公路管理局薛城公路局 山东枣庄 277000
摘要：当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。面对日趋激烈的竞争市场，积极转变观念，端正思想，狠抓内部管理。
关键词：办公自动化；档案管理
引言
由于公路工程建设具有规模大，建设周期长，公路工程结构与工艺复杂，受环境影响变化大及相关参与单位众多等特殊性，建设项目的施工是在动态的条件下实施的，因此公路工程档案管理对于公路工程施工建设的起到了不可估量的重要作用。
1公路工程档案管理中的现状
首先，档案管理不够系统性，完整性。对于公路工程建设而言，本身就是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅需要工程参建各方的一致努力，还要档案管理人员的跟进，而档案管理恰恰只是其中的一个“软件”，所以很容易就被忽视。主要体现在对文件管理标准执行不足，例如：在项目实施过程中，施工单位、设计单位、监理单位等在信息管理中共同投入了大量的人力、物力，仍然效果不明显。主要是他们只是围绕着满足日常工作需求项目实施，未能与最终的BGF有机结合，从而造成在资料管理上深度不够、规格较低；其次，相关人员的档案意识不强，实施档案管理不规范，再次，在实践中公路工程建设人员重建设，轻档案的思想普遍存在，影响了工程前期文件收集整理工作的正常开展。第四，建设项目档案资料收集工作不能和项目建设进程同步进行，造成档案工作发挥效益的滞后性，档案收集在项目建设前期得不到应有的重视，等到需要档案发挥作用时为时已晚。最后，对公路建设项目监督指导力度不够.有关部门对公路建设项目实施过程监督指导力度不够，严重影响了工程档案的质量。
2 文书处理中的办公自动化
文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新誊写，到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。
在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等，同时填写文件具体的承办处室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。
3 应用办公自动化的文书档案管理的优点
3.1 简化文件的排序编号
文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制案卷号时都是按机构固定的排列顺序进行编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可以进行编号归档。
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3.2 办公效率提高
计算机的强大信息处理能力也是办公自动化应用的一大优势。在以往的档案管理工作中，工作人员过于依赖手工操作，要求收集完整、完整、避免渗漏和遗漏；使用钢笔规范、耐用、字迹整洁、清晰；分类和统计准确，结果费时费力。计算机软件处理后，文件数据采集、存储、分类、统计、检验等环节变得非常方便和有效。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。文档和文本消息是完全沟通和共享的。在原有的手工管理中，不能实现信息共享，在文件柜中总是闲置着大量的信息，不仅浪费金钱和资源，还会导致文件和信息难以找到。在使用计算机技术对文件进行管理后，将文件的文件管理级别由文件管理到文件中，以单一的方式开发系统管理。随着计算机和网络技术的进一步发展，实现从航母使用的文件信息，建立与其他信息系统提供信息的横向和纵向记录，历史和现实，从而大大提高的效率和工作的质量档案，可以阅读的信息资源及时响应和离线处理，可以保证召回率和精度高，并且可以不受空间的限制。通过网络服务这个广阔的平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.3 文件与档案管理形成一个有机的整体
传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门-办公室和档案室，由于业务衔接得不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自的业务衔接起来。
4 文书档案管理应用办公自动化需要注意的问题
虽然应用计算机办公自动化技术来进行文书档案管理有很多无可比拟的优点，但是随之也带来了一些负面影响。
4.1文档信息真实性的认定和维护变得艰难
档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。电子文件保密是有限的。电子文件的特点就是很容易修改内容而不留痕迹，还可以在不同的电脑之间传输载体和复制，尽管有一些技术在一定程度上，可以防止电子文档和“原始”，复制等等，但内容改变的可能性远远大于纸质文件，人们无法区分的原始性，笔迹不能砍或亲自签署的每个电子文件，也不能使用邮票或签署的笔迹判断原始的电子文件。上述所有问题都对电子文档的真实性、可靠性和保密性提出了严峻的考验。
4.2文档信息的网络生存环境使其面临安全风险
由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”，时时面临安全风险。
办公自动化既是高科技产物，又是一项复杂的系统工程，在此项工作时，需将先进的计算机及其网络数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文书学、档案学、本单位业务需求、财力物力合理分配及推广应用、人员培训等多方面统筹考虑、综合平衡，否则，一个方面存在薄弱或没有做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。
5结论
重视档案的开发利用，使得科技专业资料来源于实践，又应用于实践.为公路建设项目投产后运营、管理及今后的养护、维修提供可靠的依据，更好地为大众服务。
参考文献
[1]莫斌.试论建设工程档案的规范化管理[J].管理观察，2009
[2]裴承志，奥多，办公自动化与文书档案管理[J]中国冶金教育，2002年02期.
论文作者:劳丽
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第20期
论文发表时间:2017/12/26
标签：文件论文; 档案论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 文书论文; 工作论文; 信息论文; 《建筑学研究前沿》2017年第20期论文;