，以全新的方式和方法加密各类档案，有利于做好档案保密工作和档案管理工作，说明创新档案保密方式有着重要意义。
4.4 提高档案管理人员专业水平
随着互联网技术和信息科技的发展，办公环境发生了巨大的变化，资料和信息的管理模式也在逐步向着数字化转变，传统的纸质资料将逐步减少甚至被数字化信息所取代。档案管理人员要不断提升适应时代发展的能力，加强自身综合素质的提高。未来社会发展将以数据信息为核心，实现档案资料的数字化也是档案管理的必然趋势。因此，要实现档案管理水平的提高，就要加强对档案管理人员专业技能的培养，提升档案管理人员的管理意识，增强管理人员的责任感。
4.5 提高自动化办公程度
办公自动化已经被广泛应用到了各个领域，档案资料的收集和归档有赖于办公自动化的持续推进。文件资料原稿经过审批后，能够直接生成档案资料在档案室进行存档，改变了传统人工进行原稿收集和归档的过程。办公室文书只要实现对电子文稿的整理和归档，就能够实现电子文件资料的收集工作，尤其在影像资料和图片资料的整理上，通过办公自动化程度的提升，能够实现数字化管理。此外，科技的发展，让资料的存储也获得了巨大的转变，以往的光盘存储方式已经发展到了当前的云存储，给档案保存提供了更便捷、高效的方式。在提高办公自动化程度的同时，档案资料管理人员需要不断提升专业技能，逐步实现档案资料的数字化管理。
5 结语
总而言之，新时期的档案管理过程中，能否科学运用现代的信息技术对档案管理具有重要的意义。针对现阶段存在的问题，企业还要做到具体问题具体分析，积极引进先进的信息技术，更新企业计算机设备，培养与时俱进的信息化人才，建立科学的档案管理体系，同时能够转变人员的思想观念，了解档案存储的意义，体现出档案资料存在的价值，能够让档案资料更好地服务于社会，通过以上措施，将有效改变企业档案管理现状，促进企业在新时期良性发展。
参考文献
[1]周骞.信息时代办公室档案管理工作创新分析[J].现代国企研究,2018(10):187.
论文作者:经雷雨
论文发表刊物:《基层建设》2020年第1期
论文发表时间:2020/4/21
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